Sachzuwendungen an Arbeitnehmer – Beispiele, Bedeutung, Besteuerung

 

Definition von Sachzuwendungen

Sachzuwendungen an Arbeitnehmer sind Leistungen in nicht-monetärer Form. Anders ausgedrückt: Von Sachzuwendungen profitieren Arbeiter und Angestellte in Form von Waren und/oder Dienstleistungen. Sie haben sich als beliebtes Instrument zur Mitarbeitermotivation und -bindung etabliert und werden üblicherweise zusätzlich zum vertraglich vereinbarten Gehalt gewährt. Zusätzliche Barlöhne oder ein überwiesenes Extra-Gehalt gehören grundsätzlich nicht zu den Sachzuwendungen und unterliegen der Besteuerung.

Welche Sachzuwendungen sind beliebt und verbreitet?

Steuerfreie Sachbezüge bis 50 Euro nach § 8 EStG <h3> 

• Gutscheinkarten und Benefit-Karten.  

• Tankgutscheine und Tankkarten 

• Zeitungsabonnements 

• Betriebliche Krankenversicherung 

• Lernmaterialien und Weiterbildungskurse

Arbeitsplatzbezogene Sachzuwendungen

• Deutschlandticket 

• Dienstfahrrad und E-Bike 

• Firmenwagen 

• IT-Geräte wie Diensthandys 

• Verpflegungszuschüsse 

• Kostenlose Getränke und Snacks 

Anlassbezogene Aufmerksamkeiten bis zu 60 Euro nach R. 19.6, Abs. 1 LStR 

• Geburtstag 

• Hochzeit 

• Geburt eines Kindes 

• Dienstjubiläum 

• Beförderung Pensionierung 

Im Bereich der Gesundheitsförderung

• Betriebliche Gesundheitsförderung: Bis zu 600 € pro Jahr können steuerfrei für zertifizierte Präventionskurse oder -maßnahmen ausgegeben werden.  

Weitere besondere Sachzuwendungen 

• Erholungsbeihilfen: Pauschal besteuerbar mit 25 %, wenn die gesetzlich festgelegten Höchstgrenzen eingehalten werden. 

• Gesundheitsprämie: Um den Krankenstand zu verringern oder Mitarbeiter zu Sonderschichten zu motivieren, bietet sich diese auch als Anwesenheitsprämie in Gestalt einer Sachleistung an. 

• Mitarbeiterrabatte: Preisnachlässe auf die eigenen Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens. 

• Betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen. 

• Teamevents: Bestimmte betriebliche Veranstaltungen können unter bestimmten Voraussetzungen steuerbegünstigt sein 

• Incentive-Reisen: Diese Reisen sind Belohnungen für Mitarbeiter, die herausragende Leistungen erbracht haben. Sie fördern Teambildung und steigern die Mitarbeiterzufriedenheit. 

Sachzuwendungen und das Steuerrecht

Sachzuwendungen können Mitarbeitern steuerfrei und steuerbegünstigt gewährt werden. Von Fall zu Fall müssen Sie allerdings Steuerrichtlinien beachten. Besonderer Beliebtheit erfreuen sich aufgrund der Vielseitigkeit steuerfreie Sachbezüge nach § 8 EStG. Bedeutend sind aber ferner auch Regelungen zu  

• Aufmerksamkeiten nach R. 19.6, Abs. 1 LStR 

• Regelungen zu Betriebsfeiern nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG 

• Ein-Prozent-Regelung zu Firmenwagen 

• Dienstrad-Leasing mit 0,25-Prozent-Regelung 

• Pauschalbesteuerung nach § 37b EStG für höherwertige Zuwendungen
  

50-Euro-Freigrenze bei steuerfreien Sachbezügen § 8 EStG

Gutscheinkarten, Benefit-Karten oder auch Tankgutscheine gelten als Klassiker im Bereich steuerfreier Sachbezüge. Geregelt sind diese im deutschen Steuerrecht unter § 8 EStG. Aufgrund der monatlichen 50-Euro-Freigrenze gilt diese Sachzuwendung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber als lukrativ, da im Laufe eines Jahres bis zu 600 Euro steuerfrei gewährt werden können. 

Wie angedeutet, gelten bei diesen Sachzuwendungen gewisse Restriktionen, die Sie bei Einführung und Umsetzung beachten sollten: 

• Die monatliche Freigrenze von 50 Euro darf nicht überschritten werden. Wird diese auch nur um einen Cent überschritten, so wird der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig  

• Der Sachbezug muss immer zusätzlich zum vereinbarten Gehalt gewährt werden. 

