Edenred Benefits – Wie steuerfreie Sachbezüge im Unternehmen einführen?

Wie steuerfreie Sachbezüge im Unternehmen einführen? Umfragen und Studien von Edenred Deutschland ergaben schon im Vorfeld Skepsis und Zurückhaltung bei Unternehmern und HR-Verantwortlichen.

Umfragen von Edenred Deutschland zeigen, dass viele Unternehmer und Personalverantwortliche zunächst skeptisch sind. So zeigte unsere IPSOS-Studie: 2016 hielten 27 % der Befragten die Einführung von Sachbezügen für zu aufwendig; aktuell sind es nur noch 19 %. Als Hauptgründe gegen die Nutzung des 50-Euro-Sachbezugs nennen Entscheider fehlende Informationen (27 %) und Zeitmangel (30 %). 

Besonders der Mangel an klaren Informationen stellt oft ein großes Hindernis dar, da das deutsche Steuerrecht komplex ist und auch viele HR-Verantwortliche nur über unvollständiges Wissen verfügen. Zudem wirken die verfügbaren Informationen mitunter widersprüchlich.

Trotz dieser Herausforderungen bietet das deutsche Steuerrecht viele Chancen: Gerade die Regelungen zu steuerfreien Sachbezügen bis zu einem Wert von 50 Euro bieten Unternehmen attraktive Möglichkeiten, Mitarbeiter-Benefits zu gestalten und den Nettolohn zu optimieren.

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Welche steuerfreien Sachbezüge kann ich sehr einfach im Unternehmen einführen?

Wir empfehlen unser Portal Edenred Benefits als Herzstück einer erfolgreichen Benefit-Strategie im Unternehmen. Mit diesem Benefit-Management-System können Sie bequem und mit geringem Zeitaufwand steuerfreie Sachbezüge einführen.

Die Vorteile von Edenred Benefits für Arbeitgeber und Mitarbeiter:

• Der Service ist rechtskonform und unterstützt Arbeitgeber dabei, die geltenden Sachbezugsrichtlinien einzuhalten.
• Mitarbeitende profitieren von zahlreichen Akzeptanzpartnern. Die virtuelle Sachbezugskarte lässt sich zudem in Apple Pay und Google Pay integrieren.

Steuerfreie Benefits einführen – wie gehe ich vor?

Am Anfang stehen in der Regel die Bedarfsanalyse und die Budgetplanung. Haben Sie diese durchgeführt und sich für Edenred entschieden, so haben Sie bei uns die Wahl zwischen den Modellen Edenred Standard und Edenred Enterprise.

Eine Sachbezugslösung – zwei Modelle

Wir bieten sowohl Ihren Mitarbeitern als auch Ihnen als Arbeitgeber die passende Lösung. Bei uns erhalten Sie ein Sachbezugsmodell, das individuell auf die Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt ist. Dabei können Sie aus folgenden Optionen wählen:

Wenn Sie sich mit Ihrem Edenred-Ansprechpartner abgestimmt haben und Edenred Sachbezüge einführen möchten, erfolgt die Umsetzung – je nach gewähltem Modell – in den folgenden Schritten. Wie Sie sehen werden, ist die Einführung und Umsetzung einfach und auch nicht zeitaufwendig. Der zeitliche Horizont bewegt unterhalb der Zwei-Wochen-Granze:

Wie führe ich das Standard-Modell von Edenred als steuerfreien Sachbezug ein?

Dieser Leitfaden fasst die wichtigsten Schritte zusammen, um den steuerfreien Sachbezug mit Edenred Benefits schlank und praxisnah einzuführen.

1. Zugang aktivieren:

• Nutzen Sie den Einladungslink Ihres Edenred-Ansprechpartners für den Erstlogin und die Passwortvergabe;
•  Registrieren Sie sich also nicht selbst, sondern nutzen Sie ausschließlich den Einladungslink Ihres Edenred-Ansprechpartners, um sich erstmals einzuloggen und ein Passwort zu vergeben. 

