Geldwerter Vorteil – Beispiele, Besteuerung, Berechnung

Gewähren Unternehmen den Arbeitnehmern zusätzlich zum Gehalt Sachbezüge wie Gutscheine oder Geschenke, die private Nutzung eines Firmenwagens oder andere Zusatzleistungen wie einen Umzugskostenzuschuss, spricht man bei diesen Mitarbeitervorteilen von einem geldwerten Vorteil.

Definition – Was ist ein geldwerter Vorteil?

• Ein geldwerter Vorteil (GWV) sind Sachleistungen, die der Arbeitgeber zusätzlich zum Gehalt gewährt. Er entspricht dem Betrag, den der Arbeitnehmer für den Erwerb selbst aufwenden müsste.

• Was tatsächlich unter diese Form der Gehaltsextras fällt, regelt die Sozialversicherungsentgeltverordnung. Den rechtlichen Rahmen gibt § 8 des Einkommensteuergesetzes vor: Der geldwerte Vorteil gilt für den Arbeitnehmer als Einnahme, unterliegt grundsätzlich der Besteuerung und ist sozialversicherungspflichtig. 

• Die Höhe des geldwerten Vorteils bemisst sich nach dem Betrag, den der Arbeitnehmer für das Produkt oder die Dienstleistung aufwenden müsste, wenn er sie selbst finanziert. 

Beispiele für geldwerte Vorteile

Gängige und bewährte geldwerte Vorteile sind u.a.: 

• Firmenwagen 

• Fahrtkostenzuschuss 

• Dienstwohnung 

• Umzugskostenzuschuss 

• Zuschüsse zur Kinderbetreuung 

• Mitarbeiterrabatte  

• (steuerfreie) Sachbezüge 

• Geschenke zu besonderen Anlässen 

• Verpflegungszuschüsse 

• Hardware (Laptop, Monitor, Tastatur …) 

• Arbeitskleidung (Hoodies, Overall..) 

• Gesundheitsförderung (z.B. regelmäßige Massagen oder Physiotherapie) 

• Arbeitgeberdarlehen 

• Mitarbeiter-Aktien 

• Betriebliche Altersvorsorge 

• Weiterbildungsangebote

Steuerfreie Sachbezüge als geldwerter Vorteil

Bei Sachbezügen gilt eine Freigrenze in Höhe von 50 Euro. "Freigrenze" heißt dabei: Wird diese auch nur um einen Cent überschritten, so gilt der Sachbezug für den Arbeitnehmer als Einnahme und unterliegt der Besteuerung.  

Sachbezugskarten

Die Steuerfreiheit bis zur Freigrenze in Höhe von 50 Euro pro Monat ist einer der Gründe für große Beliebtheit und weite Verbreitung von Sachbezügen. Als geldwerte Vorteile haben sich gerade Sachbezugskarten etabliert. Sie lassen sich von Arbeitnehmern wie klassische Bezahlkarten verwenden, unterliegen aber – verglichen mit typischen EC-Karten – gewissen Einschränkungen. 

Sachbezugskarten müssen in ihrer Anwendbarkeit auf eine bestimmte Region eingegrenzt sein. Für eine rechtskonforme Umsetzung wird hierfür die Region über die ersten beiden Ziffern der Postleitzahl definiert, zum Beispiel 90xxx oder 82xxx; gleichzeitig stecken diese Karten für die Arbeitnehmer den größtmöglichen Bereich für Waren und Dienstleistungen ab. (Hier finden Sie eine Übersicht zu unseren Akzeptanzpartnern.)

Ein weiterer Vorteil für die Arbeitnehmer ist mithin die Wahlfreiheit. Mitarbeiter können selbst entscheiden, ob sie ins Restaurant essen gehen und/oder in Drogerien oder Supermärkten einkaufen möchten. 

Wie schon erwähnt: Der Sachbezug von bis zu 50 Euro pro Monat muss den Arbeitnehmern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden und darf nicht als Gehaltsbestandteil ausgezahlt werden. 

Da Mitarbeiter über Sachbezüge bis zu 50 Euro brutto wie netto erhalten können, eignet sich diese Form von geldwerten Vorteilen als Alternative zur Gehaltserhöhung, wie unser Beispiel zeigt:

Eine weitere Möglichkeit für Arbeitgeber sind Gutscheinkarten. Hier liegt keine regionale Einschränkung bei den Akzeptanzpartnern vor, sondern eine hinsichtlich des Sortiments. Der Gutschein gilt je nach Präferenz des Arbeitnehmers beispielsweise nur für eine Möbelkette, einen Fachhändler für Unterhaltungselektronik oder für einen Bekleidungsfachhandel. 

