Gehaltsverhandlung – Tipps und Argumente für Arbeitgeber

Die Gehaltsverhandlung gehört zu den sensibelsten, anspruchsvollsten und zugleich wichtigsten Kommunikationssituationen im Berufsalltag von Führungskräften, Geschäftsführern und HR-Verantwortlichen. Wer als Arbeitgeber professionell Gehalt verhandeln möchte, muss mehrere Aspekte beachten. Die wirtschaftliche Verantwortung steht natürlich weit oben; aber auch folgende Aspekte, welche gute Führungsarbeit gelingen lassen:

• Motivation
• Leistungsbereitschaft
• Mitarbeiterbindung
• Unternehmenskultur

Eine gut geführte Verhandlung stärkt das Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, fördert die Leistungsbereitschaft und sorgt für langfristige Loyalität. Ein schlecht geführtes Gehaltsgespräch kann hingegen folgende Erscheinungen zur Folge haben:

• Frustration
• innere Kündigung
• Verlust wertvoller Leistungsträger

In Zeiten von Fachkräftemangel, steigender Inflation, zunehmender Transparenz durch Gehaltsportale sowie wachsender Wechselbereitschaft vieler Arbeitnehmer ist das Thema Gehalt wichtiger denn je. Mitarbeiter vergleichen ihre Vergütung heute nicht mehr nur im Bekanntenkreis, sondern weltweit über Plattformen wie Kununu, Glassdoor oder StepStone. Dadurch steigen die Erwartungen – und damit auch die Anforderungen an Arbeitgeber, überzeugende Argumente vorzubringen.

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Eine moderne Gehaltsverhandlung ist längst weitaus mehr als ein Gespräch über Zahlen. Neben der klassischen Lohnerhöhung pro Jahr spielen heute weitere Mitarbeiterbenefits eine entscheidende Rolle – auch als Alternativen zur Gehaltserhöhung:

• Work-Life-Balance
• Home Office
• flexible Arbeitszeiten
• Personalentwicklungsmaßnahmen
• Sinnhaftigkeit der Tätigkeit
• Sicherheit des Arbeitsplatzes

Arbeitgeber müssen daher lernen, Verhandlungen zu führen, die sowohl wirtschaftlich vernünftig als auch menschlich wertschätzend sind.

Dieser umfassende Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie als Arbeitgeber oder Führungskraft professionell Gehalt verhandeln, typische Fehler vermeiden, faire Lösungen finden und dabei sowohl unternehmerische als auch mitarbeiterbezogene Ziele berücksichtigen.

Arten und Typen von Gehaltsverhandlungen

• Gehaltsgespräche laufen unterschiedlich ab, sodass die Erstellung eines allgemeingültigen Leitfadens kaum möglich ist.
• Je nach Lebensphase, Karrierestufe und Unternehmenssituation unterscheiden sich diese Aspekte erheblich:
  • Motivation
  • Erwartungshaltung
  • Verhandlungsspielraum
  • Gesprächsdynamik

Arbeitgeber, die diese Unterschiede kennen, können Gehaltsgespräche gezielt vorbereiten und deutlich erfolgreicher führen.

Grundsätzlich lassen sich mehrere typische Formen der Gehaltsverhandlung unterscheiden:

• im Vorstellungsgespräch
• bei bestehenden Beschäftigungsverhältnissen
• nach Abschluss einer Ausbildung
• bei Beförderungen oder Rollenwechseln
• Gehaltsanpassungen aufgrund von Tarifverträgen oder Inflation

Jede dieser Varianten erfordert eine andere Strategie, eine andere Gesprächsführung und letztlich auch andere Entscheidungen.

Gehaltsverhandlung im Vorstellungsgespräch

• Die erste Verhandlung eines potenziellen Gehalts findet fast immer im Vorstellungsgespräch statt – und sie ist die vielleicht wichtigste überhaupt.
• Hier wird das Fundament für die gesamte spätere Gehaltsentwicklung gelegt.
  • Ein zu niedriges Einstiegsgehalt führt häufig frühzeitig zu Frustration und Wechselgedanken.
  • Ein zu hohes Gehalt kann interne Ungerechtigkeiten verursachen und die Wirtschaftlichkeit der Position gefährden.

Es gilt somit, eine perfekte Balance zu finden!

Für Arbeitgeber ist diese Form des Gehaltsgesprächs heutzutage besonders anspruchsvoll, da sie unter starkem Wettbewerbsdruck stattfindet.

