Mitarbeiterbenefits steuerfrei –Strategien zur Mitarbeiterbindung

Zufriedene Mitarbeiter sind eine Voraussetzung für ein gutes Betriebsklima und damit auch mittelbar für den geschäftlichen Erfolg. Ein wichtiger Baustein für zufriedene Mitarbeiter sind Mitarbeiterbenefits. Und bei diesen gilt für Geschäftsführer und Entscheider in Betrieben und Unternehmen: Es geht nicht ohne.

Das führt zu vielen Fragen: Wie lassen sich Benefits professionell in ein Unternehmen einführen? Wie lassen sich Mitarbeiterbenefits auch steuerfrei umsetzen? Und vor allem: Um welche Benefits und Vorteile geht es eigentlich in Betrieben und Konzernen üblicherweise?

Die verbreiteten und beliebtesten Mitarbeiterbenefits

Zunächst: Welche Benefits kommen bei Mitarbeitern sehr gut an? Gängige Studien und Umfragen liefern recht eindeutige und übersichtliche Ergebnisse:

Homeoffice & Remote-Arbeit

Remote-Arbeit hat sich während der COVID-19-Pandemie als wertvoll erwiesen, da sie Mitarbeitern mehr Freiheit bietet, Pendelzeiten reduziert und die Lebensqualität verbessert. Unternehmen profitieren von einem größeren Talentpool, da sie nicht auf lokale Arbeitskräfte beschränkt sind.

Nicht Wunder nimmt es daher, dass beispielsweise in der Benefit-Management-Studie der Hochschule Pforzheim das Thema Homeoffice & Remote recht weit oben in den betrieblichen Umfrageergebnissen erscheint – mit flexiblen Arbeitszeiten an der Spitze!

Flexible Arbeitszeiten

Flexible Arbeitszeiten erlauben es Mitarbeitern, ihre Arbeitsstunden an persönliche Bedürfnisse anzupassen. Nachteulen können abends produktiv sein, während Frühaufsteher in Ruhe arbeiten können. Vorgesetzte profitieren, da Mitarbeiter zu ihren leistungsfähigsten Zeiten arbeiten. Zudem fördern flexible Arbeitszeiten die Work-Life-Balance, was zu höherer Zufriedenheit und geringerer Fluktuation führt.

Mobilitätsvorteile

Nicht nur Pendler fahren täglich in die Städte, auch Mitarbeiter im Stadtbereich profitieren von Mobilitätszuschüssen wie Tankgutscheinen oder Company-Bikes, einschließlich E-Bikes. Arbeitgeber übernehmen die Leasingkosten und Versicherungen, was einen zusätzlichen Benefit für die Mitarbeiter darstellt. Dies fördert die Gesundheit der Mitarbeiter und könnte den Krankenstand senken.

Ebenfalls großer Beliebtheit erfreut sich seit Mai 2023 das Deutschlandticket, das Arbeitgeber bezuschussen können. Seit Januar 2025 kostet es 58 Euro.

Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

Schulungen und Workshops sind entscheidend für die berufliche Weiterentwicklung der Mitarbeiter. Sie ermöglichen es den Mitarbeitern, im Rahmen von Personalentwicklungsmaßnahmen neue Fähigkeiten zu erlernen und sich auf zukünftige Herausforderungen vorzubereiten. Unternehmen, die in die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter investieren, profitieren von einer höheren Innovationskraft und Wettbewerbsfähigkeit.

Familienfreundliche Angebote

Unterstützung bei der Kinderbetreuung, flexible Elternzeitregelungen oder Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf sind für viele Mitarbeiter von großer Bedeutung. Solche Benefits zeigen, dass Ihr Unternehmen die Bedürfnisse von Familien ernst nimmt und ein unterstützendes Arbeitsumfeld schafft. Dies kann die Mitarbeiterbindung erhöhen und das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber positionieren.

Gesundheits- und Wellnessprogramme

Gerade nach Corona immer wichtiger: Programme, die das körperliche und geistige Wohlbefinden der Mitarbeiter fördern. Dazu gehören Fitnesskurse, Gesundheitschecks und Stressbewältigungsseminare, die helfen, Krankheiten vorzubeugen und die allgemeine Lebensqualität zu verbessern. Wie beim Jobrad als Benefit gilt: Ein gesundes Team ist oft produktiver und hat weniger Fehlzeiten.