2. Onboarding im Portal:

• Unternehmensdaten hinzufügen. Prüfen und vervollständigen Sie nach dem Login Ihre Unternehmensdaten über den Button „Hinzufügen“.
• Mitarbeiter anlegen. Legen Sie Ihre Mitarbeiter an – wahlweise manuell oder bequem via Excel-Import – dann laden Sie diese anschließend im Portal hoch.

3. Modell wählen:

• Wählen Sie das Standard-Modell (automatische Aufladung) für die monatliche, wiederkehrende Versorgung. Beginnen Sie die Bestellung mit „Jetzt bestellen“.

4. Aufladebeträge festlegen:

• Definieren Sie jetzt einfach einen Standardbetrag pro Monat für alle Mitarbeiter der Bestellung; individuelle Anpassungen sind später pro Person möglich.

• Optional können Sie eine Geburtstagsaufladung für Mitarbeiter aktivieren.

5. Startdatum planen und Empfänger zuordnen:

• Legen Sie das Datum der ersten Aufladung fest. Diese kann aufgrund von Prüfprozessen erst nach ca. 10 Tagen erfolgen.

• Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die den Benefit erhalten sollen. Fehlen Personen, fügen Sie diese über die Mitarbeiterübersicht manuell oder per Excel-Import hinzu. Den monatlichen Betrag passen Sie bei Bedarf pro Mitarbeiter individuell an.

6. Einladungen und Benefit-Codes:

• Entweder automatischer E-Mail-Versand durch Edenred (bei hinterlegter E-Mail);
• oder PDF-Einladungen im Kundenportal herunterladen und selbst verteilen.

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Tipp für die erste Aufladung:

Einfach einen Partner-Gutschein auszuwählen, mit dem alle Mitarbeiter etwas anfangen können, z.B. IKEA, Media Markt oder Otto.

Die Mitarbeiter können dann selbst entscheiden, ob sie bei diesem Gutscheinpartner bleiben oder die Karte mit dem für sie passenden PLZ-Gebiet selbst auswählen.

7. Bestellung prüfen und bestätigen:

• Kontrollieren Sie vor dem Absenden alle Angaben (Empfängerliste, Beträge, Versandoption, Startdatum). Korrigieren Sie bei Bedarf über „Zurück“ und schließen Sie dann die Bestellung ab.

Was macht Edenred nach der Bestellung nun für Sie?

1. Prüfung der Bestellung (ca. 2–3 Werktage), danach Lastschriftankündigung per E-Mail.

2. Kontoeinzug innerhalb von 5–6 Tagen.

3. Bereitstellung der Benefit-Codes nach Zahlungseingang: Automatischer E‑Mail-Versand bei Option „E-Mail“ bzw. PDF-Download im Portal bei Option „PDF“.

4. Finale Rechnung nach Abschluss der Aufladung. Die Aufladung erfolgt nicht sofort nach Bestellung, sondern zum von Ihnen gewählten Datum.

Sie sind Geschäftsführer oder HR-Director und neugierig?

Egal ob KMU oder Konzern. Die Einführung von steuerfreien Sachbezügen gelingt einfach und bequem. Wir beraten Sie gerne!

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Wie führe ich das Enterprise-Modell von Edenred als steuerfreien Sachbezug ein?

Die Einführung erfolgt ähnlich wie beim Standard-Modell in klaren Schritten:

1. Zugang aktivieren:

• Ihr Kundenkonto ist bereits angelegt. Bitte nicht selbst registrieren, sondern den Einladungslink des Edenred-Ansprechpartners nutzen, erstmalig einloggen und Passwort vergeben.

• So vermeiden Sie Fehlermeldungen und stellen die korrekte Zuordnung sicher.

2. Onboarding:

• Unternehmensdaten im Portal prüfen/ergänzen und über „Benefits bestellen“ den Bestellvorgang starten.

3. Modell & Karten:

• Unter „Bestellung aufgeben“ das Enterprise-Modell (flexible Aufladung) auswählen. Es steht neben dem Standard-Modell (automatische Aufladung) zur Verfügung.