Gute Fachkräfte haben oft mehrere Angebote vorliegen und vergleichen dabei nicht nur das Gehalt, sondern das Gesamtpaket an Incentives sowie Entwicklungsmöglichkeiten.

Zu den wichtigsten Faktoren bei der Gehaltsfindung im Bewerbungsgespräch zählen:

• Ausbildung und Qualifikationen
• Berufserfahrung und bisherige Positionen
• Spezialisierungen
• Führungsverantwortung
• regionale Arbeitsmarktlage
• Branche und Unternehmensgröße
• Knappheit der Qualifikation

Ein professionell geführtes Gehaltsgespräch im Bewerbungsprozess zeichnet sich durch klare Strukturierung, Transparenz und Wertschätzung aus. Moderne Arbeitgeber sprechen offen über die verschiedenen Faktoren, die das Gehalt beeinflussen:

• Gehaltsbandbreiten
• Entwicklungsmöglichkeiten
• variable Vergütungsbestandteile
• Zusatzleistungen
• Aufstiegsperspektiven

Gerade in diesem Stadium ist es wichtig, Argumente nicht defensiv, sondern aktiv und selbstbewusst zu platzieren und auf nicht-monetäre Benefits hinzuweisen, die der Bewerber mit Sicherheit ebenfalls bei seiner Entscheidung einbezieht. Arbeitsplatzsicherheit, Entwicklungsperspektiven, Unternehmenskultur, Innovationskraft oder flexible Arbeitsmodelle sind starke Alternativen zum reinen Fixgehalt. 

Gehaltserhöhung bei Beschäftigten

Das klassische Gehaltsgespräch mit bestehenden Mitarbeitern ist emotional besonders aufgeladen. Für viele Beschäftigte ist die Gehaltserhöhung pro Jahr gleichbedeutend mit persönlicher Wertschätzung. Eine Ablehnung wird daher nicht selten als fehlende Anerkennung interpretiert – selbst wenn objektive Gründe dagegensprechen. In diesem Fall ist eine nachvollziehbare Begründung wichtig, um den Arbeitnehmer weiterhin an das Unternehmen zu binden.

Typische Anlässe für diese Art von Gehaltsgespräch sind:

• jährliche Mitarbeitergespräche
• erfolgreich abgeschlossene Großprojekte
• Übernahme zusätzlicher Aufgaben
• außergewöhnliche Leistung
• gestiegene Verantwortung
• Inflation und Lebenshaltungskosten

Als Arbeitgeber müssen Sie hier besonders sorgfältig abwägen zwischen individueller Leistung, interner Fairness und wirtschaftlicher Realität. Eine dauerhafte Erhöhung der Personalkosten wirkt sich langfristig massiv auf die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens aus. Genau deshalb ist es so wichtig, jede Verhandlung über das Gehalt strukturiert, faktenbasiert und transparent zu führen und im Gesamtkontext zu sehen.

Mehr Gehalt nach der Ausbildung

Der Übergang von der Ausbildung ins Berufsleben ist für viele junge Menschen der erste bewusste Kontakt mit einer Verhandlung über die Vergütung und damit ein Meilenstein im Leben. Die erste feste Vergütung beeinflusst nicht nur den Lebensstandard, sondern auch die emotionale Bindung und Loyalität zum Arbeitgeber.

Viele junge Fachkräfte haben sehr hohe Erwartungen – häufig geprägt durch Social Media, Vergleichsplattformen und Erzählungen im Freundeskreis. Arbeitgeber sollten hier besonders klar kommunizieren und den Berufseinsteigern einen Überblick über eine realistische Gehaltsentwicklung geben. Zu den relevanten Aspekten zählen insbesondere:

• Einstiegsgehälter
• Gehaltsstufen
• Entwicklungsperspektiven
• Zeitrahmen für erste Anpassungen

Eine transparente Kommunikation schafft Vertrauen und reduziert spätere Konflikte im Gehaltsgespräch erheblich.

Typische Tipps für die Gehaltserhöhung für Arbeitnehmer

Sie müssen als Arbeitgeber damit rechnen, dass sich Arbeitnehmer heute akribisch auf jede Gehaltsverhandlung vorbereiten und dabei auch strategisch vorgehen.