Altersvorsorge

Die betriebliche Altersvorsorge ist ein wichtiger Benefit, der Mitarbeitern finanzielle Sicherheit im Alter bietet. Unternehmen, die solche Programme anbieten, zeigen ihr Engagement für das langfristige Wohl ihrer Mitarbeiter, was die Mitarbeiterbindung erhöht und das Vertrauen in das Unternehmen stärkt.

Bei der betrieblichen Altersvorsorge, auch Entgeltumwandlung oder bAV genannt, wird ein Teil des Bruttogehalts in eine Altersvorsorge umgewandelt, die in Kapitalmarktprodukte investiert wird, um Renditen zu erzielen. Angesichts der Unsicherheit der gesetzlichen Rente bieten viele börsennotierte Unternehmen auch Aktienoptionen an.

Urlaubs- und Freizeitangebote für eine bessere Work-Life-Balance

Zusätzliche Urlaubstage oder Sabbaticals ermöglichen Mitarbeitern, sich zu erholen und neue Energie zu tanken. Studien zeigen, dass längere Auszeiten die Motivation und Leistungsbereitschaft erhöhen. Arbeitgeber sollten die Vorteile von Sabbaticals erkennen, da sie Sprachkenntnisse sowie soziale und Problemlösungskompetenzen fördern und einige Mitarbeiter sich besser auf die Digitalisierung vorbereiten.

Mitarbeiterrabatte

Rabatte auf Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens oder von Partnerunternehmen sind ein attraktiver Vorteil, der den Mitarbeitern finanzielle Ersparnisse bietet. Diese Rabatte erhöhen ebenfalls die Loyalität der Mitarbeiter und stärken das Gefühl der Zugehörigkeit zum Unternehmen. Zudem können sie als Anreiz dienen, die Produkte des Unternehmens selbst zu nutzen.

Essenszuschüsse

Das tägliche Mittagessen ist ein Kostenfaktor, nicht nur in Zeiten der Inflation. Viele Deutsche legen bei der Essenswahl Wert auf Gesundheit, Nachhaltigkeit und Regionalität, wie eine Studie der Techniker-Krankenkasse schon 2023 ergab. Zudem fördern Essenzuschüsse den Teamzusammenhalt, da Kollegen gemeinsam in der Pause essen gehen.

Wie die Pforzheimer Benefit-Studie gezeigt hat, besteht gerade im Bereich der Essenszuschüsse eine große Diskrepanz: 79,5% der Befragten Angestellten kennen Essenszuschüsse für die Kantine, aber gerade einmal 35,4% der Unternehmen, in denen die Befragten arbeiteten, bieten diese Zuschüsse an.

Teamevents und soziale Aktivitäten

Veranstaltungen zur Förderung des Teamgeists, wie Teambuilding-Events oder Firmenfeiern, stärken den Zusammenhalt und die Zusammenarbeit im Team. Solche Aktivitäten tragen dazu bei, eine positive Unternehmenskultur zu schaffen und das Engagement der Mitarbeiter zu erhöhen. Ein starkes Team kann die Effizienz und Kreativität steigern, was dem Unternehmen zugutekommt.

Steuerfreie Mitarbeiterbenefits als Win-Win-Situation

Mitarbeiterbenefits stellen Entscheider je nach ökonomischer Ausgangsposition vor mehr oder weniger große Kostenprobleme. Dies gilt umso mehr, da bestimmte Mitarbeiterbenefits mittlerweile von Bewerbern und Angestellten einfach erwartet werden. Dazu gehören neben dem beliebten Obstkorb auch kostenloser Kaffee und Wasser.

Wenn Sie als Arbeitgeber über Incentivierungen motivieren, kann sich Ihr Mitarbeiter nicht selten über ein saftiges Bruttoplus auf der Gehaltsabrechnung freuen. Ein Blick auf das Konto zeigt dann spätestens, dass vom erhofften Mehr an Gehalt aufgrund der Abgabenlast nicht viel übrig geblieben ist.

