Benefit-Karten für Mitarbeiter – steuerfrei in die Digitalisierung

Mitarbeiterbenefits gibt es in vielen Formen – von Massagen und Homeoffice bis zu Mitarbeiterrabatten. Besonders beliebt sind zunehmend Sachbezugslösungen wie Benefit-Karten für Mitarbeiter. Der Vorteil: Arbeitgeber können Sachbezüge bis zu 50 Euro monatlich steuerfrei anbieten.

Was ist eine Benefit-Karte?

Benefit-Karten für Mitarbeiter funktionieren ähnlich wie Prepaid-Karten, die der Arbeitgeber regelmäßig auflädt. Für Arbeitnehmer bedeutet das ein flexibles Zusatzgehalt von bis zu 600 Euro pro Jahr – mit einigen Einschränkungen.

Durch digitale Lösungen wie benutzerfreundliche Benefit-Portale wird die Nutzung noch einfacher. Diese Portale ermöglichen es Arbeitgebern nicht nur, die Benefitkarten einfach einzusehen und zu verwalten, sondern bieten auch Mitarbeitern die Möglichkeit, ihr Guthaben bequem zu kontrollieren.

Für beide Seiten, Arbeitnehmer und Arbeitgeber, bietet das Steuerrecht dabei Flexibilität: In einem Monat kann sich der Angestellte entscheiden, die (physische oder virtuelle) Benefit-Karte aufzuladen; im nächsten Monat kann er sich stattdessen für die Aufladung eines Online-Gutscheins entscheiden.

Benefitkarten als steuerfreie Lösung

Der rechtliche Rahmen wird durch § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG definiert. Dieser erlaubte früher Sachbezüge bis zu 44 Euro und nun bis zu 50 Euro monatlich steuer- und abgabenfrei für Arbeitnehmer. Eine beliebte Lösung hierfür ist die Benefit-Karte. Da der steuerfreie Sachbezug nicht in bar ausgezahlt werden darf, hat sich die praktische Bezahlkarte aus Plastik für die Geldbörse etabliert.

Freigrenze in Höhe von 50 Euro bei Benefit-Karten

Die 50 Euro gelten als Freigrenze. Das bedeutet: Bereits bei einer Überschreitung um einen Cent wird der gesamte Betrag steuerpflichtig. Diese Freigrenze darf nicht mit einem Freibetrag verwechselt werden, wie er etwa bei Betriebsfeiern oder Mitarbeiterrabatten gilt. Bei Personalrabatten ist beispielsweise nur der Betrag steuerpflichtig, welcher die Freibetragsgrenze von aktuell 1.080 Euro übersteigt.

Seit 2022 gelten zusätzlich folgende Regelungen gemäß dem Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG):

Begrenztes Netzwerk

Die Benefit-Karte fungiert gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 10a als regionale City Card und kann innerhalb eines festgelegten Postleitzahlgebiets bei Akzeptanzpartnern wie Einzelhandelsketten, Drogerien oder Restaurants genutzt werden. Das Guthaben muss nicht sofort verbraucht werden, und der Mitarbeiter kann theoretisch bis zu 600 Euro jährlich ansparen.

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Benefit-Karte als regionale City Card

Da eine Sachbezugskarte nach gegenwärtiger Regelung nur in regional definierten Bereichen eingesetzt werden darf, bietet die Einführung einer Benefit-Karte auch Vorteile für lokale Gewerbe.

Bekanntlich sind es gerade die Innenstädte, die in Zeiten des florierenden Online-Handels unter Leerstand und geringer werdender Laufkundschaft leiden. Lösungen wie die Edenred City Card binden Mitarbeiter damit an den lokalen Handel.