Typische Verhandlungstipps, die Arbeitnehmer nutzen, sind:

• systematische Dokumentation der eigenen Leistungen
• Vergleich mit Gehältern auf dem Arbeitsmarkt
• Nennung von Umsatz- oder Erfolgszahlen
• Hinweis auf gestiegene Verantwortung
• Argumentation mit wachsender Arbeitsbelastung
• strategisches Setzen hoher Einstiegsforderungen
• Nutzung externer Jobangebote als Druckmittel

Für Arbeitgeber ist es wichtig, diese Strategien zu kennen. Wer versteht, wie Mitarbeiter Gehälter verhandeln, kann sich besser vorbereiten und souverän reagieren, ohne das Vertrauensverhältnis zum Mitarbeiter nachhaltig zu beschädigen.

Unzureichende Argumente von Arbeitnehmern

Nicht jedes Argument ist stark und das sollten Sie berücksichtigen, um unverhältnismäßig hohen Forderungen zu begegnen. Zu den häufigsten schwachen Begründungen gehören:

• „Alles ist teurer geworden.“
• „Ich bin schon lange hier.“
• „Andere verdienen mehr.“
• „Ich brauche finanziell mehr Luft.“

Diese Argumente sind aus Sicht des Arbeitnehmers individuell verständlich, liefern aber keinen objektiven Leistungsnachweis. Als Führungskraft sollten Sie diese Aussagen dennoch respektvoll aufnehmen, den Fokus aber konsequent auf messbare Leistung, Verantwortung und Mehrwert lenken.

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Wie viel Gehaltserhöhung ist realistisch?

Die Frage nach der realistischen Gehaltserhöhung pro Jahr gehört zu den häufigsten in jedem Gehaltsgespräch. Eine pauschale Antwort gibt es nicht – zu viele Faktoren spielen eine Rolle. Sie sollten jedes Gespräch individuell vorbereiten, um dem Arbeitnehmer zu signalisieren, dass sein Anliegen nicht einfach abgewiesen wird. Dennoch lassen sich in der Praxis Richtwerte ableiten, die zu einer gewissen Objektivierbarkeit beitragen.

Einflussfaktoren auf die Entwicklung der Gehälter sind unter anderem:

• allgemeine wirtschaftliche Lage des Unternehmens
• Ertragslage und Umsatzentwicklung
• Branchenvergleich
• Fachkräftesituation
• Inflation
• individuelle Leistung
• Verantwortung und Qualifikation

Folgende Orientierungswerte bilden typische Gehaltssteigerungen ab und lassen sich daher als Richtschnur für Gehaltsgespräche verwenden:

• 2 bis 4 %: Inflationsausgleich, solide Leistung
• 5 bis 7 %: gute bis sehr gute Leistung
• 8 bis 12 %: Top-Performer oder Schlüsselposition
• 15 bis 25 %: Beförderung oder Rollenwechsel

Wichtig: Eine dauerhaft überdurchschnittliche Gehaltserhöhung pro Jahr ohne entsprechende Leistungssteigerung ist langfristig nicht tragfähig und gefährdet im Extremfall die Existenz des Unternehmens. Arbeitgeber sollten daher immer die Gesamtentwicklung des Unternehmens im Blick behalten. Letztlich dient diese Sichtweise auch den Interessen der Arbeitnehmer an einem langfristig sicheren Beschäftigungsverhältnis.

Wie Sie sich als Führungskraft auf eine Gehaltsverhandlung vorbereiten?

Wer erfolgreich Gehaltsgespräche führen möchte, braucht eine solide Vorbereitung. Spontane Gespräche ohne Zahlen, Fakten und klare Zielsetzungen führen fast immer zu Unsicherheit und Unzufriedenheit auf beiden Seiten.

Vorabinformationen sammeln / Vorbereitung

Vor jeder Verhandlung sollten folgende Punkte klar und schriftlich fixiert sein:

• aktuelles Fixgehalt
• variable Vergütungsbestandteile (Home-Office-Zuschuss, Altersvorsorge etc.)
• Boni und Prämien
• geldwerte Vorteile (z. B. Firmenwagen zur Privatnutzung)
• Marktgehälter recherchieren anhand von Quellen wie StepStone, Glassdoor, Gehaltsspiegel von Kununu, Compensation Partner, eigene HR-Daten, Vergütungsstudien der Branche
• interne Vergleichswerte (Gehälter von Mitarbeitern, die vergleichbare Aufgaben erledigen oder Rollen im Team einnehmen (Bandbreiten, Median, Top-Performer))
• Budget und tarifliche Rahmenbedingungen klären (Welche Gehaltssteigerung ist grundsätzlich genehmigungsfähig – beispielsweise 8 % Gehaltserhöhung + 1.000 Euro Einmalzahlung + Weiterbildung)

Nur wer diese Daten kennt, kann souverän das Gehalt verhandeln und seinen Mitarbeitern das Gefühl vermitteln, dass deren Leistungen ganzheitlich wertgeschätzt und honoriert werden.