• Das Zuflussprinzip besagt, dass der Sachbezug monatlich zum Gehalt gewährt werden muss.  

• Umgekehrt können Arbeitnehmer die monatlich bereitgestellten Guthaben (zum Beispiel für die Sachbezugskarte) ansparen und somit für größere Anschaffungen verwenden.

60-Euro-Freigrenze bei Aufmerksamkeiten nach R. 19.6, Abs. 1 LStR 

Etwas mehr Spielraum gewährt das Steuerrecht über Sachzuwendungen, welche steuerrechtlich als Aufmerksamkeiten gelten. 

Typische Anlässe, um eine solche steuerfreie Mitarbeitergeschenke zu gewähren, sind: 

• Geburtstage 

• Geburt eines Kindes 

• Hochzeit 

• Firmenjubiläum 

• Verabschiedung eines Mitarbeiters

Verpflegungszuschüsse

Gerade in Zeiten steigender Lebenshaltungskosten erfreut sich der Verpflegungszuschuss großer Beliebtheit. Als Essensgutschein entlastet dieser Arbeitgeberzuschuss das Budget der Mitarbeiter und sorgt für erhöhte Zufriedenheit. 

Steuerrechtlich ist der Verpflegungszuschuss in § 8 Abs. 2 EStG in Kombination v. R 8.1 Absatz 7 Nummer 4 der (LStR) geregelt. Der Verpflegungszuschuss setzt sich aus einem Pflichtanteil und einem Arbeitgeberzuschuss zusammen. Die Voraussetzung hierfür: die Mahlzeit wird zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt: 

• Der Pflichtanteil wird pauschal mit 25 Prozent besteuert. Für das Mittagessen beträgt dieser 4,40 Euro (2026: 4,57 Euro ), ebenso für das Abendessen, für das Frühstück 2,30 Euro(2026: 2,37 Euro). 

• Der Arbeitgeberzuschuss für den Essensgutschein beträgt bis zu 3,10 Euro und ist bis zu dieser Grenze vollkommen steuer- und sozialabgabenfrei. 

Wollen Sie als Arbeitgeber das Mittagessen bezuschussen, so beträgt der Höchstbetrag pro Mitarbeiter im Jahr 2025 7,50 Euro, ab 2026 mithin 7,67 Euro). 

Betriebsfeier nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG  

Was wäre ein Sommer ohne Sommerfest, die Weihnachtszeit ohne Weihnachtsfeier? In vielen Unternehmen gehören diese Feiern zum selbstverständlichen Benefit-Repertoire. Und tatsächlich ist es so, dass das Steuerrecht pro Mitarbeiter einen Freibetrag in Höhe von 110 Euro für zwei Feiern im Jahr gewährt (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a S. 3 EStG).

Wollen Sie als Arbeitgeber von den Freibeträgen profitieren, müssen Sie sich allerdings nicht auf Weihnachtsfeier und Sommerfest festlegen. So können Sie beispielsweise auch Ausflüge, Sport- oder Kulturevents mit Unternehmensbezug als Betriebsfeier abhalten.

Um den Freibetrag nicht zu gefährden, muss die Feier allen Beschäftigten zugänglich sein. Bei einer Weihnachtsfeier beispielsweise nur für eine Abteilung oder eine Hierarchieebene entfällt der steuerrechtliche Vorteil des Freibetrags.

Sachgeschenke anlässlich einer Betriebsfeier werden als Teil der Aufwendungen für die Betriebsfeier gewertet und sind entsprechend auf den 110-Euro-Freibetrag anzurechnen. Wie aus diesen möglichen Kosten bereits ersichtlich ist, kann der Freibetrag in Höhe von 110 Euro schnell überschritten werden.

Anders als bei den steuerfreien Sachbezügen gilt hier keine Freigrenze, sondern ein Freibetrag. Das bedeutet: Nur Kosten, die den Betrag von 110 Euro übersteigen, sind steuerpflichtig. Ist dies der Fall, nutzen viele Arbeitgeber die Option der Pauschalversteuerung von 25 Prozent nach § 40 EStG. Sozialabgaben werden nicht fällig. 

Pauschalbesteuerung nach § 37b EStG für höherwertige Zuwendungen

Wollen Sie beispielsweise erfolgreiche Vertriebsmitarbeiter mit einer Incentive-Reise in Höhe von 3.000 Euro belohnen, so fahren Sie als Arbeitgeber mit der Pauschalierung von Sachzuwendungen nach § 37b EStG gut.  

Für diesen Fall besteht die Möglichkeit, den zu versteuernden Betrag mit 30 Prozent (zzgl. Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer) pauschal zu versteuern. Die Grenze für diese Pauschalbesteuerung nach § 37b EStG liegt bei 10.000 Euro brutto pro Person und Wirtschaftsjahr.  

Ein Vorteil der Pauschalbesteuerung nach § 37b EStG liegt im verringerten Verwaltungsaufwand, da die Sachzuwendung nicht individuell über die Lohnsteuerkarte jedes Mitarbeiters abgerechnet werden muss. Allerdings ist diese Variante für Sie als Arbeitgeber kostspielig, da Sie die Steuerlast übernehmen. Umgekehrt profitiert Ihr Arbeitnehmer, der die Leistung "netto" erhält: 

Beispiel:

Voraussetzungen Pauschalierung von Sachzuwendungen nach §37b EstG 

Damit Sie als Arbeitgeber von der Pauschalbesteuerung nach §37b EstG Gebrauch machen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: 

• Die Sachzuwendung muss als Sach- oder Dienstleistung gewährt werden, Bargeld schließt die Pauschalierung aus. 

• Der Sachleistung muss zusätzlich zum vertraglich gewährten Gehalt gewährt werden. 

• Die Sachzuwendung darf nicht unter die Vorgaben für steuerfreie Sachbezüge fallen (nach § 8 EStG). 

• Die Sachleistung darf nicht im überwiegenden Eigeninteresse des Arbeitgebers ausgehändigt werden.  

Welche Bedeutung haben Sachzuwendungen im Unternehmen?

Sachzuwendungen an Mitarbeiter sind aus dem unternehmerischen Alltag nicht mehr wegzudenken. Der Grund liegt in der strategischen Bedeutung, der Sachzuwendungen zukommen: 

(1) Im Rahmen der strategischen Kostenplanungen können über steuerfreie Sachzuwendungen Steuern und Sozialabgaben gespart werden. Durch diese Senkung von Lohnkosten eignen sich Sachbezüge für Maßnahmen im Bereich Nettolohnoptimierung. Sachzuwendungen dienen als Alternative zur Gehaltserhöhung. 

(2) Nicht-monetäre Zuwendungen erfüllen als Benefits und Incentives über den gesamten Mitarbeiter-Lebenszyklus (Employee Life Cycle) zentrale Funktionen: 

Sachzuwendungen als Incentives und Benefits im Mitarbeiter-Lebenszyklus

Sachzuwendungen als Alternative zur Gehaltserhöhung

Gehaltserhöhungen sind das übliche Mittel, um ambitionierte und leistungsstarke Mitarbeiter zu incentivieren. Einen Wermutstropfen stellen für Mitarbeiter nach dem Gehaltsplus allerdings die Abzüge dar: Was sich auf dem Papier als saftige Lohnerhöhung liest, führt aufgrund von Steuern und Sozialabgaben zu einem eher enttäuschenden Netto-Plus. Für Sie als Arbeitgeber erhöhen sich die Lohnkosten darüber hinaus spürbar. 

Gehaltserhöhung über steuerfreie Sachbezüge 

Ein Weg, die Lohnnebenkosten außen vor zu lassen, führt – wie gezeigt – über § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG. Dieser regelt die 50-Euro-Freigrenze für steuerfreie Sachbezüge pro Mitarbeiter und Monat. Über das Jahr verteilt können Sie Mitarbeitern ein abzugsfreies Gehaltsplus von insgesamt 600 Euro gewähren.  

Wie viel Sie an Lohnnebenkosten sparen, zeigt unsere Grafik:

Die Grafik erläutert Arbeitgebern und Arbeitnehmern an einem Beispiel die Gesamtkosten, die entstehen, wenn man das Netto-Gehalt eines Arbeitnehmers um 600 Euro pro Jahr erhöhen möchte. Um einem Mitarbeiter ein Netto-Plus in Höhe von 600 Euro pro Jahr zu gewähren, müsste der Arbeitgeber im Laufe eines Jahres 1.380 Euro mehr an Bruttogehalt zahlen. Über den steuerfreien Sachbezug können 600 Euro steuer- und sozialabgabenfrei gewährt werden. Zusätzlich fällt in einem Jahr eine Lizenzgebühr in Höhe von 36 Euro an. Im Vergleich zu einer regulären Gehaltserhöhung sparen Arbeitgeber deutlich an Lohnnebenkosten: nämlich 1.380 Euro - 636 Euro = 744 Euro pro Jahr und Mitarbeiter. 

Natürlich bilden (virtuelle) Benefit-Karten für Mitarbeiter oder Gutscheinkarten nicht die einzige Möglichkeit, Mitarbeitern steuerfrei oder zumindest steuerbegünstigt Alternativen zur Gehaltserhöhung anzubieten. Diese Form von Sachzuwendungen hat jedoch einen großen Vorteil: Anbieter wie Edenred verfügen über eine breite Auswahl an Akzeptanzpartnern, sodass Mitarbeiter jeden Monat sehr flexibel über das Guthaben verfügen können – von Drogerien über Restaurantketten bis hin zu Supermärkten. Gutscheine lassen sich bei verschiedenen Online-Händlern etwa für Mode, Schmuck oder Möbel einlösen.

Weitere Optionen für Sachzuwendungen als Alternativen zur Gehaltserhöhung sind beispielsweise: 

• Betriebliche Krankenversicherung als Gehaltsextra 

• Kostenübernahme des Deutschlandtickets 

• Gewährung von Verpflegungszuschüsse 

• Firmenwagen 

• Betriebliche Altersvorsorge 

• Weiterbildungen 

Weitere Vorteile von Sachzuwendungen

• Betriebsausgaben. Sachleistungen können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. 

• Arbeitgeberattraktivität. Sachzuwendungen sind immer eine Investition in die Arbeitgebermarke. 

• Mitarbeiterbindung. Sachzuwendungen erhöhen die Loyalität und Zufriedenheit von Mitarbeitern. 

• Wertschätzung. Mitarbeiter fühlen sich gesehen, viele Sachleistungen bieten privaten Mehrwert. 

• Geringe Fluktuation. Langfristig ausgelegte Vorteile wie eine betriebliche Krankenversicherung verringert die Bereitschaft, den Arbeitgeber zu wechseln. 

• Vielseitigkeit. Durch die Vielzahl an Möglichkeiten können Arbeitgeber individuelle Benefit-Pakete anbieten. 

Nachteile von Sachzuwendungen

• Mehr Verwaltungsaufwand. Kontrolle und Management unterschiedlicher Sachleistungen bindet zeitliche und personelle Ressourcen. 

• Wenig Akzeptanz. Manche Sachleistungen können auf Desinteresse des Arbeitnehmers stoßen. 

• Nur Bares ist Wahres. Manch Angestellter oder Arbeiter würde eine Gehaltserhöhung bevorzugen. 

Verwaltungsaufwand und Dokumentation

Wie anhand der Beispiele deutlich geworden ist: das deutsche Steuerrecht ist kompliziert, auch auf dem Gebiet der Sachzuwendungen. Der Verwaltungsaufwand von nicht-monetären Leistungen ergibt sich allein durch die Auswahl, Anpassung und laufende Überwachung von Freibeträgen und Freigrenzen sowie der Kommunikation an die Mitarbeiter. 

Auf einem anderen Blatt steht die steuerliche Dokumentation: 

• Jede Sachzuwendung muss exakt dokumentiert werden, um Steuerkonformität zu gewährleisten. 

• Da unterschiedliche steuerliche Vorgaben gelten, gilt es zudem, unterschiedliche Abrechnungsmethoden im Blick zu behalten. 

• Um die Steuerkonformität sicherzustellen, müssen Arbeitgeber laufend Novellen im Steuerrecht berücksichtigen. 

• Im Falle einer Betriebsprüfung müssen alle Zuwendungen an Arbeitnehmer klar und nachvollziehbar sein. 

 

Fazit zu den Sachzuwendungen an Arbeitnehmer

Sachzuwendungen an Arbeitnehmer erfüllen vielfältige Aufgaben im strategischen HR-Management. Sie erhöhen die Strahlkraft eines Arbeitgebers im Rahmen des Employer Brandings, stärken die Bindung zwischen Unternehmen und Mitarbeitern und vermitteln nicht zuletzt Wertschätzung. Eine zentrale Bedeutung kommt den steuerfreien Sachbezügen nach § 8 Abs. 2 Satz 11 zu, da sie bis zu einer Freigrenze von 50 Euro steuerfrei gewährt werden können. Gerade aufgrund zahlreicher Akzeptanzpartner bieten Anbieter wie Edenred Angestellten und Arbeitgebern in Gestalt von Sachbezugs- und Gutscheinkarten ein hohes Maß an Wahlfreiheit. 

Interessiert? Dann kontaktieren Sie uns gerne. Edenred – der Marktführer für steuerfreie und steuerbegünstigte Arbeitgeberleistungen. 

Die genannten Regelungen ersetzen keine individuelle steuerliche Beratung. Es gelten stets die Voraussetzungen nach EStG und LStR.