Begrenzte Produktpalette

Alternativ greift § 2 Abs. 1 Nr. 10b, der Mitarbeitern die zusätzliche Möglichkeit bietet, online einzukaufen. Konkret können sich Arbeitnehmer im Voraus eines Monats für Gutscheinkarten aus einer bestimmten Produktkategorie entscheiden, z. B.:

• Mode & Schmuck
• Kosmetik & Parfümerie
• Möbel & Einrichtung
• Bücher & Zeitschriften
• Mode
• Tierbedarf
• Warenhaus
• Feinkost & Spezialitäten
• Sporthändler & Sportartikelanbieter
• Baumarkt
• Multimedia & Technik
• ...

Auch hier gilt: Die Arbeitnehmer können dabei die Gutscheine gleich einlösen oder über Monate – etwa für eine größere Anschaffung – ansparen.

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Was Arbeitgeber bei Benefit-Karten für Mitarbeiter noch beachten müssen

• Nachträgliche Kostenerstattung von eingereichten Quittungen ist nicht erlaubt.
• Zuflussprinzip. Die Bereitstellung von höchstens 50 Euro muss monatlich erfolgen, d.h. die Benefit-Karte darf nicht jährlich (also mit bis zu 600 Euro) oder etwa halbjährlich mit 300 Euro aufgeladen werden.
• Dokumentationspflicht. Die gewährten Sachbezüge müssen auf der Gehaltsabrechnung aufgeführt werden.

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Vorteile beider Welten – Edenred Benefits

Edenred bietet mit Edenred Benefits eine einfache und rechtskonforme Lösung zur Einführung und Verwaltung von Mitarbeitervorteilen. Über das Benefit-Portal können Arbeitnehmer flexibel entscheiden, ob sie die Edenred Benefit-Karte im stationären Handel bei regionalen Akzeptanzpartnern nutzen oder Online-Gutscheinkarten für eine bestimmte Produktkategorie als Sachbezug wählen möchten.

Mit Edenred Benefits werden Mitarbeitervorteile in einem benutzerfreundlichen System gebündelt. Arbeitnehmer können ihr monatliches Budget flexibel für die Benefit-Karte oder für Gutscheinkarten in Bereichen wie Mode, Möbel, Kosmetik und mehr verwenden.

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Benefit-Karten lohnen sich nicht nur für Mitarbeiter

Benefit-Karten sind ein Beispiel für geldwerte Vorteile. Als solche sind sie bei vielen Firmen und Unternehmen aus dem Strauß an Mitarbeiterbenefits nicht mehr wegzudenken. Die Gründe sind vielfältig und erschöpfen sich bei weitem nicht in der Verringerung der Lohnnebenkosten.

Vorteile von Guthabenkarten für Mitarbeiter:

• Steuerfreiheit: Sachbezüge bis zur gesetzlichen Freigrenze (2025: 50 € pro Monat) bleiben steuer- und sozialabgabenfrei.
• Flexibilität: Möglichkeit, die Karte in einem breiten Netzwerk von Akzeptanzpartnern (lokal und online) einzusetzen.
• Attraktive Zusatzleistungen: Gutscheine für beliebte Kategorien wie Mode, Lebensmittel, Kosmetik, Technik, Möbel etc.
• Finanzielle Entlastung: Direkte Entlastung bei alltäglichen Ausgaben und Zugang zu unterschiedlichen Vorteilen.
• Regelmäßige Wertschätzung: Monatliche Aufladung vermittelt Anerkennung und Wertschätzung des Arbeitgebers.
• Einfache Handhabung: Intuitive Nutzung wie eine Prepaid-Karte; keine komplizierten Verfahren.
• Motivation und Bindung: Erhöht die Zufriedenheit und Bindung an den Arbeitgeber durch praktische und steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse.

