How-to Xmas: Anleitung für ein sorgloses Weihnachten im Unternehmen


 

Schenken, besinnlich feiern und gleichzeitig Steuern sparen – so einfach geht’s!

Die mit Lebkuchen und Dominosteinen gefüllten Regale der Supermärkte überraschen jedes Jahr aufs Neue und sind gleichzeitig das beste Indiz: Weihnachten steht vor der Tür! In den meisten Unternehmen wird das oftmals sehr intensive letzte Quartal  mit einer Weihnachtsfeier und einem kleinen „Dankeschön“ vom Chef abgerundet. Damit das betriebliche Weihnachtsfest nicht zum Flop oder gar zur Steuerfalle wird, sollten einige Punkte beachtet werden.

1.  Die Einladung – der Beginn einer guten Weihnachtsfeier

Das ganze Jahr wird von Mitarbeitern höchste Leistungsbereitschaft und Produktivität erwartet, denn sie sind maßgeblich für den Erfolg des Unternehmens verantwortlich. Oft fehlt im hektischen Arbeitsalltag die Zeit, die entsprechende Wertschätzung entgegenzubringen. Die Weihnachtsfeier bietet einen perfekten Rahmen dafür und beginnt mit einer rechtzeitigen und gut formulierten Einladung.

Der Zeitpunkt der Einladung beeinflusst die Anzahl der Mitarbeiter, die an der Weihnachtsfeier teilnehmen. Idealerweise werden die Einladungen sechs bis acht Wochen im Voraus verschickt, da viele Mitarbeiter ihre vorweihnachtliche Zeit ansonsten schon verplant haben. Eine wichtige Entscheidung, die in diesem Zusammenhang getroffen werden muss, ist die Wahl über die Form der Einladung (persönlich, per Post oder per Mail). Obwohl die Einladung per Mail wohl die unpersönlichste Methode darstellt, ist sie gleichwohl die beliebteste. Jeder bekommt sie und kann, mit Blick in den Terminkalender, sofort zu- oder absagen.

Ganz gleich für welche Art der Einladung Sie sich entscheiden, vermitteln Sie das Gefühl, dass Ihnen an jedem der geladenen Gäste etwas liegt, und wecken Sie die Vorfreude auf das anstehende Miteinander. Im Weihnachtsratgeber von Edenred finden Sie perfekte Vorlagen, getextet von Alexandra Sievers.

Tipp: Verschicken Sie personalisierte Serienmails mit weihnachtlicher Bebilderung und individuellem Text! Falls Sie anstatt einer E-Mail-Einladung eine Karte verschicken oder verteilen, fügen Sie die Anrede des Adressaten handschriftlich ein und unterschreiben Sie die Karte persönlich. Dieser kleine Handgriff lässt die Einladung gleich viel persönlicher wirken.

2.  Die Weihnachtsfeier – was Mitarbeitern wichtig ist!

In vielen Unternehmen ist sie mittlerweile zur beliebtesten und wichtigsten Feier des Jahres geworden. Das liegt nicht nur daran, dass sie erheblich zur Verbesserung des Betriebsklimas und zur Stärkung des internen Zusammenhalts beiträgt. Sie bietet überdies die optimale Gelegenheit, um gemeinsam auf das vergangene Jahr zurückzublicken oder Ziele und Neuerungen für das nächste Jahr bekannt zu geben.

Damit die Weihnachtsfeier ein voller Erfolg wird, ist eine rechtzeitige und gründliche Planung unabdingbar. Eine Edenred interne Befragung hat, neben den bereits erwähnten wichtigen Punkten Datum und Einladung, folgende Aspekte als wichtig hervorgebracht:

Die Lokalität
In den eigenen vier Wänden oder doch lieber außerhalb? Diese Frage stellt sich natürlich nur, wenn die geschäftlichen Räumlichkeiten ausreichend Platz für eine Feier bieten. Der Vorteil an einer Feier in den eigenen Räumen ist ohne Frage die Kostenersparnis. Grundsätzlich gibt es hier kein Richtig oder Falsch – die Abwechslung macht den Unterschied. Ideal ist ein jährlicher Wechsel zwischen den verschiedenen Möglichkeiten (eigene Räume, externe Veranstaltungsräume, Restaurants, Ausflüge etc.).

Tipp: Überraschen Sie ihre Mitarbeiter, indem Sie die Location erst am Veranstaltungstag bekanntgeben.

