Sachlohn statt Barlohn? Diese Möglichkeiten haben Arbeitgeber

Damit Mitarbeiter für ihre Arbeitsleistung entlohnt werden und ihren Lebensunterhalt bestreiten können, erhalten sie Löhne, Gehälter sowie oft leistungsbezogene Prämien und Boni. Diese werden direkt auf das Konto überwiesen oder wurden in früheren Zeiten auch bar ausgezahlt (sogenannte „Lohntüte“ oder „Gehaltstüte“).

Definition Sachlöhne

Bei Sachlöhnen handelt es sich um nicht-monetäre, geldwerte Vorteile, von denen ein Arbeitnehmer zusätzlich zum vertraglich vereinbarten Gehalt profitiert. Typische Möglichkeiten, einen Sachlohn zu gewähren, sind:

• Firmenwagen
• Sachbezugskarten
• Gutscheinkarten
• Verpflegungszuschüsse
• Dienstwohnungen
• betriebliche Altersvorsorge
• Mitgliedschaften in Fitnessstudios
• betriebliche Krankenversicherung

Sachlöhnen kommt in der Unternehmensführung eine zunehmend wichtige Bedeutung zu. Arbeitgeber positionieren sich durch solche oftmals steuerfreien Zuschüsse als attraktive Arbeitgeber. Sachlöhne sind häufig Teil der Mitarbeiterbenefits und stärken die Bindung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Arbeitgeberseitig bieten steuerfreie Sachzuwendungen die Möglichkeit, Lohnnebenkosten zu sparen.

Rechtsgrundlage von Sachlöhnen

Steuerrechtlich ist es zunächst gleichgültig, ob ein Teil des Gehalts als Sachlohn gewährt oder als Barlohn ausgezahlt wird. Grundsätzlich besteht auch bei der Gewährung von Sachbezügen eine Steuerpflicht. Das Steuerrecht gewährt jedoch mit § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG eine Freigrenze in Höhe von 50 Euro. Das bedeutet: Bieten Sie Arbeitnehmern einen Sachlohn zusätzlich zum regulären Gehalt, so ist dieser steuer- und abgabenfrei.

Überschreiten Sie den Betrag von 50 Euro nur um einen Cent, gilt der Sachlohn als Teil des monatlichen Gehalts und unterliegt in vollem Umfang der Besteuerung. Verbreitet ist nach wie vor die Annahme, dass sich die Freigrenze auf 44 Euro beläuft; der Gesetzgeber hat diese jedoch bereits zum 01. Januar 2022 auf 50 Euro angehoben.

Wie gezeigt, können Sie als Arbeitgeber Ihren Angestellten über einen Sachlohn ein steuerfreies Gehaltsextra zukommen lassen. Die Möglichkeiten steuerfreier Zuschüsse sind in § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG geregelt. Bewährt und beliebt sind Gutscheine und Sachbezugskarten, über die Mitarbeiter zusätzlich zum regulären Gehalt incentiviert werden.

Zusätzlich zur 50-Euro-Freigrenze sind bei Gutscheinen und Sachlohnkarten seit dem 01.01.2022 gewisse Spielregeln zu beachten. Arbeitnehmer dürfen Gutscheine und Sachbezugskarten entweder bei einem definierten Kreis von Akzeptanzstellen oder für eine bestimmte Waren- oder Dienstleistungspalette einlösen.

Begrenzter Kreis von Akzeptanzstellen

In diesem Fall können Arbeitnehmer die Prepaid-Karte bei bestimmten Handels- oder Restaurantketten in einem vom Mitarbeiter vorab definierten Einsatzgebiet nutzen, üblicherweise im erweiterten Postleitzahl-Gebiet des Wohnortes. Was sich abstrakt anhört, bietet zahlreiche praktische Vorteile. Mitarbeiter können in bekannten Restaurantketten zu Mittag speisen oder abends essen gehen. Zudem können Angestellte in Drogerien, Metzgereien und Supermärkten Lebensmittel, Produkte und Utensilien des täglichen Bedarfs einkaufen.

Gerade in Zeiten von Inflation und Kaufkraftverlusten bieten diese Formen von Sachlöhnen definitive Vorteile, da sie als Extraguthaben psychologisch wirken und sich die Käufe im Einzelhandel nicht als Minus auf dem Kontoauszug bemerkbar machen.