Verpflegungszuschüsse

Beim Verpflegungszuschuss handelt es sich um einen steuerbegünstigten geldwerten Vorteil, der auf Grundlage des amtlichen Sachbezugswerts für Mahlzeiten bewertet wird — häufig in Form von digitalen Essensmarken, Kantinenzuschüssen oder Papiergutscheinen wie Ticket Restaurant®.  

Dabei wird der Verpflegungszuschuss aktuell mit einem Sachbezugswert von 4,40 € pro Arbeitstag angesetzt. Dieser Betrag gilt steuerlich als geldwerter Vorteil. Bis zu 3,10 € kann der Arbeitgeber steuer- und sozialversicherungsfrei bezuschussen, während der verbleibende Wert mit 25 Prozent pauschal versteuert wird, sofern der Mitarbeiter keinen Eigenanteil zahlt.

Tankgutscheine

Tankgutscheine gehören zu den am häufigsten ausgegebenen Mitarbeiterbenefits und unterliegen den gleichen Steuerregeln wie Sachbezüge. Sie dürfen vom Arbeitgeber nicht bar ausgezahlt werden und müssen als Lohnnebenleistung zusätzlich zum Gehalt gewährt werden. Steuerfrei sind Tankgutscheine entsprechend § 8 Abs. 2 Satz 11 EstG: Die monatliche Freigrenze von 50 Euro darf nicht  überschritten werden. 

Betrieblicher Vorteil bei geldwerten Vorteilen

Wann ist nun ein geldwerter Vorteil steuerfrei und wann nicht? Steuerfrei ist eine geldwerte Leistung dann, wenn sie vorrangig dem eigenbetrieblichen Interesse dient.

Einfacher formuliert: Stehen betriebliche Zwecke im Vordergrund? Oder ist der Vorteil als Zusatzleistung und Benefit für den Arbeitnehmer zu zählen, der sich aus der erbrachten individuellen Arbeitsleistung des Angestellten speist?  

Typische Vorteile, die in der Regel steuerfrei bleiben, sind: 

• Aufmerksamkeiten für Arbeitnehmer in Höhe von bis 60 € (z. B. Blumen, Bücher) zu persönlichen Anlässen wie Geburtstagen oder Dienstjubiläen 

• Getränke und kleine Snacks (Kaffee, Tee, Wasser, Gebäck) zum Verzehr im Betrieb und Unternehmen (außerhalb einer Kantine) 

•  gelegentliche Arbeitsessen bis 60 € bei besonderen Arbeitseinsätzen 

•  Streuartikel und Werbegeschenke bis 10 €, die steuer- und abgabenfrei abgegeben werden können 

Arbeitskleidung und Schutzkleidung

Schutzkleidung wie Sicherheitsschuhe oder Helme muss der Arbeitgeber im Rahmen seiner Fürsorgepflicht bereitstellen. Arbeitskleidung ohne Schutzfunktion, wie etwa einheitliche Outfits für ein gewünschtes Erscheinungsbild, kann ebenfalls im betrieblichen Interesse liegen und stellt keinen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil dar.

Fortbildungskosten

Liegt die Fortbildung im betrieblichen Interesse und erweitert das Skillset des Arbeitnehmers, entsteht kein lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil. Der Ort der Weiterbildung, sei es inhouse im Unternehmen oder extern, spielt dabei keine Rolle.

LKW-Führerschein

Im Logistikbereich und bei Berufskraftfahrern führt Fachkräftemangel oft dazu, dass Arbeitgeber die Kosten für den LKW-Führerschein übernehmen. Da dies im betrieblichen Interesse liegt und unternehmerische Zwecke im Vordergrund stehen, zählt es nicht zum zu versteuernden Einkommen.

Führerschein für Flurförderzeuge ("Staplerschein")

Gleiches gilt für den Staplerschein. Hilfskräfte im Bereich Lager und Logistik können durch einen Führerschein für Flurförderzeuge im Sinne eines betrieblichen Interesses weiterqualifiziert werden. Die Kosten für den Staplerschein gelten dann nicht als zu versteuerndes Einkommen. 

Betriebsveranstaltung

Auch Betriebsveranstaltungen gelten als geldwerte Vorteile, die prinzipiell auch der Versteuerung unterliegen können. Betriebsfeiern sind dann lohnsteuerfrei, sofern sie allen Mitarbeitern offenstehen, der Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeiter nicht überschritten wird und maximal zwei Feiern pro Jahr, z. B. Sommerfest und Weihnachtsfeier, stattfinden.

Überschreitungen des Freibetrags oder der Anzahl führen zur Lohnsteuerpflicht für den Mehrbetrag.

