Digitale Urlaubsplanung für Mitarbeiter

Die Urlaubsplanung kann für Mitarbeiter und Unternehmen gleichermaßen zur Herausforderung werden. Besonders dann, wenn ein Jahr viele Brückentage hat und damit je nach Lage der Brückentage durchaus einige weitere Urlaubstage hinzukommen können. Gerade in kleinen Teams stellt sich die Frage: Wer bekommt welchen Brückentage? Wie viele Tage davor und danach bleibt der Mitarbeiter weg?

Aber auch Jahre wie es 2020 der Fall war stellen das Unternehmen vor die Herausforderung: Bis wann müssen Mitarbeiter ihren Urlaub einreichen? Gibt es gegebenenfalls sogar Sonderurlaub, weil die Schulen geschlossen haben und die Kinder zuhause betreut werden müssen? Erfolgt die Urlaubsplanung der Mitarbeiter auch noch auf Papier kann dies schnell zur unübersichtlichen Zettelwirtschaft ausufern. Bevor der Arbeitnehmer also die Urlaubsplanung der Mitarbeiter in die Hand nimmt, sollten folgende Fragen geklärt sein:

• Wie viele Urlaubstage hat der Mitarbeiter?

• Gibt es Regelungen seitens des Unternehmens, wann der Urlaub beantragt werden muss?

• Darf Resturlaub ins neue Jahr mitgenommen werden?

• Gibt es Betriebsferien, die sich jeder Mitarbeiter freinehmen muss?

• Welche individuellen Urlaubswünsche der Mitarbeiter gibt es, z. B. Schulferien, Flitterwochen etc.?

Läuft die Urlaubsplanung im Unternehmen transparent und reibungslos, ist das nicht nur eine Erleichterung für die Personalabteilung, auch die Mitarbeiter fühlen sich besser. Doch Sie kennen das vielleicht: Schriftliche Urlaubsanträge werden hin und her gereicht, Mitarbeiter warten auf Zu- oder Absage ihres Urlaubs und letzten Endes müssen alle Urlaubstage manuell eingetragen werden. Effizientes Arbeiten sieht anders aus.

Auch wir haben die Urlaubsverwaltung lange und umständlich unter Anwendung unseres Lohnprogramms bearbeitet, bis wir uns auf die Suche nach einem geeigneten Urlaubsplaner machten. Und wir sind fündig geworden.

Schon seit über einem Jahr arbeiten wir nun mit timetape, einer Software zur papierlosen, weil digitalen, Urlaubsverwaltung. timetape bildet den kompletten Workflow, von der Beantragung des Urlaubs, über die Kollisionsprüfung, bis hin zur Bearbeitung des Urlaubsantrags, online ab. Dokumente können so nicht mehr verloren gehen und die Personalabteilung spart sich die aufwändige Ablage.

Praktisch bei der digitalen Planung ist, dass jeder Mitarbeiter sein eigenes Benutzerkonto hat und deshalb sein Urlaubskonto zu jeder Zeit selbst einsehen kann. Auch die Darstellung der Abteilung mit den jeweiligen, genehmigten freien Tagen der Kollegen ist sichtbar. Für den Mitarbeiter werden Urlaubstage und Resturlaub von timetape automatisch berechnet, Berechnungsfehler und Nachfragen in der Personalabteilung gehören damit der Vergangenheit an.

Mit einem digitalen Urlaubskalender lassen sich die Zeiträume der Abwesenheiten bestmöglich gestalten und für jeden transparent zugänglich machen.

• Der Betriebsurlaub ist deutlich eingetragen

• Eine Urlaubssperre (oftmals in den Sommermonaten) ist schnell ersichtlich

• Gepaart mit der Arbeitszeiterfassung erhält die Personalabteilung einen schnellen Überblick über Arbeitszeiten und Abwesenheiten

• Farblich markiert kann die Abwesenheit bei Krankheit hinterlegt werden

• Einfache Verwaltung von möglichen Überschneidungen und transparente Kommunikation

• Hinterlegung von Feiertagen

Bei Edenred sind alle sehr zufrieden mit dem Rundum-Urlaubsplaner. Die Einrichtung der Software gestaltete sich genauso intuitiv wie die Bedienung – eine Schulung der Mitarbeiter war nicht notwendig. timetape erspart uns Zeit und schafft mehr Transparenz bei der geplanten Urlaubszeit für Mitarbeiter, Abteilungsleiter und bietet große Zeitersparnis für die Personalverwaltung.

Hier finden Sie weitere Informationen zu timetape, dem digitalen Urlaubsplaner für Unternehmen.