• Wählen Sie das Kartendesign aus, das Sie für physische Karten verwenden möchten. (Eine Individualisierung der virtuellen Karten ist nicht möglich.)

4. Zahlungsdetails & Startdatum:

• Hinterlegen und prüfen Sie zuerst Ihre Zahlungsinformationen, damit die Zahlung fristgerecht verarbeitet wird und Aufladungen termingerecht erfolgen (insbesondere bei physischen Karten).

• Datum der ersten Aufladung festlegen. Physische Karten gehen zum gewählten Datum in Produktion und werden im Anschluss versandt. Beachten Sie: Die erste Aufladung kann aufgrund der Prüf- und Freigabeprozesse erst nach etwa 10 Tagen erfolgen.

5. Mitarbeiter hinzufügen:

• Ohne Excel (empfohlen bis ~20 Personen), mit Edenred-Excel-Vorlage oder mit eigener Excel;

• für automatischen E-Mail-Versand müssen Sie entsprechend E-Mail-Adressen hinterlegen.

6. Versand/Benefitcodes:

• Physische Karten können Sie per Einzel- oder Sammellieferung versenden lassen.

• Benefit-Codes/Einladungen können Sie entweder automatisch per E-Mail nach Zahlung oder als PDF im Portal herunterladen und selbst verteilen.

7. Bestellung prüfen & abschließen:

• Empfängerliste, Beträge, Einsatzmöglichkeiten, Versandart und Startdatum final kontrollieren, dann absenden.

8. Nach der Bestellung:

• Ihre Bestellung wird geprüft, Zahlung verbucht, Codes bereitgestellt; die Aufladung erfolgt zum gewählten Datum.
• Typische Gesamtdauer bis zur ersten Aufladung: ca. 9–10 Tage; finale Rechnung nach Abschluss.

Was wir von Edenred nun für Sie tun?

1. Zahlungseingang abwarten.

2. Benefit-Codes werden nach Zahlung bereitgestellt (automatischer E-Mail-Versand oder PDF-Download im Kundenportal).

3. Aufladung erfolgt zum gewählten Datum (einsehbar im Kundenkonto).

4. Finale Rechnung per E-Mail, zusätzlich im Kundenkonto abrufbar.

Praxistipps zur fristgerechten Einführung

• Planen Sie Puffer für Prüf- und Zahlungsprozesse ein, insbesondere vor Stichtagen (z. B. Geburtstage, Jubiläen).
• Halten Sie Stammdaten (inkl. E-Mail-Adressen) sauber, um den automatischen Versand und reibungslosen Rollout sicherzustellen.

Einführung von Edenred Benefits klar kommunizieren

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter direkt nach Abschluss der Bestellung – so ist die Registrierungsmail erwartbar und das erste Guthaben wird schneller genutzt.

Nutzen Sie dafür gerne unsere anpassbaren Materialien für E-Mail oder Intranet:

• Header/Banner und Plakate fürs Büro
• Infomaterial für Mitarbeitende: Flyer und Willkommenspräsentation (einfach teilen)
• Willkommenspräsentation für Arbeitgeber

Fazit zum Bestellprozess

Noch einmal zusammengefasst: Mit diesen Schritten führen Sie das Enterprise- bzw. das Standard-Modell von Edenred fokussiert ein:

• Zugang sichern

• Daten pflegen

• Standard- oder Enterprise-Modell wählen

• Finanzierung und Terminierung klären,

• Mitarbeitende hinzufügen

• Versand und Codes festlegen

• Bestellung sauber abschließen

• und abschließend die Belegschaft proaktiv mitnehmen.

So wird der steuerfreie Sachbezug planbar, flexibel und compliance-sicher im Alltag nutzbar.

 Noch keine steuerfreien Benefits in Ihrem Unternehmen? Dann kontaktieren Sie uns gerne. Edenred – der Marktführer für steuerfreie Sachbezugslösungen!