Gesprächsablauf festlegen

Ein strukturierter Ablauf des Gesprächs sorgt für Klarheit und verhindert ein Abdriften in unsachliche Argumentationen:

• Small-Talk und wertschätzender Einstieg in das Gespräch (z. B. Ich schätze Ihre Leistung, besonders die Bereitschaft…)
• Rückblick auf die Entwicklung der Leistung seit der letzten Gehaltssteigerung (möglichst mit Fakten und Leistungsdaten belegt)
• Gehaltswunsch des Mitarbeiters offen erfragen
• Einordnung der Forderung anhand von Fakten (z. B. interne Bandbreite der Gehälter)
• Darstellung der eigenen Position (Darlegung welche Spielräume in Bezug zum Budget und zu den Marktdaten vorhanden sind)
• Alternativen und Kompromisse (z. B. Firmenwagen, höherer Homeoffice-Anteil, Weiterbildungsangebote)
• Gemeinsam eine für beide Seiten akzeptable Lösung finden (Herstellung einer Win-win-Situation)
• Entscheidung und Dokumentation sowie Festlegung eines Follow-up-Termins

Objektive Kriterien

Objektive Kriterien für die Festlegung des Gehalts sorgen für Transparenz und steigern die Zufriedenheit der Belegschaft mit der Entlohnung. Auf diese Weise wird verhindert, dass die Mitarbeiter ihr Gehalt als willkürlich und potenziell ungerecht einschätzen. Zu den objektivierbaren Kriterien zählen insbesondere:

• Zielerreichung (Soll-Ist-Vergleich der Leistung anhand von Belegen)
• Quantitative Ziele (Umsatz, Anzahl bearbeiteter Tickets, Qualitätsdaten, Fehlzeiten)
• Projektergebnisse (prozentuale Angabe über die Erreichung von Projektfortschritten)
• Qualitative Ziele (Initiative, Führungsverantwortung, Übernahme von Teamleitungsfunktionen, Beiträge zur Prozessoptimierung)
• Termintreue
• Kundenfeedback

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Subjektive Kriterien

Subjektive Kriterien sind in Zeiten demografischen Wandels ebenfalls wichtig und ergänzen die Bewertung, obgleich sich diese Kriterien wesentlich schwieriger beurteilen lassen.

• Engagement
• Loyalität
• Konfliktfähigkeit
• Teamverhalten
• Eigeninitiative

Tarifverträge

Tarifverträge bieten einerseits klare Strukturen, begrenzen aber andererseits den Spielraum für die Festlegung individueller Gehaltssteigerungen. Dennoch lassen sich über Zulagen, steuerfreie Prämien oder Sachleistungen zusätzliche Anreize schaffen, mit denen Leistungsbereitschaft, Engagement oder außergewöhnliche Ergebnisse honoriert werden.

Alternativen und Kompromisse für das Gehaltsgespräch

Nicht jede Verhandlung muss zwangsläufig in einer klassischen Gehaltserhöhung enden. Moderne Vergütungssysteme sind vielfältig und erlauben es Ihnen, Leistungsanreize auf andere Weise zu setzen.

Steuerfreie Sachbezüge

Bis 50 € können Sie monatlich steuerfrei pro Arbeitnehmer gewähren – ideal für Gutscheine, Tankkarten oder Sachleistungen. Über das Jahr verteilt sind das das immerhin bis zu 600 Euro. Wie viel Lohnnebenkosten Sie als Arbeitgeber sparen können, zeigt Ihnen unsere Beispiel-Grafik:

Die Grafik erläutert Arbeitgebern und Arbeitnehmern an einem Beispiel die Gesamtkosten, die entstehen, wenn man das Netto-Gehalt eines Arbeitnehmers um 600 Euro pro Jahr erhöhen möchte. Um einem Mitarbeiter ein Netto-Plus in Höhe von 600 Euro pro Jahr zu gewähren, müsste der Arbeitgeber im Laufe eines Jahres 1.380 Euro mehr an Bruttogehalt zahlen. Über den steuerfreien Sachbezug können 600 Euro steuer- und sozialabgabenfrei gewährt werden. Zusätzlich fällt in einem Jahr eine Lizenzgebühr in Höhe von 36 Euro an. Im Vergleich zu einer regulären Gehaltserhöhung sparen Arbeitgeber deutlich an Lohnnebenkosten: nämlich 1.380 Euro - 636 Euro = 744 Euro pro Jahr und Mitarbeiter.