Steuerfreie Sachbezüge

Ein Weg aus diesem Dilemma sind Sachbezüge. Denn die sind bis zu einem Betrag (bis 50 Euro pro Monat) steuerfrei und bieten den Mitarbeiterbenefit Brutto gleich Netto. Die einzige Voraussetzung hierfür: der Sachbezug muss zusätzlich zum Gehalt erfolgen.

Gängig und beliebt sind Sachbezugskarten, Tankgutscheine oder Restaurantgutscheine.

Darüber hinaus bieten sich steuerfreie Sachbezüge auch für besondere Anlässe an, also Weihnachten, Geburt eines Kindes, Dienstjubiläum oder Geburtstag. Möglich sind hier bis zu 60 Euro in Form von Sachbezügen.

Sachbezugsleistungen sind für Ihre Arbeitnehmer kein Lohnersatz, sondern gewissermaßen zweckgebunden. Das heißt: Sie als Arbeitgeber bezuschussen über Restaurant-Gutscheine wie Ticket Restaurant von Edenred das Essen ihrer Mitarbeiter.

Wollen Sie die Edenred City Card als Sachbezugskarte in Ihrem Betrieb einführen, handelt es sich bei dieser um keine Kreditkarte für Kollegen, sondern um einen geldwerten Vorteil, mit dem ihre Mitarbeiter bei bestimmten Akzeptanzpartnern in einem definierten Gebiet einkaufen können.

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Entgeltoptimierung mit steuerfreien Sachbezügen

Mitarbeiterbenefits belohnen nicht nur fleißige Mitarbeiter, sondern binden auch Kollegen an die Firma und sind Teil einer guten Employer-Branding-Strategie. Steuerfreie Prämien und Sachbezüge dienen zudem der Nettolohnoptimierung im Rahmen einer klugen Personalkostenstrategie. Mitarbeiter profitieren, und Sie als Arbeitgeber ebenso. Wie sich die Personalkosten im Vergleich zu einer üblichen Gehaltserhöhung optimieren lassen, können Sie an dieser Beispielrechnung sehen:

Essensgutscheine bzw. Verpflegungszuschuss

Wie bereits erwähnt, erfreuen sich Essenzuschüsse großer Bekanntheit, werden jedoch von Arbeitgebern (noch) vernachlässigt. Essensgutscheine sind steuerlich begünstigt und fördern neben einer ausgewogenen Ernährung auch das gemeinsame Verbringen der Mittagspause mit Kollegen – ein positiver Nebeneffekt für Sie als Arbeitgeber.

Durch die Bezuschussung wird nicht nur die finanzielle Belastung der Mitarbeiter reduziert, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung gesteigert.

• Ein gesundes und nahrhaftes Mittagessen kann die Leistungsfähigkeit und Konzentration der Mitarbeiter während des Arbeitstags erhöhen, was sich positiv auf die Produktivität auswirkt.
• Zudem schafft die gemeinsames Teamessen eine informelle Plattform für den Austausch von Ideen und die Stärkung des Teamgeists, was zu einer besseren Zusammenarbeit und einem harmonischeren Arbeitsumfeld führt.
• Darüber hinaus kann die Förderung einer gesunden Ernährung durch den Arbeitgeber auch das Gesundheitsbewusstsein der Mitarbeiter stärken und langfristig zu einer Reduzierung von krankheitsbedingten Ausfällen beitragen.

In Zeiten, in denen der Wettbewerb um talentierte Fachkräfte zunimmt, kann ein solches Angebot auch als attraktives Argument im Rahmen der Arbeitgebermarke dienen, um neue Mitarbeiter zu gewinnen und bestehende Talente zu halten.

Tankgutschein

Wie gezeigt, gehören Benefits aus dem Bereich Mitarbeitermobilität zu den beliebtesten Mitarbeitervorteilen, die von Unternehmen gewährt werden. Neben Zuschüssen, wie zum Beispiel für das Deutschland-Ticket, zählen Tankgutscheine zu den bewährten Strategien für eine Entgeltoptimierung einerseits und eine Entlastung von Pendlern andererseits.