Dienstreisen

Fahrten zu Kongressen, Weiterbildungen oder Verhandlungen sind abzugsfähige Betriebsausgaben, solange sie dem Unternehmen dienen. Bei Reisen mit privatem Anteil ist die Abgrenzung wichtig: Der betriebliche Teil muss dokumentiert sein, um als Betriebsausgabe gelten zu können. Überwiegt für den Arbeitnehmer der private Anteil, können die entsprechenden Kosten als lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil angesehen werden.

Geldwerte Vorteile bei Firmenwagen

Genießen Ihre Vertriebsmitarbeiter, Berater und Führungskräfte die Vorzüge eines Dienstwagens, so sieht die Frage der Besteuerung zunächst etwas kompliziert aus.

Denn wenn Mitarbeiter den Dienstwagen privat für die Fahrt zum Supermarkt, zur Post oder zum Restaurant benutzen, müssen diese Fahrten versteuert werden.   

Ein-Prozent-Regelung Firmenwagen

Zu den gängigsten und einfachsten Vorgaben gehört die Ein-Prozent-Regelung. Diese besagt, dass ein Prozent des Bruttolistenpreises des Dienstwagens monatlich versteuert werden muss. "Bruttolistenpreis" meint dabei den empfohlenen Verkaufspreis eines Fahrzeugs, der vom Hersteller angegeben wird, einschließlich aller Steuern und Gebühren, jedoch ohne Rabatte oder Sonderaktionen. 

Zu diesen ein Prozent kommen allerdings 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises für jeden Kilometer zwischen Arbeitsplatz und Wohnung hinzu. 

Steuervorteile mit einem Firmenwagen mit E-Antrieb

Die Ein-Prozent-Regelung gilt in dieser Form nicht für Elektrofahrzeuge, so diese Mitarbeitern als Firmenwagen dienen. Beläuft sich nämlich der Bruttolistenpreis auf nicht mehr als 70.000 Euro, so wird das E-Auto lediglich mit 0,25 Prozent besteuert. Liegt der Bruttolistenpreis jenseits der 70.000-Euro-Marke, so werden 0,5 Prozent angesetzt. Profitieren können Sie als Arbeitgeber von diesen Steuerersparnissen bis voraussichtlich 2030. 

Eine Sonderregelung gilt für Plug-in-Hybrid-Autos. Auch bei diesen wird 0,5 Prozent veranschlagt, allerdings sollte die Reichweite des Hybriden mindestens 80 Kilometer betragen, zudem sollte sich der CO2-Ausstoß mit 50 Gramm pro Kilometer in Grenzen halten. 

Alternativ besteht die Möglichkeit, dass Mitarbeiter ein Fahrtenbuch führen, um den geldwerten Vorteil zu berechnen. Dies kann sich gerade für Mitarbeiter lohnen, welche den Dienstwagen häufiger für betriebliche Zwecke verwenden. Arbeiten Ihre Mitarbeiter überwiegend von Daheim aus, können diese die Fahrten zum Unternehmen einzeln auflisten. Versteuern müssen diese dann lediglich 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises pro Kilometer. 

Mitarbeiterrabatte

Personalrabatte zählen ebenfalls zum geldwerten Vorteil – steuerfrei bis zu 1.080 € jährlich. Voraussetzung: Der Mitarbeiter steht im Arbeitsverhältnis und der Rabatt bezieht sich auf unternehmenseigene Waren oder Dienstleistungen. 

Zur Bewertung wird vom üblichen Verkaufspreis ein 4 % Abschlag vorgenommen. Die Differenz zum Mitarbeiterpreis ergibt den geldwerten Vorteil. Nur der über 1.080 € hinausgehende Anteil ist steuerpflichtig – es handelt sich um einen Freibetrag, nicht um eine Freigrenze.

Beispielrechnung

Ein Mitarbeiter kauft eine Küche für 8.000 €. Nach 10 % Kundenrabatt liegt der Preis bei 7.200 €, davon 4 % Bewertungsabschlag = 6.912 €. Bei 30 % Mitarbeiterrabatt zahlt er 5.600 €, der geldwerte Vorteil beträgt 1.312 €. Nach Abzug des Freibetrags bleiben 232 € steuer- und sozialabgabenpflichtig.

Warum geldwerte Vorteile sinnvoll sind

Von geldwerten Mitarbeitervorteilen profitieren sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer. Wird einem Vertriebsmitarbeiter beispielsweise ein Dienstfahrzeug gewährt, so muss er die Kosten für das Fahrzeug – sprich: Anschaffung, Versicherung und Wartung – nicht selbst tragen.

