Geldwerter Vorteil – Beispiele, Besteuerung, Berechnung

Gewähren Sie Ihren Arbeitnehmern zusätzlich zum Gehalt Sachbezüge wie Gutscheine oder Geschenke, die private Nutzung eines Firmenwagens oder andere Zusatzleistungen wie einen Umzugskostenzuschuss, spricht man bei diesen Mitarbeitervorteilen von einem geldwerten Vorteil.

Definition – Was ist ein geldwerter Vorteil?

• Von geldwerten Vorteilen profitieren Mitarbeiter immer zusätzlich zum Gehalt. Diese können steuerfrei, pauschal versteuert oder verbilligt gewährt werden. Man spricht dabei auch von Gehaltsextras oder Zusatzleistungen.

• Was tatsächlich unter diese Form der Gehaltsextras fällt, regelt die Sozialversicherungsentgeltverordnung. Den rechtlichen Rahmen gibt § 8 des Einkommensteuergesetzes vor: Der geldwerte Vorteil gilt als Einnahme, unterliegt grundsätzlich der Besteuerung und ist sozialversicherungspflichtig. 

• Die Höhe des geldwerten Vorteils bemisst sich nach dem Betrag, den der Arbeitnehmer für das Produkt oder die Dienstleistung aufwenden müsste, wenn er sie selbst finanziert. 

Beliebte Beispiele für geldwerte Vorteile

Gängige und bewährte geldwerte Vorteile sind u.a.: 

• Firmenwagen 

• Fahrtkostenzuschuss 

• Dienstwohnung 

• Umzugskostenzuschuss 

• Zuschüsse zur Kinderbetreuung 

• Mitarbeiterrabatte  

• (steuerfreie) Sachbezüge 

• Geschenke zu besonderen Anlässen 

• Verpflegungszuschüsse 

• Hardware (Laptop, Monitor, Tastatur …) 

• Arbeitskleidung (Hoodies, Overall..) 

• Gesundheitsförderung (z.B. regelmäßige Massagen oder Physiotherapie) 

• Arbeitgeberdarlehen 

• Mitarbeiter-Aktien 

• Betriebliche Altersvorsorge 

• Weiterbildungsangebote

Steuerfreie Sachbezüge als geldwerter Vorteil

Bei Sachbezügen gilt eine Freigrenze in Höhe von 50 Euro. "Freigrenze" heißt dabei: Wird diese auch nur um einen Cent überschritten, so gilt der Sachbezug als Einnahme und unterliegt der Besteuerung.  

Sachbezugskarten

Die Steuerfreiheit bis zur Freigrenze in Höhe von 50 Euro pro Monat ist einer der Gründe für große Beliebtheit und weite Verbreitung von Sachbezügen. Als geldwerte Vorteile haben sich gerade Sachbezugskarten etabliert. Sie lassen sich wie klassische Bezahlkarten verwenden, unterliegen aber – verglichen mit typischen EC-Karten – gewissen Einschränkungen. 

Sachbezugskarten müssen in ihrer Anwendbarkeit auf eine bestimmte Region eingegrenzt sein. Für eine rechtskonforme Umsetzung wird hierfür die Region über die ersten beiden Ziffern der Postleitzahl definiert, zum Beispiel 90xxx oder 82xxx; gleichzeitig stecken Sie für Ihre Mitarbeiter den größtmöglichen Bereich für Waren und Dienstleistungen ab. (Hier finden Sie eine Übersicht zu unseren Akzeptanzpartnern.)

Ein weiterer Vorteil ist mithin die Wahlfreiheit. Ihre Mitarbeiter können selbst entscheiden, ob sie ins Restaurant essen gehen und/oder in Drogerien oder Supermärkten einkaufen möchten. 

Der Sachbezug von bis zu 50 Euro pro Monat muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden und darf nicht als Gehaltsbestandteil ausgezahlt werden. 

