Betriebsfeier und Steuern
So behandelt das Finanzamt Ihre Firmenfeier
Schließlich sind Lokale oder Räumlichkeiten zu mieten, Essen zu bestellen und gegebenenfalls Geschenke zu besorgen. Betriebsveranstaltungen liegen grundsätzlich im eigenbetrieblichen Interesse des Unternehmens und sind deshalb lohnsteuerfrei. Allerdings hat die Finanzverwaltung für die Steuer- und Beitragsfreiheit enge Grenzen gesteckt.
Der 110-Euro-Freibetrag
Ist jede Veranstaltung im Unternehmen betrieblich und lohnsteuerfrei?
Nein. Zum einen ist die Betriebsfreier steuerfrei bis zu einem Freibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer. Zum anderen gibt es den Freibetrag für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr. Hat ein Unternehmen noch weitere Anlässe zu feiern, dürfen Arbeitgeber auswählen, bei welchen Veranstaltungen der Freibetrag genutzt werden soll. Wenn also die dritte Betriebsfeier ins Haus steht, können Sie die günstigste als Arbeitslohn behandeln und die zwei teureren Veranstaltungen als Betriebsfeier mit Steuervorteil. Auf die zeitliche Reihenfolge kommt es nicht an.
Wie funktioniert das mit dem Freibetrag?
Die Gesamtkosten, die das Unternehmen für die Betriebsfeier hatte, werden auf alle Arbeitnehmer gleichermaßen umgelegt. Erst die Ausgaben oberhalb dieses Betrags werden als geldwerter Vorteil steuer-pflichtig.
Was passiert, wenn der Freibetrag überschritten wird?
Überschreiten bei einer Betriebsveranstaltung die Zuwendungen den Freibetrag, ist der übersteigende Betrag grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn. Das bedeutet, dass Sie bei der nächsten Gehaltsabrechnung den überzähligen Betrag für die Feier auf das Gehalt draufschlagen müssen. Damit werden für den Zusatzbetrag nicht nur Steuern, sondern auch Sozialversicherungsbeiträge fällig. Es gibt allerdings eine Alternative: Der Arbeitgeber kann diesen Betrag mit 25 Prozent pauschal versteuern – damit bleibt auch der höhere Betrag für die Angestellten steuerfrei.
Gilt der 110-Euro-Freibetrag auch für Begleitpersonen?
Familienangehörige oder andere Begleitpersonen können natürlich auch die Betriebsfeier besuchen. Allerdings wird der Anteil, der auf Begleitpersonen entfällt, dem jeweiligen Angestellten zugerechnet. Das bedeutet, dass die Begleitpersonen des Arbeitnehmers keinen eigenen Freibetrag erhalten.
Gibt es eine maximale Anzahl an Begleitpersonen?
Wenn der Arbeitgeber es gestattet, können Ehegatte, Lebensgefährte oder auch Kinder an der Betriebsfeier teilnehmen. Allerdings wird dadurch der individuelle Freibetrag kleiner, weil er auf den Beschäftigten und seine Begleitung umgerechnet wird. Den übersteigenden Betrag muss der betreffende Arbeitnehmer dann als Arbeitslohn versteuern.
Was fällt in den 110-Euro-Freibetrag?
Alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer für die Betriebsfeier. Dazu zählen beispielsweise Speisen und Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten, die Übernahme von Fahrt- und Übernachtungskosten, Eintrittskarten, Musik und andere künstlerische Darbietungen, Ausgaben für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager, Kosten für anwesende Sanitäter, Gebühren für Behördenauflagen oder auch Stornokosten.
Kosten berücksichtigen
Wie werden die Kosten ermittelt?
Arbeitgeber müssen alle Kosten einbeziehen, unabhängig davon, ob sie dem einzelnen Arbeitnehmer individuell zugerechnet werden können oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Ausgaben für die Betriebsveranstaltung handelt. Entscheidend ist immer der Bruttobetrag. Alle Aufwendungen werden addiert und durch die Anzahl aller Teilnehmer geteilt. Lediglich die so genannten rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers bleiben außen vor. Das sind zum Beispiel die anteiligen Kosten für die Lohnbuchhaltung oder die Ausgaben für den Energie-
und Wasserverbrauch während einer Betriebsfeier.
Kooperationspartner einladen
Darf der Arbeitgeber auch Kooperationspartner einladen?
Bei der Gästeauswahl heißt es achtzugeben. Die Betriebsfeier muss allen Angestellten offenstehen. Allerdings sieht das Finanzamt bei Betriebsveranstaltungen mit freien Mitarbeitern oder Geschäftspartnern ganz genau hin. Denn ihre Bewirtung ist im Gegensatz zu Arbeitnehmern und ihrer persönlichen Begleitung nur eingeschränkt abzugsfähig.
Geschenke überreichen
Darf der Arbeitgeber bei der Betriebsfeier seinen Angestellten Geschenke überreichen?
Ja. Diese fallen unter den Freibetrag von 110 Euro und Sie sollten folgendes beachten: Damit die Geschenke steuerfrei bleiben, muss es sich um Sachgeschenke handeln, die "anlässlich" einer Betriebsveranstaltung übergeben werden. Das bedeutet, dass zwischen Geschenk und Veranstaltung ein konkreter Zusammenhang bestehen muss. Geschenke, die allen oder einzelnen Arbeitnehmern nur „bei Gelegenheit“ einer Betriebsveranstaltung überreicht werden, sind hingegen vom Anwendungsbereich des Freibetrags für Betriebsfeiern ausgeschlossen. Für kleinere Geschenke hat das Bundesfinanzministerium eine Vereinfachungsregelung festgelegt. Danach sind Geschenke unter 60 EUR (inkl. MwSt) ohne weitere Prüfung als Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung in die Berechnung der Gesamtkosten einzubeziehen. Bei Sachgeschenken, deren Wert 60 EUR je Arbeitnehmer übersteigt, muss im Einzelfall geprüft werden, ob sie anlässlich oder nur bei Gelegenheit der Betriebsveranstaltung den Arbeitnehmern zugewendet worden sind. Barzuwendungen werden generell nicht begünstigt, sie unterliegen der Lohnsteuer.
Was ist bei Angestellten zu beachten, die nicht an der Betriebsfeier teilnehmen?
Manch einer ist ausgerechnet bei der Betriebsfeier krank, ein anderer muss einen dringenden Kundentermin wahrnehmen. Wenn es anlässlich der Betriebsfeier Geschenke gibt, können diesen Angestellten auch nachträglich Präsente überreicht werden. Voraussetzung: Sie waren aus persönlichen oder betrieblichen Gründen verhindert teilzunehmen.
