Anwesenheitsprämie – Motivation oder Demotivation?
Wie lässt sich die Anwesenheit der Mitarbeiter erhöhen?
Vermutlich hat bereits jeder einmal darüber nachgedacht, im Bett liegen zu bleiben und zu schwänzen – ein bisschen wie zu Schulzeiten. Trotz geringer Motivation steht man dennoch auf und macht sich auf den Weg in die Arbeit. Wie die Leistung an diesem Tag ausschaut, bleibt eine Überraschung.
Ein solches Szenario ist jedem bekannt. Sei es als Mitarbeiter oder als Führungskraft und HR-Verantwortlicher, der sich um die Fehlzeiten der Mitarbeiter kümmern muss. Doch wie lässt sich die Mitarbeitermotivation erhöhen und dadurch die Anwesenheit der Mitarbeiter automatisch steigern? Wir haben die Top 7 zusammengefasst:
- Fehlzeiten analysieren: Weshalb erscheinen Ihre Mitarbeiter nicht zur Arbeit – und vor allem wann? Sind sie wirklich krankgeschrieben oder kommt immer zufällig vor einem wichtigen Termin die Migräne?
- Arbeitsplatz optimieren: Ist der Arbeitsplatz ergonomisch gestaltet? Handelt es sich um einen Desk-Share-Platz oder haben die Mitarbeiter einen festen Platz im Büro und die Möglichkeit, diesen persönlich zu gestalten?
- Flexible Arbeitszeiten: Eine Work-Life-Balance ist das A und O für viele Angestellte. Die freie Zeit abseits der Arbeit schafft Raum für neue Energie und tut Geist und Seele gut.
- Fachliche Freiräume: Bieten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, sich fachlich weiterzuentwickeln und ihre Karriere in die eigene Hand zu nehmen.
- Weiterbildungsmöglichkeiten: Bieten Sie Ihrem Team Zeit für den Besuch von Konferenzen und Seminaren, um den fachlichen Horizont zu erweitern.
- Mitarbeiterauswahl: Schauen Sie genau hin, wen Sie ins Boot holen. Sind die Bewerber von Beginn an engagiert und motiviert oder leben sie eher in den Tag hinein und der gewisse „Drive“ fehlt?
- Stärken nutzen: Die größte Mitarbeitermotivation ist die Förderung der individuellen Stärken. So fühlen sie sich wertgeschätzt und können ihre Expertise vorantreiben.
Steigende Krankenstände in Deutschland – ein Grund für die Anwesenheitsprämie?
Aktuelle Zahlen aus dem September 2020 zeigen einen Krankenstand innerhalb gesetzlicher Krankenkassen bei 4,13 %. Der durchschnittliche Krankenstand im Jahr 2019 lag bei etwa 4,34 %.
Seit 2010 ist in Deutschland bei der Anzahl der Krankheitstage von Arbeitnehmern ein Aufwärtstrend zu beobachten. Grundsätzlich sind die Ursachen für eine Krankschreibung immer am Individuum festzumachen, jedoch zählen Muskel- und Knochenbeschwerden nach wie vor zu den häufigsten Angaben. Aber auch die Zunahme an Krankschreibungen aufgrund psychischer Belastung wird von vielen Unternehmen immer öfter festgestellt. Die Gründe hierfür sind häufig Stress und Motivationslosigkeit.
Besonders betroffen sind die Branchen Metall, Bau, Gesundheitswesen und der öffentliche Dienst. Um die Fehlzeiten im Betrieb zu minimieren, haben einige Unternehmen eine Anwesenheitsprämie eingeführt. Diese soll – wie eingangs erwähnt – dann ausbezahlt werden, wenn der Arbeitnehmer eine hohe Anwesenheitsrate vorweisen kann, sprich gar nicht, oder nur sehr selten krank(-geschrieben) war.
Was ist eine Anwesenheitsprämie eigentlich?
Eine Anwesenheitsprämie, in vielen Betrieben wird sie auch Gesundheitsprämie genannt, ist eine Bonuszahlung, die für die Anwesenheit eines Mitarbeiters ausgezahlt wird. Rechtlich gesehen handelt es sich dabei um eine Sondervergütung. Damit diese Zahlung auch rechtswirksam ist, muss eine Vereinbarung im Arbeitsvertrag detailliert niedergeschrieben sein. Mündliche Absprachen sollten vermieden werden, da hier zu viel Handlungs- und Auslegungsspielraum besteht.