Da Mitarbeiter über Sachbezüge bis zu 50 Euro brutto wie netto erhalten können, eignet sich diese Form von geldwerten Vorteilen als Alternative zur Gehaltserhöhung, wie unser Beispiel zeigt:

Eine weitere Möglichkeit sind Gutscheinkarten. Hier liegt keine regionale Einschränkung bei den Akzeptanzpartnern vor, sondern eine hinsichtlich des Sortiments. Der Gutschein gilt je nach Präferenz des Mitarbeiters beispielsweise nur für eine Möbelkette, einen Fachhändler für Unterhaltungselektronik oder für einen Bekleidungsfachhandel. 

Verpflegungszuschüsse

Beim Verpflegungszuschuss handelt es sich um einen steuerbegünstigten geldwerten Vorteil, der auf Grundlage des amtlichen Sachbezugswerts für Mahlzeiten bewertet wird — häufig in Form von digitalen Essensmarken, Kantinenzuschüssen oder Papiergutscheinen wie Ticket Restaurant®.  

Dabei wird der Verpflegungszuschuss aktuell mit einem Sachbezugswert von 4,40 € pro Arbeitstag angesetzt. Dieser Betrag gilt steuerlich als geldwerter Vorteil. Bis zu 3,10 € kann der Arbeitgeber steuer- und sozialversicherungsfrei bezuschussen, während der verbleibende Wert mit 25 % pauschal versteuert wird, sofern der Mitarbeiter keinen Eigenanteil zahlt.

Tankgutscheine

Tankgutscheine gehören zu den am häufigsten ausgegebenen Mitarbeiterbenefits und unterliegen den gleichen Steuerregeln wie Sachbezüge. Sie dürfen nicht bar ausgezahlt werden und müssen als Lohnnebenleistung zusätzlich zum Gehalt gewährt werden. Steuerfrei sind Tankgutscheine entsprechend § 8 Abs. 2 Satz 11 EstG: Die monatliche Freigrenze von 50 Euro darf nicht  überschritten werden. 

Betrieblicher Vorteil bei geldwerten Vorteilen 

Wann ist nun ein geldwerter Vorteil steuerfrei und wann nicht? Steuerfrei ist eine geldwerte Leistung dann, wenn sie vorrangig dem eigenbetrieblichen Interesse dient. Einfacher formuliert: Stehen betriebliche Zwecke im Vordergrund? Oder ist der Vorteil als Zusatzleistung und Benefit zu zählen, der sich aus der erbrachten individuellen Arbeitsleistung des Angestellten speist?  

Typische Vorteile, die in der Regel steuerfrei bleiben, sind: 

• Aufmerksamkeiten bis 60 € (z. B. Blumen, Bücher) zu persönlichen Anlässen wie Geburtstagen oder Dienstjubiläen 

• Getränke und kleine Snacks (Kaffee, Tee, Wasser, Gebäck) zum Verzehr im Betrieb (außerhalb einer Kantine) 

•  gelegentliche Arbeitsessen bis 60 € bei besonderen Arbeitseinsätzen 

•  Streuartikel und Werbegeschenke bis 10 €, die steuer- und abgabenfrei abgegeben werden können 

Arbeitskleidung und Schutzkleidung

Bei der Schutzkleidung handelt der Arbeitgeber im betrieblichen Interesse, da ihm eine Fürsorgepflicht obliegt. Sicherheitsschuhe, Schutzhelme und ähnliches müssen den Angestellten unbedingt zur Verfügung gestellt werden.  

Auch wenn der Arbeitskleidung nicht unmittelbar eine Schutzfunktion zukommt, kann sie dem betrieblichen Interesse dienen. Legt der Arbeitgeber Wert auf ein einheitliches Erscheinungsbild der Mitarbeiter, etwa auf Messen, so kann er Hemden, Polos oder Hosen in definierten Farben zur Verfügung stellen, ohne dass ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil entsteht. 

Fortbildungskosten

Auch hier gilt: Steht die Fortbildung des Mitarbeiters ganz im betrieblichen Interesse, so liegt kein lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil vor. Wichtig ist dabei, dass die Fortbildung das Skillset des Arbeitnehmers erweitert und somit einen Mehrwert für das Unternehmen generiert. Gleichgültig ist hierbei der Ort der Weiterbildung; d.h., sie kann inhouse erfolgen oder in außerbetrieblichen Fortbildungsstätten. 

LKW-Führerschein 

Der Fachkräftemangel betrifft auch den Logistikbereich und teilweise den Bereich der Berufskraftfahrer. Viele Angestellte würden diesen Beruf durchaus ausüben, doch fehlt ihnen die hierfür notwendige Fahrerlaubnis.

In diesem Fall kann der Arbeitgeber die Kosten für einen LKW-Führerschein übernehmen. Da hier ebenfalls ein betriebliches Interesse besteht und die betrieblichen Zwecke im Vordergrund stehen, gilt diese Maßnahme nicht als Teil des zu versteuernden Einkommens. 

Führerschein für Flurförderzeuge ("Staplerschein") 

Gleiches gilt für den Staplerschein. Hilfskräfte im Bereich Lager und Logistik können durch einen Führerschein für Flurförderzeuge im Sinne eines betrieblichen Interesses weiterqualifiziert werden. Die Kosten für den Staplerschein gelten dann nicht als zu versteuerndes Einkommen. 

Betriebsveranstaltung

Ebenfalls nicht zum lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn gehören Betriebsfeiern, zumindest dann, wenn folgende Spielregeln eingehalten werden: Der Freibetrag in Höhe von 110 Euro pro Mitarbeiter darf nicht überschritten werden, und die Feier sollte allen Betriebsangehörigen offenstehen.  

Zudem gilt die Lohnsteuerfreiheit lediglich für zwei Betriebsfeiern pro Jahr, üblicherweise das Sommerfest und die Weihnachtsfeier. Mithin gilt: Wird der 110-Euro-Freibetrag oder die Anzahl von zwei Feiern pro Jahr überschritten, so wird der den 110-Euro-Freibetrag übersteigenden Teil lohnsteuerpflichtig.

Weihnachtsfeier und Geschenke 

Im Kontext des geldwerten Vorteils ist es wichtig zu beachten, dass es bei Sachgeschenken keine Beschränkung der Höhe gibt. Allerdings müssen diese Geschenke in den Freibetrag von 110 Euro eingerechnet werden. Dies bedeutet, dass Unternehmen ihren Mitarbeitern großzügige Sachgeschenke machen können, solange der Gesamtwert der Geschenke innerhalb des festgelegten Freibetrags bleibt.

Mit Blick auf die Edenred City Card könnten Arbeitgeber also die Sachbezugskarte zusätzlich  zum monatlichen Sachbezug aufladen. Dies bietet eine attraktive Möglichkeit, Wertschätzung zu zeigen, ohne steuerliche Nachteile zu riskieren. 

Dienstreisen 

Fahrten zu Kongressen, Weiterbildungen oder Verhandlungen dienen dem betrieblichen Interesse und sind daher abzugsfähige Betriebsausgaben. Eine klare Abgrenzung vom geldwerten Vorteil ist jedoch nicht immer möglich. Geht die Dienstreise etwa ins Voralpenland oder an die Küste, kann eine dienstliche Reise schnell in einen Privaturlaub übergehen.  

In diesem Fall wird eine Abgrenzung der betrieblichen Erfordernisse von der privaten Ebene der Reise wichtig, da „gemischt veranlasste Aufwendungen“ vorliegen. Dementsprechend gilt: Belegen Unterlagen und die allgemeinen Merkmale den betrieblichen Anteil, so sind diese auch als Betriebsausgaben geltend zu machen. Überwiegt die private Dimension einer Dienstreise, so muss das betriebliche Interesse umso deutlicher dokumentiert werden; andernfalls gelten der private Anteil der Fahrt- und Reisekosten als lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil.

Geldwerter Vorteil bei Firmenwagen

Nutzen Mitarbeiter den Dienstwagen auch privat – etwa für Einkäufe oder Restaurantbesuche – entsteht ein geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss. 

Ein-Prozent-Regelung Firmenwagen

Die Ein-Prozent-Regelung ist eine einfache Methode zur Besteuerung des Firmenwagens. Dabei wird monatlich 1 % des Bruttolistenpreises versteuert. Zusätzlich fallen 0,03 % pro Kilometer zwischen Wohnung und Arbeitsplatz an. 

Steuervorteile bei E-Autos als Firmenwagen

Für Elektrofahrzeuge gilt ein reduzierter Steuersatz: Bei einem Bruttolistenpreis bis 70.000 € werden nur 0,25 % versteuert, darüber 0,5 %. Plug-in-Hybride profitieren ebenfalls, wenn sie mindestens 80 km Reichweite haben und maximal 50 g CO₂/km ausstoßen. 

Alternativ kann ein Fahrtenbuch geführt werden – besonders vorteilhaft bei überwiegend dienstlicher Nutzung oder Homeoffice. Hier fällt nur 0,002 % des Bruttolistenpreises pro Kilometer an.

Personalrabatte

Personalrabatte zählen ebenfalls zum geldwerten Vorteil – steuerfrei bis zu 1.080 € jährlich. Voraussetzung: Der Mitarbeiter steht im Arbeitsverhältnis und der Rabatt bezieht sich auf unternehmenseigene Waren oder Dienstleistungen. 

Zur Bewertung wird vom üblichen Verkaufspreis ein 4 % Abschlag vorgenommen. Die Differenz zum Mitarbeiterpreis ergibt den geldwerten Vorteil. Nur der über 1.080 € hinausgehende Anteil ist steuerpflichtig – es handelt sich um einen Freibetrag, nicht um eine Freigrenze.

Beispielrechnung

Ein Mitarbeiter kauft eine Küche für 8.000 €. Nach 10 % Kundenrabatt liegt der Preis bei 7.200 €, davon 4 % Bewertungsabschlag = 6.912 €. Bei 30 % Mitarbeiterrabatt zahlt er 5.600 €, der geldwerte Vorteil beträgt 1.312 €. Nach Abzug des Freibetrags bleiben 232 € steuer- und sozialabgabenpflichtig.

Warum geldwerte Vorteile sinnvoll sind 

Von geldwerten Mitarbeitervorteilen profitieren sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer. Wird einem Vertriebsmitarbeiter beispielsweise ein Dienstfahrzeug gewährt, so muss er die Kosten für das Fahrzeug – sprich: Anschaffung, Versicherung und Wartung – nicht selbst tragen. Zudem profitiert der Vertriebsmitarbeiter immateriell durch einen Prestigegewinn, insbesondere wenn es sich um ein Fahrzeug der gehobenen Klasse handelt.  

Existiert ein Betriebskindergarten, so erspart dies gerade in Großstädten die langwierige Suche nach einem Betreuungsplatz. Außerdem müssen Kinder nicht über Umwege vom Kindergarten abgeholt werden. 

Vor- und Nachteile für Arbeitnehmer 

Vorteile für Mitarbeiter und Angestellte 

• Geldwerte Vorteile unterstützen Arbeitnehmer in verschiedenen Bereichen, ohne dass sie diese Leistungen direkt aus ihrem Gehalt bezahlen müssen.  

• Für einige geldwerte Vorteile, wie Rabatte, existieren Freibeträge, während für Sachbezüge Freigrenzen in Höhe von bis zu 50 Euro pro Monat gelten.  

• Wenn Mitarbeiter die Vorzüge vermögenswirksamer Vorteile genießen, fühlen sie sich durch diese Benefits "gesehen" und ihre Motivation wird gestärkt. 