Begrenzte Produkt- oder Dienstleistungskette

Entscheiden sich Mitarbeiter für die erste Lösung, so steht Ihnen im Grunde eine Art Regionalkarte zur Verfügung, mit der sie in einem bestimmten Einsatzgebiet im stationären Handel einkaufen können. Demgegenüber bietet der Gesetzgeber mit der Option auf eine begrenzte Dienstleistungs- und Produktpalette die Vorteile überregionaler Einsatzmöglichkeiten und digitaler Onlinekäufe. Möglich sind dann (Online-)Käufe in:

• Möbelhandel
• Juweliere
• Drogerien
• Modehandel
• Buchhandel
• Parfümerie
• Baumarkt
• Optiker
• Sporthandel
• Elektronikhändler
• ...

Beide Optionen – die regional gültige Sachbezugskarte oder der überregional gültige (Online-)Gutschein – bieten den Mitarbeitern einen weiteren Vorteil. So müssen die Arbeitnehmer die Guthaben auf der Prepaidkarte nicht sofort ausgeben oder die Gutscheine einlösen, sondern können diese für größere Anschaffungen – etwa für den Möbelkauf – ansparen. Da über die 50-Euro-Freigrenze pro Jahr bis zu 600 Euro angespart werden können, ergibt sich entsprechend ein großer Spielraum für Einkäufe.

Zuflussprinzip

Umgekehrt ist es für Sie als Arbeitgeber nicht möglich, die Sachbezugsbeträge über Monate „anzusparen“ und dem Mitarbeiter beispielsweise einmal oder zweimal im Jahr zu gewähren. Der Hintergrund: Bei steuerfreien Sachbezügen gilt das Zuflussprinzip, d. h. als Gehaltsextra muss der Sachlohn auch in dem Monat gewährt werden, in welchem Sie als Arbeitgeber Ihrem Arbeitnehmer das Gehalt schulden.

Entsprechend muss die Sachzuwendung auch als solcher auf der Gehaltsabrechnung aufgeführt werden. Das bedeutet auch: Sollten Sie die Freigrenze für Ihren Angestellten in einem Monat nicht voll ausschöpfen, kann der „Restbetrag“ nicht auf einen anderen Monat übertragen werden.

Brutto-Wert beachten

Bei der buchhalterischen Erfassung von Sachlöhnen ist zu beachten, dass stets der Brutto-Wert der Sachzuwendung berücksichtigt werden muss. Beträgt beispielsweise der Netto-Wert eines Buches, das Sie einem Mitarbeiter als geldwerten Vorteil gewähren, 48 Euro, so müssen Sie in jedem Fall den Brutto-Wert des Buches in Höhe von 57,12 Euro buchhalterisch erfassen (48 Euro + Umsatzsteuer 19 % = 57,12 Euro). Für dieses Beispiel gilt entsprechend, dass die 50-Euro-Freigrenze überschritten wurde, wodurch der Buchwert als Teil der zu versteuernden Einkünfte gilt.

Pauschale Versteuerung nach § 37b EStG

Übersteigen Sie mit dem Sachlohn die 50-Euro-Freigrenze, so haben Sie die Möglichkeit, die steuerpflichtigen Beträge bis zu einem Wert von 10.000 Euro entsprechend § 37b EStG pauschal mit 30 Prozent zu versteuern. Diese Möglichkeit besteht nicht nur bei der Überschreitung der 50-Euro-Freigrenze bei Sachbezügen, sondern auch bei Mitarbeitergeschenken (sog. Aufmerksamkeiten), wo die Freigrenze bei 60 Euro liegt.

Sachlohn als Alternative zu einer Gehaltserhöhung

Ein Netto-Plus von 50 Euro – und das steuer- und abgabenfrei. Beachtet man die steuerlichen Spielregeln von Zuflussprinzip und Freigrenze, so bietet § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG auch die Perspektive, Sachlöhne steuerfrei als Alternative zu einer Gehaltserhöhung zu gewähren.

