Wo die (Steuer-)Freiheit aufhört: Sachbezüge und ihre Freigrenze

Eine Gehaltserhöhung ist etwas Feines. Sie hat allerdings einen entscheidenden Nachteil: Mehr Barlohn bedeutet für den Angestellten auch immer höhere Steuern und mehr Sozialversicherungsbeiträge. Wer seinen Mitarbeitern also etwas Gutes tun möchte, um sie weiterhin zu guten Leistungen zu motivieren, greift besser auf Sachbezüge wie zum Beispiel Gutscheine zurück. Für diese Sachbezüge gelten Steuervergünstigungen: Bis zu einem Betrag von 44 Euro pro Monat bleiben Tankgutscheine und Co. lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.

Aber Achtung: Bei der 44-Euro-Grenze handelt es sich um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag. Wird die Grenze von 44 Euro im Monat überschritten, ist die Steuervergünstigung für den kompletten Betrag hinfällig. Auch Sozialversicherungsbeiträge müssen dann ab dem ersten Cent  gezahlt werden. 

Daher sollten Arbeitgeber genau hinsehen und im Auge behalten, was sie ihren Angestellten an Sachbezügen gewähren. Denn um zu ermitteln, ob die Sachbezüge unterhalb der 44 Euro-Grenze bleiben, werden sämtliche Sachbezüge in einem Monat zusammengerechnet. Ganz wichtig: Das Finanzamt schaut immer auf den Monat; es ist also nicht möglich, die 44-Euro-Freigrenze auf einen Jahresbetrag hochzurechnen. Umgekehrt dürfen nicht vollständig oder gar nicht ausgeschöpfte Monatsbeträge nicht auf andere Monate übertragen werden.

+++ Wichtige Neuerungen +++
In den Jahressteuergesetzen 2019 und 2020 haben Bundestag und Bundesrat einige neuen Regeln für Sachbezüge verabschiedet. Unternehmen können auch weiterhin ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern steuer- und sozialabgabenfrei Sachbezug mithilfe von Gutscheinen und Gutscheinkarten gewähren.

Folgende Neuerungen sind zu beachten:

• Bis zum 31.12.2021 gilt noch eine Übergangsfrist und Finanzämter können alle Gutscheinkarten, die nur den Erwerb von Waren und Dienstleistungen ermöglichen, als Sachbezug akzeptieren.
• Ab 01.01.2022 müssen Gutscheinkarten bestimmte Voraussetzungen (sogenannte ZAG-Kriterien) erfüllen (§ 8 Abs. 1 EStG).
• Die Sachbezüge müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden (§ 8 Abs. 4 EStG)
• Die Freigrenze für Sachbezüge erhöht sich zum 01.01.2022 von 44 Euro auf 50 Euro.

Mit dem BMF-Schreiben vom 13.04.2021 bleiben bis zum 31.12.2021 alle Gutscheinkarten als Sachbezug zugelassen, die nur zum Bezug von Waren und Dienstleistungen berechtigen. Diese Regelung haben das Bundesministerium der Finanzen (BMF) und die Bundesländer auf Vorschlag von CDU/CSU und SPD beschlossen. Durch diese Entscheidung kann die Ticket Plus Karte noch bis zum 31.12.2021 zur Gewährung von Sachbezügen genutzt werden.
Ab dem 01.01.2022 gibt es das neue Kartenprodukt Edenred City. 

Im BMF-Schreiben vom 13.04.2021 hat das Bundesministerium der Finanzen eine neue Auslegung der ZAG-Kriterien vorgenommen. Zur Erfüllung der neuen Kriterien hat Edenred in den vergangenen Monaten entsprechende Anpassungen an seinem Produktportfolio vorbereitet, damit dieses auch in Zukunft zur Gewährung von Sachbezügen genutzt werden kann. 

Allerdings wird nicht jeder Sachbezug in die Berechnung mit einbezogen. So kann beispielsweise ein Mitarbeiter, der einen Firmenwagen auch privat nutzt und dies korrekt versteuert, noch einen Warengutschein erhalten. Auch Personalrabatte oder die verbilligte Überlassung von Vermögensbeteiligungen sowie das Kantinenessen bleiben hier außen vor. 

Wenn Arbeitgeber beispielsweise eine Tankkarte gewählt haben, sollten sie nicht nur darauf achten, dass der Betrag nicht bar ausgezahlt werden kann. Es sollte auch sichergestellt sein, dass pro Monat keine Summe höher als 44 Euro auf die Karte gebucht wird. Sollte der Arbeitnehmer versehentlich doch einmal für etwas mehr als 44 Euro tanken, hilft möglicherweise eine vertragliche Regelung: Ist im Arbeitsvertrag festgelegt, dass der Mitarbeiter Beträge, die den steuerfreien Sachbezug übersteigen, zurückzahlen muss, kann das den Steuervorteil sichern. Solche Vereinbarungen über eine Rückzahlung sollten in jedem Fall schriftlich festgehalten und zu den Lohnunterlagen genommen werden.

Ist die Freigrenze überschritten und  die Sachbezüge dadurch komplett nicht mehr steuerfrei, können Arbeitgeber immer noch den Ausweg der Pauschalbesteuerung wählen: Die Sachbezüge sind dann mit 30 Prozent pauschal zu versteuern. Bemessungsgrundlage sind die tatsächlichen Kosten für den Sachbezug inklusive der Umsatzsteuer. 

Ist die Freigrenze für Sachzuwendungen ausgeschöpft, ist es trotzdem noch möglich, einen Gutschein als Geschenk zu einem persönlichen Anlass  zu überreichen. Derartige Aufmerksamkeiten – zum Beispiel zum Geburtstag oder zur bestandenen Prüfung – zählen nicht zum Arbeitslohn. Solche Präsente bleiben bis zu einem Betrag von 40 Euro steuerfrei . Diese Freigrenze kann zusätzlich in Anspruch genommen werden. Allerdings gilt auch hier: Wird die Freigrenze überschritten, so gehen Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit ab dem ersten Cent verloren. Die gute Nachricht lautet aber: Diese Freigrenze soll ab 2015 von 40 auf 60 Euro monatlich erhöht werden  (Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien 2015 – LStÄR 2015). Dadurch gewinnen Sie zum Jahreswechsel weitere steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten.