Change Management

Menschen müssen offen für eine Veränderung sein, damit der Wandel gelingt, neue Prozesse entstehen und neue Chancen ermöglicht werden. Damit Change-Management auch in Ihrer Organisation gelingt, sollten Sie bereits im gesamten Change-Management-Prozess die folgenden Punkte beachten:

• Schwimmen Sie auf einer Wellenlänge. Definieren Sie hierfür eine schlüssige Strategie und stimmen Sie diese sowie das dazugehörige Veränderungskonzept der gesamten Belegschaft ab.

• Kommunizieren Sie offen, direkt und transparent. Die Transparenz in der Kommunikation fördert Vertrauen und motiviert die Betroffenen, die eigene Meinung mitzuteilen und so aktiv am Prozess mitzuwirken.

• Definieren Sie eine Führungsebene für das Veränderungsmanagement, welche das Projekt, Ressourcen und Zeitmanagement im Blick behält.

• Fokussieren Sie sich auf effizientes Projektmanagement. Definieren Sie einen Projektplan und Verantwortlichkeiten, die sich ein Thema zu Herzen nehmen und stets ein Auge auf die Erfüllung des Veränderungsprojektes hat.

• Setzen Sie Milestones, um auch kleine Erfolge zu feiern. Dieser psychologische Faktor ist ein ideales Mittel, um auch bei langsamen Prozessen zu motivieren.

• Erkennen Sie den Widerstand und nutzen Sie ihn zu Ihrem Vorteil. Auch gegensätzliche Meinungen haben eine Daseinsberechtigung und sollten Anerkennung erhalten. Meist lassen sich daraus auch neue Potenziale erkennen.

• Blocken Sie sich Ressourcen und nehmen Sie sich Zeit für Change-Management. Es ist ein abteilungsübergreifendes Gesamtprojekt, dem volle Aufmerksamkeit geschenkt werden sollte.

• Feiern Sie Erfolge. Nehmen Sie sich nach jedem Milestone Zeit, um sich über den absolvierten Schritt zu freuen und dann hoch motiviert an das nächste Teilprojekt herantreten zu können.

Das übergeordnete Ziel von Change-Management ist die Umsetzung neuer Strategien, Strukturen, Prozesse und Verhaltensweisen in einem Unternehmen.

Dabei umfasst es alle Aufgaben, Maßnahmen und Tätigkeiten, die eine umfassende, abteilungsübergreifende und inhaltlich weitreichende Veränderung im Unternehmen erzeugen können. Es erfordert einen kulturellen Wandel und fokussiert sich während des gesamten Prozesses auf den Menschen und seine Verhaltensweisen, um letztendlich die Veränderungen im Unternehmen zu etablieren.

Viele Unternehmen verzeichnen ein starkes und schnelles Wachstum. Wenn Mitarbeiter hierbei nicht rechtzeitig mit ins Boot genommen werden, entsteht schnell ein Stillstand und viele Angestellte fühlen sich nicht abgeholt. Sie verlieren den Anschluss und damit einhergehend die Motivation, einen aktiven Beitrag zum Unternehmenserfolg beizutragen.

Change-Management und die dahinterstehende Transformation einer Organisation sind somit klare Wettbewerbsvorteile. Planen Sie sich deshalb feste Ressourcen ein, um den Change-Management-Prozess als eigenständiges Projekt anzusehen und zu etablieren.

Die bekanntesten Theorien zu Change-Management wurden von Kurt Lewin und John P. Kotter etabliert. Beide Ansätze sehen den Menschen im Fokus, jedoch mit unterschiedlichen Ausrichtungen. Während Kurt Lewin darauf zielt, dass sich das Verhalten der Mitarbeiter ändern muss und dafür die Rahmenbedingungen geschaffen werden sollten, sieht John P. Kotter die Kommunikation als leitenden Eckpfeiler.  

Kurt Lewin war ein deutscher Sozialpsychologe und analysierte Veränderungsprozesse in der Gesellschaft. Dabei fokussierte er sich unter anderem auf die emotionalen Reaktionen und Effizienzveränderungen. Seines Erachtens nach muss die Psyche des Menschen bekannt sein, damit das Gegenüber – im Falle von Change-Management das Projektteam – entsprechend auf die kommenden Veränderungen reagieren kann. Für seinen Change-Management-Prozess beschreibt er die folgenden drei Schritte:

Unfreezing: Im ersten Schritt geht es um die Analyse des Ist-Zustands und die Prozess-Vorbereitung. Dabei spielt die Balance zweier Faktoren eine große Rolle. Zum einen muss die Bereitschaft für den Wandel geschaffen werden. Zum anderen müssen die Kräfte vollkommen auf die Motivation fokussiert werden. Im Unternehmen selbst sollte eine Aufklärung erfolgen, weshalb die kommenden Veränderungen notwendig sind.