Wie beim Sachbezug gilt, dass die gegenwärtige Freigrenze in Höhe von 50 Euro nicht überschritten werden darf und auch keine Barauszahlung vorgenommen werden darf. Zudem muss der Tankgutschein, wie bei den Sachbezügen, als Lohnnebenleistung, d.h. zusätzlich zum Gehalt, ausgegeben werden.

Dienstfahrrad

Ebenfalls in die Kategorie der subventionierten Mitarbeitermobilität fällt das Dienstfahrrad bzw. Jobrad als Mitarbeiterbenefit. Als Arbeitgeber schlagen Sie durch diesen Mitarbeitervorteil zwei Fliegen mit einer Klappe. Sie investieren in die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter und sparen bei den Lohnkosten.

Edenred informiert Sie gerne über Möglichkeiten und Modalitäten in Bezug auf das Jobrad unserem Webinar zur Drahteselmobilität. Weitere Infos erhalten Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema Dienstfahrrad.

Weitere steuerfreie Zuwendungen und Benefits:<h3>

• Jobtickets (§ 3 Nr. 15 EStG)
• Firmenwagen oder Jobrad
• Betreuungskostenzuschuss (§ 10 Abs. 1 Nr. 5 EStG)
• Personalrabatte für selbst produzierte Waren und Dienstleistungen bis zu 1.080 Euro/Jahr (§ 8 Abs. 3 EStG)
• Zertifizierte Gesundheitskurse bis zu 600 Euro/Jahr (§ 3 Nr. 34 EStG)
• Einladungen zu Betriebsveranstaltungen wie z. B. zu Weihnachten (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG)
• Kleine Aufmerksamkeiten wie Obst, Kaffee, Wasser etc. (R. 19.6 Abs. 2 S. 1 LStR)
• Betriebliche Altersvorsorge (§ 3 Nr. 63 EStG)
• Erholungsbeihilfe bis zu 156 Euro jährlich/Arbeitnehmer (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 EStG)
• Mitarbeiterwohnungen (R. 8.1 Abs. 6 LStR)
• Zuschuss zur Internet-/Telefonkostennutzung (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG)

Arbeitsatmosphäre als Grundlage für ein Benefit-System

Bei all dem ist zu beachten: Eine gute Arbeitsatmosphäre ist grundlegend für jedes Benefit-System. Vergünstigungen und Vorteile fördern das Mitarbeiter-Commitment und die Zufriedenheit nur, wenn der Umgangston respektvoll und die Unternehmenskultur professionell ist. Unternehmen müssen mithin einen gewissen Reifegrad erreichen, damit die Vorteile wirken.

Flexible Arbeitsmodelle und Homeoffice gelten in der Arbeitswelt 4.0 als selbstverständlich; ihr Fehlen führt garantiert zu Unzufriedenheit, insbesondere bei jungen Bewerbern und Eltern.

Um das Commitment und die Zufriedenheit nachhaltig zu steigern, sind besondere Benefits erforderlich, die Mitarbeiter wertschätzen und ihnen das Gefühl geben, gesehen zu werden. Ein gewisses Extra ist nötig, um sich im Wettbewerb und im Employer Branding als unverwechselbarer Arbeitgeber zu positionieren.

• Unterstützung und Förderung eines berufsbegleitenden Studiums
• Aktienoptionen und Gewinnbeteiligungen
• Reise und Erlebnisangebote
• Herausragende Firmen-Events
• Zusätzliche Urlaubstage
• Möglichkeit eines Sabbaticals
• Individuelle Benefitauswahl
• usw.

Visualisieren lässt sich dieses System durch eine Benefit-Pyramide:

Immaterielle vs. materielle Benefits

Aus all dem ergibt sich: Viele Benefits gelten bei Bewerbern und Mitarbeitern bereits als selbstverständlich. Im „War for Talents“ können Unternehmen mit flexiblen Arbeitszeiten, großzügigen Homeoffice-Regelungen oder flachen Hierarchien nicht mehr punkten. Dennoch sind diese immateriellen Benefits vorteilhaft, da sie kaum Kosten verursachen und eng mit der Unternehmens- und Führungskultur verbunden sind.

