Mitarbeiterbefragung – so erhalten Sie relevante Daten

Dabei muss es sich nicht zwangsläufig um eine 30-minütige Umfrage handelt. Oftmals ist auch eine einzige Frage ausreichend. Wir zeigen Ihnen die Möglichkeiten der Mitarbeiterbefragung und geben Tipps zur Motivation der Teilnahme.

Eine Mitarbeiterumfrage gibt einen transparenten Einblick in die aktuelle Lage Ihres Unternehmens: Fühlen sich die Mitarbeiter wohl? Sollten Workflows angepasst werden? Gibt es Verbesserungsvorschläge gegenüber des Führungsverhaltens?  

Mit einer anonymen Mitarbeiterbefragung können Sie bei auftretenden Herausforderungen Ihre Mitarbeiter ins Boot holen, aber auch den Status Quo auswerten und die Sichtweise der Angestellten kennen und verstehen lernen. Mitarbeiterbefragungen sind ein Zeichen für die Transparenz eines Unternehmens und ermöglichen zugleich, die Mitarbeitermotivation besser zu verstehen und etwaige Reibungsverluste zu reduzieren.

Eine Mitarbeiterumfrage sollte detailliert geplant sein und ein klares Ziel verfolgen. Je nach Bedarf können Sie eine große Umfrage pro Jahr durchführen oder mehrere kleine bzw. kurze über das Jahr verteilt. Folgende Themen können Teil der Mitarbeiterbefragung sein:

• Führungsverhalten: Wie verhalten sich die Führungskräfte gegenüber den Angestellten?

• Zufriedenheit: Wie hoch ist die Mitarbeiterzufriedenheit unter den Befragten und in den Teams?

• Motivation: Sind die Mitarbeiter mit ihrer Arbeit zufrieden? Kommen Sie gerne ins Unternehmen? Wie hoch ist der Workload?

• Stimmung: Wie geht es Ihrer Belegschaft?

• Prozesse: Wie sind die Workflows im Unternehmen? Gibt es mögliche Verbesserungen?

Die Erstellung und Durchführung einer Mitarbeiterbefragung lässt sich in sechs einfachen Schritten beschreiben:

1. Mitarbeiterbefragung erstellen: Nachdem Sie das gewünschte Ziel der Mitarbeiterumfrage definiert haben, wird der Fragebogen erstellt. Hierzu können sie auf kostenlose und kostenpflichtige Online-Tools zurückgreifen. Als kostenloses Tool eignet sich beispielsweise Google Forms. Integrieren Sie einen kurzen Leitfaden, um die Teilnehmer auf mögliche Besonderheiten hinzuweisen.
    
2. Mitarbeiterbefragung testen: Wenn Sie die Umfrage zum ersten Mal durchführen oder neue Fragen hinzugefügt haben, prüfen Sie den Fragenkatalog zunächst in einem kleinen Kreis. So können Sie Fragestellungen oder Antwortmöglichkeiten nochmals anpassen.
    
3. Mitarbeiterbefragung durchführen: Versenden Sie den Fragenkatalog einheitlich ans gesamte Team. So haben Sie eine zeitgleiche Basis für die Erhebung der Daten. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter in einer dazugehörigen E-Mail über die Mitarbeiterbefragung und machen Sie auf mögliche Besonderheiten sowie die Anonymität der Umfrage aufmerksam. Informieren Sie auch über die Vorteile und Bedeutung der Befragung, zum Beispiel die Integration von Verbesserungsvorschlägen, ein transparenter Arbeitsplatz etc.
    
4. Mitarbeiterbefragung auswerten: Online-Tools bieten die Möglichkeit, die Umfrage (oftmals sogar live) direkt auszuwerten. Je nach Tool werden die Zahlen in Diagramme umgewandelt – das spart Zeit und Ressourcen. 
    
5. Auswertung präsentieren: Fügen Sie die wichtigsten Erkenntnisse zusammen und präsentieren Sie diese den Angestellten. Dies kann beispielsweise bei einem monatlichen Meeting geschehen oder mittels PDF-Dashboard, das übersichtlich alles zusammenfasst und ans Team verschickt wird.
    
6. Maßnahmen ableiten: Wünschen sich die Beschäftigten eine Veränderung? Dann ist es nun an der Zeit zu handeln. Welche Maßnahmen lassen sich kurz-, mittel- und langfristig umsetzen? Welche Möglichkeiten gibt es, die Mitarbeitermotivation zu steigern? Nun liegt es an Ihnen!

Sie möchten gerne regelmäßig ein Stimmungsbild Ihres Unternehmens erhalten, Ihre Angestellten aber nicht mit einer langen Mitarbeiterumfrage aufhalten? Dann kann der Net-Promoter-Score eine passende Lösung für Ihr Unternehmen sein. Mit nur einer Frage erhalten Sie schnell und unkompliziert ein aussagekräftiges Bild. Die Frage lautet: Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie uns heute als Arbeitgeber weiterempfehlen? 

Auf einer Skala von 0 (unwahrscheinlich) bis 10 (sehr wahrscheinlich) können die Teilnehmer Ihre derzeitige Stimmung mitteilen. Dabei wird unterschieden in:

• Promotoren: Bewertung von 9 bis 10

• Detraktoren: Bewertung von 0 bis 6

• Indifferente: Bewertung von 7 bis 8

Der Net-Promotor-Score (NPS) errechnet sich aus der Differenz aus Promotoren und Detraktoren: NPS = Promotoren (in %) – Detraktoren (in %)

Dadurch ergibt sich ein Wertebereich von – 100 bis + 100. Je positiver also der Wert, desto besser die Bewertung. Ein Wert über 30 ist besonders positiv zu bewerten.

Beispielrechnung:

NPS: 55 – 22 = 33

In diesem Fallbeispiel ist die Zufriedenheit der Angestellten sehr hoch einzustufen.

Unternehmen haben oftmals die Herausforderung, eine hohe Teilnehmeranzahl an Mitarbeiterumfragen zu motivieren. Dies kann an der Dauer der Umfrage liegen oder daran, dass die Befragung nicht abwechslungsreich gestaltet wurde. Meist haben Mitarbeiter auch Bedenken, ob die Umfrage wirklich anonym ist und halten sich bei kritischen Aussagen eher zurück. Hier gilt es, diese Sorgen zu nehmen und auf die strikte Anonymität hinzuweisen.

Folgende Aspekte sollten Sie also bei der Einholung von Feedback beachten:

• Anonymität und Datenschutz: Weisen Sie gerne mehr als einmal auf eine anonymisierte Befragung hin. Wählen Sie auch das Tool entsprechend aus. Ebenso sollten die Daten ausschließlich für unternehmensinterne Maßnahmen genutzt und nicht weitergegeben werden.

• Auswertung: Kommunizieren Sie die Befragungsergebnisse und mögliche Maßnahmen transparent und offen in der Belegschaft.

• Häufigkeit: Eine Mitarbeiterbefragung sollte nicht öfter als zwei Mal im Jahr durchgeführt werden. Maßnahmen, die sich aus einer Umfrage ergeben, müssen schließlich erst einmal umgesetzt werden. Eine Befragung zum Ende des Jahres ist meist ausreichend. Parallel dazu kann immer noch der NPS eingesetzt werden.

• Zielgruppe: In welchem Rahmen wird die Umfrage gestellt – unternehmensweit oder auf einzelne Abteilungen begrenzt? Entsprechend müssen die Fragen angepasst werden.

• Methodik: Wird die Umfrage in einem Online-Tool durchgeführt oder in Interviewform? Beleibt sind auch TED-Systeme, wodurch die Teilnehmer die Ergebnisse sofort einsehen können.

• Fragestellungen: Je nachdem, welche Antwort Sie erwarten, sollten die Fragen entsprechend gestellt werden.

  • Verständlich für alle Mitarbeiter, ggf. in unterschiedlichen Sprachen

  • Kurze, knappe und präzise Formulierung

  • Keine beeinflussenden Fragen!

  • Abwechslungsreich: Wechsel zwischen offenen Fragen, Abfrage von Merkmalen, Datenabfrage, Meinungsabfrage, Abfrage von Effekten

  • Sinnvolle Antwortskalen

  • Ggf. kulturelle Unterschiede beachten, wenn das Unternehmen in verschiedenen Ländern vertreten ist

Ihre Angestellten nehmen ungern an einer Umfrage teil oder sehen es nicht als relevant an? Dann motivieren Sie sie doch mit einem kleinen Sachgeschenk in Form eines Gutscheins. Mit Edenred City von Edenred können Ihre Mitarbeiter selbst entscheiden, bei welchem Akzeptanzpartner Sie die Aufmerksamkeit einlösen möchten – ob in Restaurants, beim Online-Shopping oder für Fitnessprogramme. Wir beraten Sie gerne persönlichzu den Möglichkeiten, nehmen Sie Kontakt auf.