Welche Vorteile hat eine Anwesenheitsprämie?
Eine Gesundheitsprämie hat durchaus Vorteile – sowohl für das Unternehmen als auch für Mitarbeiter:
Reduzierung der Fehltage, vor allem bei Kurzzeiterkrankungen
Kostenreduktion beim Personal
Chance auf eine Bonuszahlung für alle Mitarbeiter
Mögliche Nachteile der Anwesenheitsprämie
Die steuerfreie Anwesenheitsprämie verspricht bei keinen (oder wenigen) Fehlzeiten mehr Geld. Für den Angestellten also ein Vorteil? Nicht unbedingt. Denn die Botschaft könnte auch ganz anders aufgefasst werden. Kein Arbeitgeber wünscht sich, dass sein Arbeitnehmer wirklich krank in die Arbeit kommt. Seine Regenerationszeit verlängert sich und, zu allem Überfluss, besteht das Risiko der Ansteckung weiterer Kollegen.
Mit diesem Gedanken im Vordergrund lässt eine Anwesenheitsprämie beim Arbeitnehmer womöglich folgende Schlussfolgerung zu: „Mein Chef denkt, ich mache krank“. Oder das andere Extrem macht sich unter den Kollegen breit und sie schleppen sich krank zur Arbeit, um Kürzungen des versprochenen Extralohns zu vermeiden.
Besonders problematisch kann die materielle Anerkennung werden, wenn Mitarbeiter trotz starkem Infekt ins Büro kommen und so möglicherweise Kollegen anstecken können. Weitere Nachteile können sein:
die Anwesenheit wird der Leistung übergeordnet und so kann die Leistungsbereitschaft sinken
kann sich bei Mitarbeitern, die tatsächlich gerne in die Arbeit kommen, negativ auswirken und die intrinsische Arbeitsmotivation sinkt
Gesetzliche Regelungen bei Auszahlung über den Lohn
Für die Anwesenheitsprämie gibt es kein explizites Gesetz, Grundlage bilden meist Arbeits- und Tarifverträge (je nach Geltungsbereich) sowie Betriebsvereinbarungen. Als Prämie zählt sie aber zu den Sonderzahlungen und unterliegt somit dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFzG).
1 - Gesetzliche Grundlage zur Kürzung einer Sonderzahlung
Die Basis zur Kürzung einer Prämie ist im Entgeltfortzahlungsgesetz (§4a EntgFG) niedergeschrieben. Hier wird erläutert, dass die Kürzung einer Sonderzahlung im Krankheitsfall erlaubt ist – je Krankheitstag um höchstens ein Viertel des Arbeitsentgelts, welches im Jahresdurchschnitt auf einen Arbeitstag anfällt.
Der neue Prämienbetrag nach höchstmöglichem Abzug beläuft sich auf 150 Euro. Sollte der Arbeitnehmer unentschuldigt fehlen, ist ein kompletter Abzug eines Arbeitstages gestattet.
2 - Steuerliche Bewertung
Anwesenheitsprämien (Sondervergütungen) in Form von Geld oder Geldeswert gehören zum Arbeitslohn (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 i. V. m. § 8 Abs. 1 EStG) und sind daher lohnsteuer- und sozialabgabenpflichtig.
Auszahlungen von Feiertags-, Sonntags- oder Nachtarbeitszuschüssen gehören zwar ebenfalls dazu, sind aber lohnsteuer- und sozialabgabenfrei (§ 3b EStG, R 3b LStR und H 3b LStH).
3 - Achtung beim Urlaubsentgelt und Mutterschutz
Im Rahmen des gesetzl. Mindesturlaubs hat Ihr Arbeitnehmer vollen Anspruch auf die Prämie, bei unbezahltem Sonderurlaub entfällt der Anspruch und Kürzungen sind erlaubt.
Leistungsminderungen aufgrund von Mutterschutzzeiten sind gemäß eines Urteils des Europäischen Gerichtshofes (bzgl. Gleichstellung von Mann und Frau, Art. 141 Amsterdamer Vertrag) unzulässig – somit auch Minderungen einer Anwesenheitsprämie.