Dekoration und Musik
„Mache die Dinge so einfach wie möglich – aber nicht einfacher.“ Dieses Zitat von Albert Einstein beschreibt ganz gut die Gestaltungsmöglichkeiten einer modernen Weihnachtsfeier. Eine Reizüberflutung an Weihnachtsdekoration unbedingt vermeiden! Es sollte zwar erkennbar sein, dass es sich um eine Weihnachtsfeier handelt, aber stets nach dem Prinzip „Weniger ist mehr“.
Besonders beliebt auf der Weihnachtsfeier ist laut Befragung Livemusik mit einer Mischung aus aktuellen Songs und Klassikern zum Mitsingen. Hierzu bietet es sich an, vorab eine „Musik-Wunschliste“ bereitzustellen, damit auch jeder Geschmack getroffen wird.

Tipp: Organisieren Sie Livemusik und achten Sie auf eine dezente Dekoration!

Das Essen
Besonders an das leckere Essen auf der Weihnachtsfeier wird sich oft und gern erinnert. Damit alle zufrieden sind, sollte jedoch auch für jeden etwas dabei sein. Ein Fleischfondue wird bei einem Vegetarier wahrscheinlich weniger gut ankommen. Zudem sollte das Essen nicht zu fettig und fern vom Weihnachtsessen sein; davon hat man bei der eigenen Feier zu Hause mehr als genug.

Tipp: Eine kalorienarme Vorspeise (Suppe, Salat), eine ausgewogene Hauptspeise mit leichten Beilagen (Reis, Gemüse) und eine gesunde Nachspeise (Obstsalat, Früchtequark) servieren.

Die Weihnachtsrede
Die Ansprache vom Chef auf der Weihnachtsfeier ist bei den meisten Mitarbeitern generell beliebt. Damit die Ansprache wirklich gut ankommt sind jedoch ein paar Grundregeln zu beachten:

  • Die Rede sollte auf keinen Fall zu lang sein. Der Fokus sollte auf einer konkreten, Interesse weckenden Rede liegen, die nah am Geschehen ist.

  • Die Rede kann und sollte genutzt werden, um Lob an Mitarbeiter zu verteilen. Dabei gilt es, aufrichtig, ehrlich und positiv zu sein und möglichst trockene Zahlen  und Selbstdarstellungen zu meiden.

Tipp: Versuchen Sie eine Länge von sechs bis acht Minuten nicht zu überschreiten und nutzen Sie die Rede für lobende und motivierende Worte.

Noch mehr Tipps rund um die Weihnachtsrede finden Sie HIER.

3.  Die Weihnachtsgeschenke: Kleine Geste, große Wirkung!

Eine Studie von der Aktion Mensch und dem Marktforschungsinstitut Ipsos belegt: 79 % der Berufstätigen freuen sich über Geschenke vom Arbeitgeber, 66 % werden sogar motiviert und für ganze 60 % der Befragten steigt dadurch die Arbeitgeberattraktivität. Dabei steht der Preis keineswegs im Vordergrund: Nur 12 % wünschen sich etwas Teures und für 67 % steht der private Nutzen der Aufmerksamkeit im Vordergrund. Insbesondere Gutscheine liegen laut der Studie mit 65 % als Geschenke-Art weit vorne.

Viele Unternehmen nutzen als Präsent Gutscheinscheinkarten, denn so können Sie sicher sein, dass für jeden etwas dabei ist.

4.  Steuerfalle Weihnachten – das müssen Sie beachten!

Damit die Weihnachtsfeier für das Unternehmen und Ihre Angestellten steuerlich begünstigt bleibt, müssen Sie darauf achten, einen bestimmten Rahmen einzuhalten. Denn steuerfrei sind diese Zuwendungen bis zu einem Freibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer. Erst die Kosten oberhalb dieses Betrags werden als geldwerter Vorteil steuerpflichtig. Dabei wird aber nicht darauf geschaut, was der einzelne Beschäftigte während der Feier trinkt und isst: Die Kosten, die das Unternehmen insgesamt hatte, werden auf alle Arbeitnehmer gleichermaßen umgelegt.

In diesen Freibetrag können Sie die Organisationskosten Ihrer Veranstaltung sowie ein Geschenk für Ihre Mitarbeiter einrechnen. Was alles zu den Organisationskosten zählt sowie viele weitere Tipps erfahren Sie HIER.

TIPP: Den Steuerfreibetrag von 110 Euro pro Mitarbeiter gibt es für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich, somit kann der Steuerfreibetrag auch für das jährliche Sommerfest oder weitere betriebliche Anlässe genutzt werden. Jedoch stellt z. B. die Ehrung eines einzelnen Jubilars oder ein runder Arbeitnehmergeburtstag, keine Betriebsveranstaltung dar.

Weihnachtsgeschenke steuerfrei?