Nachteile für Mitarbeiter und Angestellte 

• Einige geldwerte Vorteile zählen zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, was insbesondere bei Besserverdienern die Steuerlast erhöhen kann.  

• Vermögenswirksame Vorteile sind selten das Ergebnis individueller Wahlfreiheit des Arbeitnehmers, sondern werden vom Arbeitgeber vorgegeben. Manche Mitarbeitervorteile passen möglicherweise nicht zum individuellen Lebensentwurf eines Arbeitnehmers.  

• Wechselt ein Arbeitnehmer das Unternehmen, so verfällt auch der Anspruch auf die Mitarbeitervorteile. 

Vorteile für Arbeitgeber 

• Durch geldwerte Vorteile investieren Unternehmen in die Mitarbeiterbindung, wodurch sich die Fluktuation verringert. 

• Im Recruitment verfügt ein Unternehmen mit geldwerten Vorteilen über mehr Strahlkraft bei Interessenten und Bewerbern im Vergleich zu anderen Unternehmen. 

• Durch steuerfreie Sachbezüge wie Tankgutscheine kann die Steuerlast verringert werden. 

• Mitarbeitervorteile erhöhen die Motivation und können die Produktivität steigern. 

• Mit spezifischen Vorteilen wie ermäßigten Mitgliedschaften in Fitnessstudios sowie Massagen oder Yoga-Kursen im Rahmen der Gesundheitsförderung investieren Arbeitgeber in die Gesundheit der Mitarbeiter, was zu einem geringeren Krankenstand führt. 

• Durch Mitarbeitervorteile wie Betriebsfeiern, Teambuilding-Events oder Essensgutscheine lässt sich der Zusammenhalt innerhalb der Belegschaft stärken. 

Kostenloses E.Paper 10 Fakten zum steuerfreien Sachbezug Kostenlos downloaden

Nachteile für Arbeitgeber 

• Zusätzliche Kosten: Geldwerte Vorteile können zusätzliche finanzielle Belastungen für das Unternehmen darstellen, insbesondere wenn sie nicht gut geplant sind. 

• Vorgaben und Regelungen. Für das Management von geldwerte Vorteilen ist das nötige Knowhow vonnöten. 

• Abhängigkeit von Vorteilen: Mitarbeiter könnten sich zu sehr auf geldwerte Vorteile verlassen und weniger motiviert sein, ihre Leistung zu steigern, wenn sie diese Vorteile als selbstverständlich ansehen. 

• Fluktuation bei Wegfall: Wenn geldwerte Vorteile reduziert oder gestrichen werden, kann dies zu Unzufriedenheit und einer erhöhten Fluktuation führen. 

• Verwaltungsaufwand: Die Implementierung und Verwaltung von Programmen für geldwerte Vorteile erfordert Zeit und Ressourcen. Dies kann zusätzlichen administrativen Aufwand verursachen.
  
  

Fazit zum geldwerten Vorteil

Geldwerte Vorteile bieten unterschiedliche Möglichkeiten der Incentivierung. Gemeinsam ist all diesen Möglichkeiten, dass sie die finanzielle Situation von Arbeitnehmern verbessern und idealerweise Motivation erhöhen. 

Für Arbeitgeber stellt sich bei vermögenswirksamen Vorteile immer die Frage des steuerrechtlichen Umgangs und der strategischen Bedeutung. Der Gesetzgeber bietet Arbeitgebern über Freigrenzen und Freibeträge die Möglichkeit, steuervergünstigt und auch steuerfrei geldwerte Vorteile in Unternehmen einzuführen und sich so als attraktiver Arbeitgeber zu platzieren. Ein beliebter Weg führt bei vielen Arbeitgebern über steuerfreie Sachbezüge. 

Interessiert? Dann kontaktieren Sie uns gerne. Edenred – der Marktführer für steuerfreie Sachbezugslösungen.