Dienstrad-Leasing für Arbeitnehmer und Arbeitgeber – ein Leitfaden

Definition – was ist ein Dienstfahrrad?

Ein „Dienstfahrrad“ (oder „Dienstrad“) ist ein Fahrrad oder E-Bike, das einem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber sowohl zur beruflichen als auch zur privaten Nutzung zur Verfügung gestellt wird. Dabei steht also nicht die rein dienstliche Nutzung, sondern eine Kombination aus Mobilität, Nachhaltigkeit und Mitarbeiter-Benefit im Mittelpunkt.  

Konkret bedeutet das:

1. Der Arbeitgeber schließt mit einem Leasinganbieter einen Vertrag und überlässt das Fahrrad dem Mitarbeiter, der das Rad für den Arbeitsweg, Dienstfahrten und privat nutzen darf.
2. Das Fahrrad bleibt während der Laufzeit Eigentum des Arbeitgebers oder des Leasinggebers.
3. Anschließend kann der Mitarbeiter oft wählen, ob er das Dienstrad übernehmen oder zurückgeben möchte, um eventuell auf ein neueres Modell umzusteigen.

Bedeutung von Diensträdern als Mitarbeiterbenefit

Dienstrad-Leasing bietet Arbeitgebern und Arbeitnehmern gleichermaßen einen entscheidenden Mehrwert. Durch die Implementierung attraktiver Mobilitätslösungen profitieren beide Seiten auf unterschiedliche Weise:

• Arbeitgeber verschaffen sich im zunehmenden Fachkräftemangel einen klaren Wettbewerbsvorteil, indem sie moderne Mitarbeiter-Benefits zur Mitarbeitergewinnung und -bindung einsetzen.
• Arbeitnehmer erhalten die Möglichkeit, hochwertige Fahrräder oder E-Bikes zu deutlich 

Im folgenden Blogartikel wollen wir sowohl Arbeitgeber als auch interessierte Arbeitnehmer genau informieren:  

• Wie funktioniert das Modell? 

• Worauf ist steuerlich und organisatorisch zu achten? 
• Wo liegen Vor- und Nachteile? 

Dienstfahrrad leasen – so funktioniert’s

Das Leasing eines Dienstfahrrads funktioniert in folgenden Schritten: 

1. Der Arbeitgeber schließt mit einem Leasinganbieter (oft mit Full-Service-Paketen inkl. Versicherung, Wartung, Diebstahlschutz) einen Rahmenvertrag ab.  
2. Mitarbeiter wählen ein Fahrrad oder E-Bike aus, das den Rahmenbedingungen entspricht (z. B. Hersteller, Preisrange, Modell).
3. Das Unternehmen least das Fahrrad für den Mitarbeiter bzw. übernimmt die Rolle als Leasingnehmer oder stellt sicher, dass die Gehaltsumwandlung zulässig ist.
4. Der Mitarbeiter erhält das Fahrrad zur dienstlichen und privaten Nutzung. Der Arbeitgeber regelt die Überlassung z. B. durch einen Überlassungsvertrag oder einen Zusatz im Arbeitsvertrag.
5. Die monatliche Leasingrate wird entweder vollständig vom Arbeitgeber getragen, häufiger jedoch per Gehaltsumwandlung („Bruttolohnumwandlung“) oder kombiniert von Arbeitgeber und Arbeitnehmer gemeinsam getragen. In diesem Fall wird z. B. ein Teil des Bruttogehalts in einen Sachlohn („Dienstfahrrad“) umgewandelt. 
6. Während der Vertragslaufzeit kann der Mitarbeiter das Fahrrad beruflich und privat nutzen. Versicherung und Services sind meistens inkludiert.
7. Nach Ablauf der Laufzeit (häufig drei Jahre) besteht die Möglichkeit zur Rückgabe, Verlängerung oder Übernahme/Erwerb des Fahrrads durch den Mitarbeitenden.

Die Besteuerung geleaster Fahrräder und E-Bikes

Ein wesentlicher Aspekt beim Thema Dienstfahrrad Leasing ist die steuerliche Behandlung. Dabei gelten folgende Grundsätze: 

• Das Fahrrad darf privat und dienstlich genutzt werden: Diese Nutzung wird steuerlich als geldwerter Vorteil bewertet. 
• In diesem Fall beträgt der geldwerte Vorteil bei Überlassung eines Fahrrads bzw. E-Bikes 0,25 Prozent des Bruttolistenpreises pro Monat (Bemessungsgrundlage).
• Der Arbeitgeber bzw. Leasingnehmer muss sicherstellen, dass das Fahrrad korrekt überlassen wurde und die privaten Nutzungsmöglichkeiten eindeutig geregelt sind.
• Durch Gehaltsumwandlung werden finanzielle Vorteile realisiert: Da Teile des Bruttogehalts als Sachbezug gelten, sinkt das sozialversicherungspflichtige Bruttogehalt. Arbeitnehmer sparen somit Steuern und Beiträge und auch der Arbeitgeber kann seinen Anteil an den Sozialversicherungsbeiträgen senken.
• Wird das Fahrrad zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn überlassen (also ohne Gehaltsumwandlung als Gehaltsextra), ist die private Nutzung unter bestimmten Voraussetzungen sogar steuerfrei (§ 3 Nr. 37 EStG).  
  Beachten Sie dabei: Für S-Pedelecs gelten andere Regelungen, da diese Fahrräder wie Dienstwagen behandelt werden.