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Für Arbeitgeber:

• Steuerliche Vorteile: Sachbezüge bis zur Freigrenze sind frei von Lohnsteuer und Sozialabgaben (nach § 8 Abs. 1 EStG).
• Gehaltserhöhung. Im Rahmen einer Gehaltsverhandlung können Arbeitgeber Mitarbeitern eine steuerfreie Lohnerhöhung über Benefit-Karten vorschlagen.
• Mitarbeitermotivation: Fördert die Motivation und langfristige Bindung der Mitarbeiter durch regelmäßige Wertschätzung.
• Stärkung des Employer Brandings: Attraktive Mitarbeitervorteile machen das Unternehmen für bestehende und potenzielle Mitarbeiter attraktiver.
• Einfaches Management: Digitalisierung erleichtert Verwaltung und Anpassung der Leistungen über ein zentrales Portal.
• Flexibler Einsatz: Arbeitnehmer können den Benefit individuell an ihre Bedürfnisse anpassen (z. B. für Einkäufe oder Gutscheine).
• Rechtskonformität: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bei steuerfreien Sachlöhnen durch standardisierte Lösungen.
• Kosteneffizienz: Geringe Zusatzkosten im Vergleich zu klassischen Gehaltserhöhungen (keine Zusatzbelastung durch Steuern oder Sozialabgaben).
• Vielfalt der Leistungen: Arbeitgeber können ein vielfältiges und attraktives Angebot bereitstellen, ohne komplizierte Benefit-Systeme aufzubauen.
• Mitarbeiterbindung: Regelmäßige Sachbezüge steigern das Zugehörigkeitsgefühl und reduzieren Fluktuation. Benefit-Karten sind damit ein Baustein für ein erfolgreiches Retention Management.  

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Einführung und Umsetzung von Benefit-Karten

Die Einführung und Umsetzung von Benefit- und Gutscheinkarten ist grundsätzlich einfach – die Schlüsselbegriffe lauten Automatisierung und Digitalisierung. Dennoch sollten Entscheider auf Geschäftsführungs- und HR-Ebene genau prüfen, welche Lösung am besten zum Unternehmen passt.

In Kleinstunternehmen lässt sich manuelles Handling von Sachbezügen oft noch gut bewältigen. In kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) sollten Verantwortliche jedoch den Aspekt der Prozessorientierung nicht unterschätzen. Während bei KMU vor allem Professionalisierung und schlanke Prozesse gestärkt werden müssen, gilt es bei Großunternehmen, neue Sachbezugslösungen möglichst reibungslos und risikofrei in ein komplexes Gefüge aus Policies, Betriebsratsregelungen und bestehenden Prozessen zu integrieren.

Sie sind Geschäftsführer oder HR-Verantwortlicher in einem KMU?

KMU stehen häufig vor der Herausforderung, mit den Gehältern großer Konzerne nicht mithalten zu können. Umso wichtiger sind attraktive Mitarbeiterbenefits. Neben immateriellen Vorteilen wie familiärer Atmosphäre und flexiblen Arbeitszeiten bieten Mittelständler oft Extras wie Dienstrad-Leasing, Fitnessmitgliedschaften oder den klassischen Obstkorb.

Ein zentrales Problem in HR und Payroll von KMU ist jedoch der hohe Verwaltungsaufwand: Excel-Listen müssen gepflegt, Belege eingereicht und manuell verbucht werden. Vielen Entscheidern sind die Chancen moderner Benefit-Lösungen – steuerliche Vorteile, digitale Verwaltung und echte Flexibilität – noch nicht vollständig bewusst.

Moderne Benefit-Management-Systeme verbinden die steuerfreien Regelungen des § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG mit den Anforderungen des HR-Alltags. Genau deshalb eignen sich Benefit-Karten hervorragend für Mittelständler. Sie lassen sich als Kern einer Benefit-Strategie etablieren: kosteneffizient, steuerfrei und mit schlanker Verwaltung. Um diesen Kern können weitere Leistungen gruppiert werden – etwa Dienstwagen, anlassbezogene Geschenke, Yoga-Angebote oder Essensgutscheine.

Sie sind HR-Verantwortlicher in einem Großunternehmen oder Konzern (ab ca. 1.000 Mitarbeitern)?