Mitarbeitern bleibt die Enttäuschung erspart, dass sich aus dem verhandelten Brutto-Plus oftmals deutlich weniger Netto übrig bleibt. Sie als Arbeitgeber können durch Gutschein- oder Sachbezugskarten deutlich an Lohnnebenkosten sparen, wie unser Beispiel zeigt:

Die Grafik erläutert Arbeitgebern und Arbeitnehmern an einem Beispiel die Gesamtkosten, die entstehen, wenn man das Netto-Gehalt eines Arbeitnehmers um 600 Euro pro Jahr erhöhen möchte. Um einem Mitarbeiter ein Netto-Plus in Höhe von 600 Euro pro Jahr zu gewähren, müsste der Arbeitgeber im Laufe eines Jahres 1.380 Euro mehr an Bruttogehalt zahlen. Über den steuerfreien Sachbezug können 600 Euro steuer- und sozialabgabenfrei gewährt werden. Zusätzlich fällt in einem Jahr eine Lizenzgebühr in Höhe von 36 Euro an. Im Vergleich zu einer regulären Gehaltserhöhung sparen Arbeitgeber deutlich an Lohnnebenkosten: nämlich 1.380 Euro - 636 Euro = 744 Euro pro Jahr und Mitarbeiter.

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Benefit-Portal von Edenred

Edenred bietet mit seinem Benefit-Portal die Möglichkeit, Gutschein- und Guthabenkarten steuerfrei als Sachbezüge nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG oder als Geschenke nach R. 19.6, Abs. 1 LStR (siehe unten) einfach und intuitiv zu verwalten.

Dem Portal kommt dabei eine übersichtliche und klare Schnittstellenfunktion zwischen HR und Mitarbeitern zu.

Die Bedienung der Plattform sowie die Verwaltung und Auswahl von Mitarbeitervorteilen laufen für beide Seiten spielend einfach – webbasiert und über eine App.

Alles zum Edenred Benefit Portal

Sachzuwendungen mit anderen Benefits kombinieren

Steuerfreie Geschenke und Sachlöhne

Über die Sachbezugsfreigrenze hinaus können sie auch steuerfreie Geschenke an Mitarbeiter – im Steuerrecht ist hier von „Aufmerksamkeiten“ die Rede – mit einer bKV, einer Mitgliedschaft im Fitnessstudio oder Gutscheinkarten kombinieren. Die Freigrenze für steuerfreie Geschenke beläuft sich auf 60 Euro. Wichtig ist hier, dass sie diese steuerfreien Aufmerksamkeiten nach R. 19.6, Abs. 1 LStR nur zu bestimmten persönlichen Anlässen verschenken dürfen. Zu nennen sind hier der Geburtstag, die Hochzeit oder auch die Beförderung. Da mehrere solcher Anlässe in einen Monat fallen können, ist es möglich, dem Mitarbeiter zum monatlichen 50-Euro-Sachbezug auch zwei Gutscheine à 60 Euro steuerfrei zukommen zu lassen.

Weitere steuerfreie und steuerbegünstigte Mitarbeitervorteile

Neben Sachbezügen und Aufmerksamkeiten bietet das Steuerrecht zahlreiche weitere Möglichkeiten, Mitarbeitervorteile steuerfrei oder steuerbegünstigt zu gewähren. Zu nennen sind u. a. folgende steuerrechtliche Instrumente:

• Steuerfreie Jobtickets nach § 3 Nr. 15 EStG
• Verpflegungszuschüsse nach R 8.1 Absatz 7
• Betriebliche Altersvorsorge nach § 3 Nr. 63 EStG
• Gesundheitsfördernde Maßnahmen nach § 3 Nr. 34 EStG
• Steuerfreie Nutzung eines Dienstfahrrads gemäß § 3 Nr. 37 EstG

Fazit zum Sachlohn

Nur Bares gilt als Wahres. Trotzdem kommen Unternehmen nicht umhin, sich auch über steuerfreie Sachlöhne als attraktive Arbeitgeber am Markt zu positionieren. Nach innen stärken diese das Band zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer und eignen sich dadurch als Baustein für das Retention Management.

Zudem erhöhen sie die Kaufkraft und sind daher auch gut als Inflationsprämie geeignet. Arbeitgeber können Sachzuwendungen als Alternative zur Gehaltserhöhung ins Spiel bringen und so Lohnnebenkosten sparen. Zudem bieten sich innerhalb des Steuerrechts neben dem Sachlohn weitere Möglichkeiten, Mitarbeiter steuerfrei und steuerbegünstigt über Arbeitgeberleistungen zu binden.

Noch Fragen? Lassen Sie sich von uns kostenfrei und unverbindlich beraten, wie Sie für Ihre Mitarbeiter diesen Bonus mit den Lösungen von Edenred anbieten können.