Dienstrad als Gehaltsextra

Das Dienstfahrrad gilt als eine der attraktivsten Alternativen zur Gehaltserhöhung. Der zentrale Vorteil: Wenn der Arbeitgeber das Leasing zusätzlich zum Gehalt übernimmt, profitieren beide Seiten:

• Für Arbeitnehmer: Das Rad ist komplett kostenfrei. Da der Arbeitnehmer Leasing, Versicherung und Wartung zahlt, entstehen keine privaten Ausgaben. Zudem ist die private Nutzung in diesem Modell komplett steuerfrei.
• Für Arbeitgeber: Sie punkten im Recruiting und binden Talente langfristig. Statt hoher Lohnnebenkosten bei einer Gehaltserhöhung nutzen Sie steuerliche Vorteile. Und sie haben einen wichtigen Baustein in Ihrem Incentive-System.
  

Dienstfahrrad über eine Gehaltsumwandlung

Die Gehaltsumwandlung gilt für Arbeitnehmer als sehr attraktives Modell für Dienstrad-Leasing, da sie erhebliche Kostenvorteile bietet.

• Steuerliche Ersparnis: Durch den Abzug der Leasingrate direkt vom Bruttogehalt sinkt das sozialversicherungspflichtige Einkommen. Dies reduziert Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.
• Geringer geldwerter Vorteil: Da die private Nutzung nur minimal versteuert werden muss, bleiben die Nettokosten für den Arbeitnehmer niedrig.
• Effiziente Finanzierung: Im Vergleich zum privaten Kauf oder Leasing erhält der Arbeitnehmer das Fahrrad durch diese Struktur zu wesentlich günstigeren Konditionen.

Leasing und Finanzierung – Wo liegt der Unterschied? 

Leasing

• Der Arbeitgeber (oder Leasingnehmer) schließt einen Dienstfahrrad-Leasingvertrag mit einem Anbieter ab. 

• Der Mitarbeiter bekommt das Fahrrad zur Nutzung. 

• Am Ende der Laufzeit stehen drei Optionen zur Wahl: Rückgabe, Verlängerung oder Übernahmeoption. 

• Die Kosten sind klar definiert (Leasingrate, Versicherung/Wartung). 

• Vorteil: oft geringere monatliche Belastung, steuerliche Vorteile, hoher Serviceanteil. 

Finanzierung/Kauf

• Der Arbeitgeber oder Mitarbeiter kauft das Fahrrad (Barzahlung oder Finanzierung). 

• Eigentümer ist der Käufer. 

• Der Mitarbeiter nutzt das Fahrrad, aber steuerlich gelten andere Regeln. 

• Vorteil: Bildung von Eigentum, nach Ablauf der Finanzierung fallen keine Leasingraten an. 

• Nachteil: Höhere Anfangskosten, weniger Flexibilität, oft weniger Service inkludiert. 

Dienstrad Leasing – Beispielrechnung

Die folgende konkrete Beispielrechnung verdeutlicht, warum sich das Dienstfahrrad Leasing lohnt. Unsere Annahmen: 

• Bruttolistenpreis des Fahrrads 2.500 € 

• Laufzeit 36 Monate (3 Jahre) 

• Leasingrate ca. 80 €/Monat 

• Arbeitgeber übernimmt z. B. 25 €/Monat 

Geldwerter Vorteil für den Arbeitnehmer: 0,25 % von 2.500 € = abgerundet 6 € pro Monat  
Daraus ergeben sich folgende finanzielle Belastungen: 

• Monatliche Bruttobelastung: Leasingrate 80 € – Arbeitgeberzuschuss 25 € = 55 € über Gehaltsumwandlung 

• Geldwerter Vorteil: +6 € → Bemessungsgrundlage für Steuer/Sozialabgaben steigt entsprechend zusätzlich zu den 55€ (also auf insgesamt 61€).  

• Nettobelastung: Beispiel bei 3.500 € Brutto → ca. 33 € Netto/Monat (je nach Steuerklasse und Sozialabgaben von 61€ Brutto/Monat).  

Über drei Jahre betrachtet:

33 € × 36 = 1.188 € inkl. Versicherung 
Dazu ggf. Übernahme per Kauf am Ende der Laufzeit, z. B. 18 % von 2.500 € = 450 €. Insgesamt also ca. 1.638 € Kosten (gegenüber Direktkauf zum Preis von 2.500 €). Das entspricht einer Ersparnis von rund 35 %. 