Tipp: Die Sonderzahlung sollte zwischen Arbeitgeber und -nehmer klar vereinbart werden und wie bei allen Vereinbarungen, ist eine schriftliche Festhaltung im Hinblick auf potenzielle, rechtliche Streitigkeiten für beide Seiten empfehlenswert. Wenn Sie die Effektivität der Anwesenheitsprämie über einen bestimmten Zeitraum hinweg nur testen möchten, empfiehlt sich die schriftliche Festhaltung eines Freiwilligkeitsvorbehalts zur Gewährung besagter Prämie, damit in Zukunft kein ungewollter Anspruch seitens Angestellter geltend gemacht werden kann. Ebenso ist die Niederschrift im Einklang mit dem Wortlaut aus dem §4a des Entgeltfortzahlungsgesetzes zu verfassen.
Anwesenheitsprämie als steuerfreier Sachbezug
Die Gesundheitsprämie wird von den meisten Unternehmen einmalig am Anfang des Folgejahres ausgeschüttet – hauptsächlich wegen des geringeren Aufwands. Eine monatliche Prämierung ist dagegen bei Ihren Arbeitnehmern wesentlich präsenter. Eine Kombination aus monatlicher und einmaliger Auszahlung, wie von einigen Firmen praktiziert, ist auch eine Option.
Zusätzlich kommt bei der monatlichen Auszahlung für Sie ein weiterer Vorteil hinzu. Die Anwesenheitsprämie ist bei üblicher Ausgabe steuerpflichtig. Wenn Sie besagte Prämierung jedoch als Sachbezug „auszahlen“, dann können Sie Ihre Mitarbeiter im steuerfreien Rahmen belohnen. Um den Sachbezug steuerfrei nutzen zu können, dürfen Sie die gesetzliche Freigrenze von 44 Euro pro Monat (pro Kopf) nicht überschreiten, sonst ist der komplette Betrag zu versteuern. Weiterhin ist der monatliche Zufluss Voraussetzung für eine steuerfreie Prämie. Eine einmalige Auszahlung in Form des Sachbezuges ist zu versteuern, selbst wenn der Betrag auf die einzelnen Monate verteilt unter die 44 Euro Freigrenze fallen würde (Bsp.: 480 Euro / 12 = 40 Euro im Monat).
Anwesenheitsprämie – ein Beispiel der PS Union Group
Wie die Anwendung einer Anwesenheitsprämie mittels Sachbezug (in Gutscheinform) aussehen kann, verrät Ihnen Erik Zeller von der PS Union Group, einer der größten Neu- und Gebrauchtwagenhändler in Deutschland, in unserem Interview.
Was ist bei der Umsetzung zu beachten?
Um Ihre Mitarbeiter mit monetären Anreizen positiv beeinflussen zu können, muss das Ganze richtig an den Mann gebracht werden. In unserem Interview mit Herrn Zeller, Leiter für Personalentwicklung, erfahren Sie, wie die PS Union Group eine Anwesenheitsprämie eingeführt hat.
Wie genau funktioniert die Anwesenheitsprämie bei P.S. Union?
"Zunächst einmal sprechen wir nicht von einer Anwesenheitsprämie, sondern von einer Gesundheitsprämie. Wir möchten niemandem unterstellen, krank zu „feiern“. Wer krank ist, ist krank. Dennoch gibt es Möglichkeiten einer Krankheit vorzubeugen oder diese durch wirkliche Erholungsphasen schnell auszukurieren. Mit der Prämie wollen wir diejenigen belohnen, die sich gesundhalten und zudem einen Anreiz für die Gesunderhaltung unserer Mitarbeiter geben. Für die Auszahlung nutzen wir den 44 Euro Sachbezug, d.h. die anfallende Prämie wird auf die Gutscheinkarte Ticket Plus® aufgeladen, die jeder Mitarbeiter zu Beginn erhalten hat."
Wie gehen Sie mit dem Risiko um, dass sich kranke Arbeitnehmer stigmatisiert fühlen oder trotz Erkrankung zur Arbeit schleppen?
"Wenn man krank ist, soll man auch nicht krank auf die Arbeit kommen und die Kollegen anstecken. Deshalb haben wir Kulanztage eingeführt, in dessen Rahmen ebenfalls eine Auszahlung fällig wird. Wir unterstützen unsere Mitarbeiter außerdem mit einem Gesundheitsmanagement oder Sport-Team-Events. Das wichtigste Gut für uns, ist ein fitter und gesunder Mitarbeiter."