Changing: Im zweiten Schritt werden die Veränderungen in den Alltag implementiert. Hierbei ist es ganz normal, dass die Leistungskurve zunächst sinkt bis sich die neuen Prozesse eingespielt haben. Schließlich müssen sich die Mitarbeiter an die neuen Begebenheiten anpassen und auch die letzten Skeptiker überzeugt werden. Die Kommunikation während des Prozesses sollte so detailliert wie möglich sein, damit die Annahme der Prozesse umso schneller funktioniert.

Refreezing: Nach der „Schockstarre“ und der Implementierung der neuen Prozesse wird das alte Leistungsniveau wiederhergestellt. Im besten Fall ist es nun sogar höher als zuvor, da die Mitarbeiter die Schwachstellen erkannt und beseitigt haben. Mit einer fortlaufenden Analyse der neuen Prozesse ist es möglich, rechtzeitig einzuschreiten und alte Verhaltensmuster erst gar nicht entstehen zu lassen.

John P. Kotter ist Professor an der Harvard Business School und hat sich auf die Arbeit im Veränderungsmanagement spezialisiert. Sein 8-Stufen-Modell für Change-Management basiert auf Lewins 3-Phasen-Modell und ist eine Weiterentwicklung dessen. Es ist ein ganzheitlicher Ansatz, wobei die Kommunikation klar im Vordergrund steht. Sein Ansatz ist wie folgt:

1. Dringlichkeit aufzeigen: Schaffen Sie Bewusstsein für die Wichtigkeit des Veränderungsmanagements. Zeigen Sie Was-wäre-wenn-Szenarien, um zu verdeutlichen, wie sich das Team oder Unternehmen entwickeln würde, wenn es so weiter geht.
    
2. Verantwortlichkeiten definieren: Bauen Sie ein Führungsteam auf, das sich für die Themen verantwortlich sieht und diese umsetzen möchte. Das Team sollte Kollegen verschiedene Abteilungen miteinbeziehen, die unterschiedliche Kompetenzen aufweisen.
    
3. Vision entwickeln: Definieren Sie gemeinsam eine starke Vision und untermauern Sie diese mit einer Strategie. In der Strategie sollten verschiedene Milestones definiert sein, um mithilfe von kleinen Schritten und Erfolgen zu motivieren.
    
4. Vision kommunizieren: Präsentieren Sie die Vision vor dem gesamten Unternehmen und schaffen Sie stetig Bewusstsein dafür. Durch diese Konsistenz wird Vertrauen erzeugt und die Motivation gesteigert.
    
5. Hindernisse beseitigen: Gibt es Strukturen oder Kollegen, die der Umsetzung noch im Weg stehen könnten? Analysieren Sie den Status-Quo und beseitigen Sie ungünstige Hindernisse, die dem Wandel entgegenstehen.
    
6. Kurzfristige Erfolge präsentieren: Change-Management passiert nicht von einem Tag auf den anderen. Setzen Sie sich Meilensteine und kommunizieren Sie diese im Team. Bereits kleine Erfolgen motivieren, am Ball zu bleiben.
    
7. Veränderung vorantreiben: Prüfen Sie jedes erreichte Ziel und analysieren Sie dieses. Was lief gut? Was hätte besser sein können? Dieses Bewusstsein ist für die zukünftige Zielerreichung eine solide Basis.
    
8. Veränderungen verankern: Erfolgreiches Change-Management muss einen festen Platz in der Unternehmenskultur haben. Im Slogan, auf der Website und im Büro sollten die neuen Motivatoren beispielsweise in Form von Postern zu sehen sein

Um Change-Management durchführen zu können, ist Commitment notwendig – von den Leadern und von dem dahinterstehenden Team. Deshalb ist es notwendig, alle Mitarbeiter ins Boot zu holen und an den einzelnen Touchpoints des Change-Management-Prozesses abzuholen. Viele Change-Management-Prozesse scheitern bereits in der Anfangsphase aufgrund von mangelnder Kommunikation. Mitarbeitern fehlen notwendige Informationen, weshalb sie sich vor den kommenden Veränderungen verschließen. Aber auch ein Zurückfallen in alte Muster ist erkennbar und sollte vermieden werden. So können Sie mit frischem Wind erfolgreich durchstarten.