Materielle Benefits hingegen verursachen Kosten und fördern die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen. Bei der Einführung von Mitarbeitervorteilen müssen Verantwortlichkeiten geregelt und ein reibungsloser Ablauf in den HR-Prozessen sichergestellt werden. Einmal eingeführt, werden diese Vorteile schnell als selbstverständlich angesehen, und ihre Rücknahme kann die Arbeitsmotivation negativ beeinflussen.

Mitarbeiterbenefits im Unternehmen

Die Frage bleibt: Wie sollten Mitarbeiterbenefits professionell und nachhaltig in Ihr Unternehmen eingeführt werden? Sie können ein eigenes Anreiz- und Benefitsystem erstellen, müssen jedoch die Abwicklung selbst übernehmen. Externe Provider wie Edenred bieten Vorteile wie:

• Vielfältiges Benefits-Angebot
• Schnelle Anpassung an Steuergesetze
• Zugriff auf benutzerfreundliche Apps
• Erweiterung der Akzeptanzpartner

Auch übernehmen externe Dienstleister Abbuchungen und Einlösungen von Guthaben, sodass Ihre Buchhaltung am Monatsende eine Sammelrechnung erhält.

Mitarbeiterbenefitsystem in ihr Unternehmen einführen – wie vorgehen?

Ermitteln Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter durch eine Mitarbeiterbefragung. Klären Sie, welche Ziele Sie mit der Implementierung verfolgen, wie z.B. Lohnoptimierung, Mitarbeiterbindung und Employer Branding.

Berücksichtigen Sie den Return on Investment. Achten Sie auf messbare Faktoren wie Mitarbeiterzufriedenheit und beobachten Sie Kündigungen, Fluktuation und Recruitment-Aktivitäten, da diese Kostentreiber sind.

Informieren und testen Sie die Plattform. Sie sollte einfach und intuitiv über App oder Desktop bedienbar sein, um Ihren Mitarbeitern Zugriffs- und Verwaltungsfunktionen für Benefits zu bieten.

Testen Sie die Akzeptanz der Benefits bei Ihren Mitarbeitern, bei Providern wie Edenred können Sie hierfür eine kostenfreie Demo anfordern.

Der nächste Schritt betrifft die Personalabteilung und die interne Kommunikation: Informieren Sie die Belegschaft über das Benefit-System und die Verwaltungsmöglichkeiten durch E-Mails oder Veranstaltungen. Nach einigen Wochen sollten Sie das erste Mitarbeiterfeedback zu den Benefits einholen und Verbesserungsvorschläge berücksichtigen.

Überprüfen Sie regelmäßig die Beliebtheit der Mitarbeitervorteile. Ergänzen Sie neue Benefits oder entfernen Sie solche, die bei der Belegschaft nicht gut ankommen.

Fazit zu den Mitarbeiterbenefits

Es geht nicht ohne. Mitarbeiter-Benefits sind ein zentraler Baustein für die Bereiche Employer-Branding, Mitarbeiter-Commitment und nicht zuletzt für die Zukunftsfähigkeit eines jeden Unternehmens. Entscheider in Unternehmen stellt dies vor zahlreiche Herausforderungen, für die aber gerade moderne Anbieter im Bereich Benefits gute Lösungen anbieten.

Ein wichtiger und fast unverzichtbarer Hebel sind steuerfreie Mitarbeiterbenefits. Wie gezeigt, bieten sie durch die Freigrenze von bis zu 600 Euro im Jahr die Möglichkeit, Mitarbeitern etwa über Sachbezugskarten ein abgabenfreies Gehaltsplus zukommen zulassen. Ihre Mitarbeiter profitieren zudem durch die individuelle Wahlfreiheit: Einkaufen können diese mit der Edenred City Card bei allen Akzeptanzpartnern, in Drogerien, Supermärkten oder in Restaurants.

Interessiert? Dann kontaktieren Sie uns gerne. Edenred – der Marktführer für steuerfreie Sachbezugslösungen.