Zudem profitiert der Vertriebsmitarbeiter immateriell durch einen Prestigegewinn, insbesondere wenn es sich um ein Fahrzeug der gehobenen Klasse handelt.  

Existiert ein Betriebskindergarten, so erspart dies gerade in Großstädten die langwierige Suche nach einem Betreuungsplatz. Außerdem müssen Kinder nicht über Umwege vom Kindergarten abgeholt werden. 

Vor- und Nachteile für Arbeitnehmer 

Vorteile für Mitarbeiter und Angestellte 

• Geldwerte Vorteile unterstützen Arbeitnehmer in verschiedenen Bereichen, ohne dass sie diese Leistungen direkt aus ihrem Gehalt bezahlen müssen.  

• Für einige Vorteile, wie Rabatte, existieren Freibeträge, während für Sachbezüge Freigrenzen in Höhe von bis zu 50 Euro pro Monat gelten.  

• Wenn Mitarbeiter die Vorzüge vermögenswirksamer Vorteile genießen, fühlen sie sich durch diese Benefits "gesehen" und ihre Motivation wird gestärkt. 

Nachteile für Mitarbeiter und Angestellte 

• Einige geldwerte Vorteile zählen zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, was insbesondere bei Besserverdienern die Steuerlast erhöhen kann.  

• Mitarbeitervorteile sind selten das Ergebnis individueller Wahlfreiheit des Arbeitnehmers, sondern werden vom Arbeitgeber vorgegeben. Manche geldwerten Vorteile passen möglicherweise nicht zum individuellen Lebensentwurf eines Arbeitnehmers.  

• Wechselt ein Arbeitnehmer das Unternehmen, so verfällt auch der Anspruch auf die Mitarbeitervorteile. 

Vorteile für Arbeitgeber 

• Durch geldwerte Vorteile investieren Unternehmen in die Mitarbeiterbindung, wodurch sich die Fluktuation verringert. 

• Im Recruitment verfügt ein Unternehmen mit geldwerten Vorteilen über mehr Strahlkraft bei Interessenten und Bewerbern im Vergleich zu anderen Unternehmen. 

• Durch steuerfreie Sachbezüge wie Tankgutscheine kann die Steuerlast verringert werden. 

• Mitarbeitervorteile erhöhen die Motivation und können die Produktivität steigern. 

• Mit spezifischen Vorteilen wie ermäßigten Mitgliedschaften in Fitnessstudios sowie Massagen oder Yoga-Kursen im Rahmen der Gesundheitsförderung investieren Arbeitgeber in die Gesundheit der Mitarbeiter, was zu einem geringeren Krankenstand führt. 

• Durch Mitarbeitervorteile wie Betriebsfeiern, Teambuilding-Events oder Essensgutscheine lässt sich der Zusammenhalt innerhalb der Belegschaft stärken. 

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Nachteile für Arbeitgeber 

• Zusätzliche Kosten: Geldwerte Vorteile können zusätzliche finanzielle Belastungen für das Unternehmen darstellen, insbesondere wenn sie nicht gut geplant sind. 

• Vorgaben und Regelungen. Für das Management von geldwerte Vorteilen ist das nötige Knowhow vonnöten. 

• Abhängigkeit von Vorteilen: Mitarbeiter könnten sich zu sehr auf geldwerte Vorteile verlassen und weniger motiviert sein, ihre Leistung zu steigern, wenn sie diese Vorteile als selbstverständlich ansehen. 

• Fluktuation bei Wegfall: Wenn geldwerte Vorteile reduziert oder gestrichen werden, kann dies zu Unzufriedenheit und einer erhöhten Fluktuation führen. 

• Verwaltungsaufwand: Die Implementierung und Verwaltung von Programmen für geldwerte Vorteile erfordert Zeit und Ressourcen. Dies kann zusätzlichen administrativen Aufwand verursachen.
  
  

Fazit zum geldwerten Vorteil

Geldwerte Vorteile bieten unterschiedliche Möglichkeiten der Incentivierung. Gemeinsam ist all diesen Möglichkeiten, dass sie die finanzielle Situation von Arbeitnehmern verbessern und idealerweise Motivation erhöhen. 

Für Arbeitgeber stellt sich bei Sachvergünstigungen immer die Frage des steuerrechtlichen Umgangs und der strategischen Bedeutung. Der Gesetzgeber bietet Arbeitgebern über Freigrenzen und Freibeträge die Möglichkeit, steuervergünstigt und auch steuerfrei geldwerte Vorteile in Unternehmen einzuführen und sich so als attraktiver Arbeitgeber zu platzieren. Ein beliebter Weg führt bei vielen Arbeitgebern über steuerfreie Sachbezüge. 

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