In Großunternehmen und Konzernen ist die Komplexität beim Thema Benefits deutlich höher. HR und Payroll müssen bei Tausenden Mitarbeitern eine reibungslose Einhaltung steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Vorgaben sowie eine saubere Integration in die Lohnabrechnung sicherstellen.

Neue Benefits scheitern oder verzögern sich häufig an langwierigen Abstimmungsprozessen mit Betriebsrat, Compliance, interner Kommunikation oder IT. Viele klassische Angebote (z. B. bezuschusste Fitnessstudio-Mitgliedschaften) werden nur mäßig genutzt, weil die Einlösung zu kompliziert ist.

Benefit- und Gutscheinkarten bieten hier einen attraktiven „kleinsten gemeinsamen Nenner“. Sie ermöglichen in heterogenen Belegschaften hohe Flexibilität durch ein breites Netz an Akzeptanzpartnern – vor Ort und online. Über moderne Benefit-Systeme lässt sich die Lösung weitgehend automatisiert und mit minimalem Aufwand in bestehende Payroll-Prozesse einbinden.

Chancen durch Nettolohnoptimierung

Wie gezeigt: Sachzuwendungen an Arbeitnehmer sind grundsätzlich steuerpflichtig – es sei denn, sie liegen innerhalb der monatlichen Freigrenze von 50 Euro pro Mitarbeiter. Damit sind Benefit-Karten wie die Edenred City Card eine attraktive Alternative zur Gehaltserhöhung. Möchten Sie einem Mitarbeiter ein Netto-Gehaltsplus von 600 Euro pro Jahr gewähren, sparen Sie mit der Edenred City Card deutlich an Lohnnebenkosten:

Berechnungsgrundlage: 2024 | 4.000 EUR brutto | StKl. I | ohne Kinder | ZB 1,7 % | KiSt 8% | gesetzl. versichert; Lizenzgebühr: Beispielrechnung

Zusätzlich zur 50-Euro-Freigrenze für Sachbezüge bieten auch die 60-Euro-Freigrenzen für sogenannte Aufmerksamkeiten interessante Möglichkeiten zur Nettolohnoptimierung. Im Unternehmensalltag wird hierbei häufig von ‚steuerfreien Geschenken für Mitarbeiter‘ gesprochen.

Aus steuerrechtlicher Sicht ist diese Bezeichnung jedoch nicht ganz korrekt: Das Einkommensteuergesetz spricht erst dann von ‚Geschenken‘, wenn die 60-Euro-Freigrenze überschritten wird und das Präsent damit steuerpflichtig wird. Innerhalb der Freigrenze handelt es sich steuerrechtlich um ‚Aufmerksamkeiten‘, die Arbeitnehmern steuerfrei gewährt werden können.

Typische Anlässe für steuerfreie Aufmerksamkeiten sind Geburtstage, Hochzeiten, die Geburt eines Kindes oder Firmenjubiläen. Grundsätzlich erlaubt das Steuerrecht, die Freigrenzen zu kombinieren: Zu den 600 Euro jährlich steuerfreien Sachbezügen können zusätzlich bis zu 180 Euro im Rahmen von Aufmerksamkeiten hinzukommen, also insgesamt bis zu 780 Euro pro Jahr.

Eine Benefit-Karte für Mitarbeiter bietet Unternehmen eine attraktive, steuerfreie Möglichkeit, die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung zu stärken. Mit Edenred Benefits wird die Nutzung besonders vielseitig: Arbeitnehmer können ihre Sachbezüge flexibel verwalten und zwischen regionalen Partnern oder Online-Gutscheinen wählen – eine moderne Lösung mit finanziellen Vorteilen für beide Seiten.

Interessiert? Dann kontaktieren Sie uns gerne. Edenred – der Marktführer für steuerfreie Benefitkarten für Mitarbeiter!

Die genannten Regelungen ersetzen keine individuelle steuerliche Beratung. Es gelten stets die Voraussetzungen nach EStG und LStR.