Wie bereits angeführt, können Mitarbeitergeschenke in die Kosten der Weihnachtsfeier eingerechnet werden. Dabei ist wichtig, dass das Geschenk klar erkenntlich im Rahmen der Feier verschenkt wird, um die Vorteile des Freibetrags nutzen zu können. Sobald Sie den Wert von 110 Euro überschreiten, ist der zusätzliche Betrag zu versteuern.

Sie planen keine Feier, möchten Ihre Mitarbeiter aber trotzdem steuerfrei beschenken? Jeden Monat können Sie Ihren Arbeitnehmern ein Sachgeschenk im Wert von max. 44 Euro steuerfrei zukommen lassen (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Dabei darf der Wert des Geschenks diese Freigrenze nicht überschreiten, sonst ist der komplette Betrag zu versteuern.

Wenn Sie diesen monatlichen Sachbezug nicht schon ausschöpfen, können Sie ihn auch für ein Weihnachtsgeschenk einsetzen. Dies gilt auch zusätzlich zu einer Betriebsveranstaltung. Bei voller Ausschöpfung ist pro Arbeitnehmer ein steuerfreier Ausgabenbetrag von 154 Euro (110 Euro für eine Feier + 44 Euro für ein Geschenk) möglich.

Mehr zum Thema steuerfreie Weihnachtsgeschenke erfahren sie HIER.

5.  Gut zu wissen...

Familie willkommen - aber nicht steuerfrei
Familienangehörige oder andere Begleitpersonen können natürlich auch die Weihnachtsfeier besuchen. Allerdings wird der Anteil, der auf Begleitpersonen entfällt, dem jeweiligen Angestellten zugerechnet. Das bedeutet, dass die Begleitpersonen des Arbeitnehmers keinen eigenen Freibetrag erhalten.

Wenn Ihre Betriebsveranstaltung so viel kostet, dass Ihre Arbeitnehmer damit den Steuerfreibetrag reißen, müssen diese den jeweils übrigen, anteiligen Betrag versteuern. Das bedeutet, dass Sie bei der nächsten Gehaltsabrechnung den überzähligen Betrag für die Feier auf das Gehalt aufschlagen müssen. Damit werden für den Zusatzbetrag nicht nur Steuern, sondern auch Sozialversicherungsbeiträge fällig. Es gibt allerdings noch einen anderen Weg. Als Arbeitgeber können Sie den geldwerten Vorteil für Ihre Arbeitnehmer pauschal mit 25 Prozent Lohnsteuer versteuern. Das ist auch dann erlaubt, wenn nur wenige Arbeitnehmer betroffen sind.

Betriebsrat und Weihnachtsfeier
Der Betriebsrat hat zwar gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 8 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ein Mitbestimmungsrecht in Fragen der Form, Ausgestaltung und Verwaltung von Sozialeinrichtungen, deren Wirkungsbereich auf den Betrieb, das Unternehmen oder den Konzern beschränkt ist, jedoch stellen Betriebs- und Weihnachtsfeiern nach der ständigen Rechtsprechung gerade keine Sozialeinrichtungen im Sinne des BetrVG dar. Somit hat der Betriebsrat kein Mitbestimmungsrecht, sowohl hinsichtlich des „Ob“ als auch des „Wie“ der Weihnachtsfeier.

Teilnahmerecht der Mitarbeiter
Grundsätzlich hat jeder Arbeitnehmer eines Unternehmens oder einer Abteilung das Recht, an einer allgemeinen betrieblichen Weihnachtsfeier teilzunehmen. Ein Ausschluss einzelner Arbeitnehmer stellt eine unzulässige Diskriminierung und einen Verstoß gegen den (arbeitsrechtlichen) Gleichbehandlungsgrundsatz dar.

Ausnahmen bestehen nur dann, wenn es einen legitimen sachlichen Grund dafür gibt, einzelne Mitarbeiter von der Teilnahme auszuschließen. Ein solcher sachlicher Grund kann z. B. darin liegen, dass im Betrieb eine Notbesetzung verbleiben muss. Dabei sollte der Arbeitgeber jedoch darauf achten, dass er nicht jedes Jahr dieselben Mitarbeiter zum Notdienst verpflichtet.

Lädt der Arbeitgeber nur bestimmte Beschäftigte oder Beschäftigtengruppen ein (z. B. nur die leitenden Angestellten), so handelt es sich nicht mehr um eine betriebliche Feier im arbeits- und versicherungsrechtlichen Sinn. Aber auch in diesem Fall sollte der Arbeitgeber darauf achten, dass keine Mitarbeiter bei der Auswahl diskriminiert werden.

 

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