Dienstrad-Leasing

Dabei handelt es sich um ein emotional attraktives Incentive, das sowohl steuerlich vorteilhaft als auch nachhaltig wirkt. Sie können das Dienstrad-Leasing als Bestandteil einer umweltfreundlichen Mobilitätsstrategie des Unternehmens kommunizieren.

Verpflegungszuschüsse

Diese Zuschüsse bieten Ihren Mitarbeitern einen effektiven Netto-Vorteil bei geringen Kosten für den Arbeitgeber.

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Weitere Alternativen zur Gehaltserhöhung

• Einmalzahlungen (Sign-on-Bonus im nächsten Jahr)
• höherer Bonusanteil oder garantierter Mindestbonus
• Gewährung zusätzlicher Urlaubstage
• Vergeben attraktiver Jobtitel (Senior → Principal etc.)
• Einräumen von Weiterbildungsbudgets oder Möglichkeiten zum Erwerb von Zertifikaten
• Einführung oder Erhöhung des Home-Office-Anteils
• Flexibilisierung der Arbeitszeit
• 4-Tage-Woche
• Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge (bAV) erhöhen
• Ausstattung des Home Office verbessern
• Anreize für umweltfreundliche Mobilität bieten (JobRad, Deutschland-Ticket etc.)

Typische Fehler von Führungskräften in Gehaltsgesprächen

Verhandlungen über höhere Gehälter sind nicht einfach und deshalb gilt es, einige typische Fehlerquellen zu beherzigen:

• unrealistische Zusagen vermeiden (niemals etwas versprechen, was man nicht halten kann – Glaubwürdigkeit und Vertrauen werden zerstört)
• Ausweichen und Abschieben der Verantwortung auf die Geschäftsführung (wer als Führungskraft Gehaltsgespräche führt, kann auch entscheiden, ansonsten wirkt man unglaubwürdig)
• Vergleiche mit Kollegen verstoßen einerseits gegen den Datenschutz und wirken andererseits extrem demotivierend
• fehlende Zahlenbasis untergräbt jede Verhandlungsstrategie
• emotionale Reaktionen (Fakten und Fairness sollten gelten)
• mangelnde Dokumentation (verhindern Sie, dass Missverständnisse aufgrund fehlender Dokumentation zu Konflikten führen).

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Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine Gehaltserhöhung?

Es gibt einige Anlässe, bei denen eine Gehaltserhöhung besonders passend ist und wahrscheinlich auch von Ihren Mitarbeitern eingefordert wird:

• Jahresgespräch
• Projekterfolge
• Beförderung und Übernahme von mehr Verantwortung
• Wachstum des Unternehmens (erzeugt bei den Mitarbeitern die Erwartung eines erweiterten finanziellen Spielraums)

Demgegenüber stehen schlechte Zeitpunkte, die meist mit wirtschaftlichen Schwierigkeiten des Unternehmens einhergehen:

• Krise
• Kurzarbeit
• Budget-Stopp

Fazit zur Gehaltsverhandlung

Wie bei allen Mitarbeitergesprächen gilt: Vorgesetzte und Geschäftsführer sollten niemals unvorbereitet in ein Gehaltsgespräch gehen. Schon im Vorfeld gilt es, wichtige Aspekte und Argumente abzuwägen. Gerade in Zeiten von Inflation und Fachkräftemangel spüren Arbeitgeber den Druck, gute Mitarbeiter langfristig zu binden. Gehaltserhöhungen sind eine Option von vielen, denn in Zeiten mangelnder Nachfrage oder großer Konkurrenz bieten sich auch Alternativen zur Lohnerhöhung an: mehr Urlaub, Dienstrad-Leasing oder eine betriebliche Altersvorsorge. Zunehmend verbreitet sind in diesem Zusammenhang auch steuerfreie Sachbezüge. 

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 Die genannten Regelungen ersetzen keine individuelle steuerliche Beratung. Es gelten stets die Voraussetzungen nach EStG und LStR.