Welche langfristigen Auswirkungen der Prämie lassen sich feststellen, insbesondere auf die Anwesenheit von Arbeitnehmern, aber auch auf das Betriebsklima?
"Wir konnten eine Verbesserung der Krankentagestatistik verzeichnen. Wir liegen noch deutlich unter dem Bundesdurchschnitt. Die Kollegen finden das System fair und gerecht. Die Kulanztage waren für die Akzeptanz sicherlich entscheidend."
Was würden Sie anderen Arbeitgebern raten, die über eine Einführung einer Gesundheitsprämie nachdenken?
"Holen Sie alle Bezugsgruppen ins Boot. Informieren Sie alle über die Vorteile und die Möglichkeiten. Sehen Sie es als Belohnungssystem für die Gesunderhaltung. Es ist kein Bestrafungssystem für Krankheit - das muss man klar kommunizieren und auch in einer Vereinbarung fixieren."
Alternativen zur Anwesenheitsprämie
Bevor Sie eine Anwesenheitsprämie in Ihrem Unternehmen einführen, sollten Sie sich überlegen, ob diese zu Ihrem Unternehmen passt und ob Sie – wie bei der PS Union Group – die Möglichkeit haben, die Wirkung über entsprechende Kommunikation zu steuern. Je nach Branche oder Unternehmensgröße könnten auch andere Herangehensweisen zum gewünschten Ziel führen. Im Grunde geht es in jedem Betrieb darum, dass die wirtschaftlichen Ziele erreicht werden. Warum die Prämie also nicht an die persönliche Zielerreichung knüpfen, oder an den pünktlichen Abschluss eines Projektes? Dies lässt sich auch auf ein gemeinsames Ziel (Erreichung Teamergebnis) übertragen.
- Ein Beispiel aus der Pflegebranche verdeutlicht diese Idee: Pflegebetriebe kämpfen häufig mit hohen Fehlzeiten, gerade an Wochenenden und Feiertagen. Dabei bleibt die wichtigste Aufgabe der Einrichtung bestehen: Den Patienten bzw. Bewohnern eine qualitative Pflege zu bieten. Anstatt bei den kranken Mitarbeitern etwas abzuziehen, könnten diejenigen belohnt werden, die für die abwesenden Kollegen einspringen. Wie sich das in die Praxis umsetzen lässt, können Sie hier in unserem kostenfreien Whitepaper nachlesen: 5 Praxisbeispiele für steuerfreie Mitarbeiterprämien.
- Ein weiterer Ansatz: statt nur die Anwesenheit zu belohnen, können Sie Maßnahmen ergreifen, um die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter aktiv zu verbessern – Stichwort „Betriebliche Gesundheitsförderung“. Darunter fallen z.B. Bewegungs- und Ernährungskurse, Stressbewältigung am Arbeitsplatz oder gesunde Verpflegung (Obstkörbe). Wenn die Aufwendungen pro Mitarbeiter im Jahr unter 500,-€ bleiben, dann ist das Ganze für Sie sogar steuer- und sozialabgabenfrei (§ 3 Nr. 34 EStG).
Achtung: Die Zahlung von Mitgliedsbeiträgen für Fitnessstudios oder Vereinen ist nicht in den 500 Euro für Gesundheitsprävention inbegriffen.
Möglichkeiten gibt es also viele, Sie müssen nur abwägen, welche Form der Sondervergütung in Ihrem Unternehmen am besten durchführbar ist, messbare Ergebnisse liefert und auch entsprechend ankommt.
Eine Gesundheitsprämie kann sinnvoll sein
Es ist nicht zu leugnen, dass die Anwesenheitsprämie mit einer negativen Konnotation verbunden wird, doch im Idealfall wird sie von den Mitarbeitern als Belohnung gesehen und kann zur Verbesserung der Gesundheit im Unternehmen beitragen, wie unser Beispiel der PS Union Group zeigt.
Damit dies aber auch so ankommt, muss sie richtig verpackt bzw. richtig gelebt werden. Ob sie dann auch Früchte trägt, weiß man leider immer erst hinterher.