Diese Beispielrechnung zeigt: Je höher der Arbeitgeberzuschuss und je günstiger das Leasingangebot, desto attraktiver wird das Modell für den Arbeitnehmer. Gleichzeitig profitieren Sie als Arbeitgeber von geringeren Sozialabgaben und können mit einem attraktiven Benefit bei Ihren Mitarbeitern punkten.

Dienstfahrrad – welche Kosten entstehen Arbeitgebern?

Für Arbeitgeber fallen beim Modell Dienstfahrrad Leasing zwar gewisse Kosten an (Leasingrate, Versicherung, Wartung). Doch Vorteile wiegen die Vorteile diese Kostenpunkte auf:

Finanzielle Vorteile:

• Leasing- und Servicekosten sind als Betriebsausgaben voll absetzbar.
• Der Arbeitgeber-Sozialversicherungsanteil, der ungefähr 20 % beträgt, sinkt durch die Bruttolohnumwandlung und dadurch reduzieren sich die Lohnnebenkosten.

Strategischer Nutzen:

• Es dient als starkes Incentive zur Fachkräfterekrutierung und Mitarbeiterbindung.
• Es verbessert das Unternehmensimage und senkt durch Gesundheitsförderung die Krankheitstage.
  

Effiziente Umsetzung:

• Ein professioneller Full-Service-Dienstleister minimiert den administrativen Aufwand für das Unternehmen.

Dienstfahrrad als geldwerter Vorteil – Wie versteuern Sie die private Nutzung? 

Durch die Dienstradnutzung entsteht beim Arbeitnehmer ein sogenannter „geldwerter Vorteil“ – also ein steuer- und beitragspflichtiger Wert, der dem Arbeitslohn hinzugerechnet wird. 

Bemessung des geldwerten Vorteils

Der geldwerte Vorteil bei Fahrrädern/E-Bikes beträgt 0,25 % des Brutto-Listenpreises bzw. der unverbindlichen Preisempfehlung (UVP) pro Monat. 

Beispiel: Listenpreis 2.500 € → 0,25 % = 6,25 € → abgerundet 6 € pro Monat 

Versteuerung des geldwerten Vorteils 

• Die Versteuerung erfolgt automatisch über die Gehaltsabrechnung.
• Sie zahlen als Arbeitnehmer auf den geldwerten Vorteil (in unserem Beispiel 6 €) Einkommenssteuer und bei bestehender Beitragspflicht Sozialabgaben.
• Da die monatlichen Beträge meist sehr niedrig sind (im einstelligen Euro-Bereich), ist die zusätzliche Belastung gering. 
• Der Arbeitnehmer zahlt also nur einen geringen Betrag und kann das Fahrrad auch privat nutzen.
• Für den Arbeitgeber ist der Aufwand ebenfalls überschaubar – meist genügt die Meldung des geldwerten Vorteils über die Lohnabrechnung.  

Dienstrad in der Steuererklärung 

• Zunächst muss die Bedingung erfüllt sein, dass der Arbeitnehmer das Fahrrad ausdrücklich auch privat nutzen darf.
• Arbeitnehmer können die Fahrtkosten zur Arbeit mit dem Dienstfahrrad als Werbungskosten geltend machen und dafür in der Steuererklärung die Entfernungspauschale (derzeit 30 Cent/km, ab 21. Entfernungskilometer 38 Cent) ansetzen. 
• Diese Möglichkeit besteht auch bei geleasten Fahrrädern. Denken Sie daran, dass alle relevanten Daten wie das Kalenderjahr, die Kosten, Versicherungen etc. korrekt dokumentiert werden, um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Vorteile von Diensträdern

Wie Arbeitnehmer profitieren

Dienstrad-Leasing bietet Arbeitnehmern ein steuerlich gefördertes Gesamtpaket für moderne Mobilität. Dieses Modell überzeugt durch drei zentrale Vorteile:

• Hohe Kostenersparnis: Durch die Gehaltsumwandlung profitieren Sie von erheblichen Steuer- und Sozialversicherungsabeschreibungen. So erhalten Sie ein Premium-E-Bike zu deutlich günstigeren Konditionen als beim Direktkauf.
• Maximale Flexibilität: Sie nutzen das Rad uneingeschränkt im Alltag, im Urlaub und in der Freizeit. Nach einer flexiblen Laufzeit von meist 36 bis 48 Monaten entscheiden Sie frei, ob Sie das Rad übernehmen oder auf ein aktuelles Modell umsteigen.
• Nachhaltiger Lebensstil: Neben der umweltfreundlichen Mobilität fördert das tägliche Fahren aktiv Ihre Gesundheit und Fitness.

Wie Arbeitgeber profitieren

• Arbeitgeber nutzen das Dienstfahrrad Leasing als attraktives Mitarbeiterbenefit, das sich positiv auf die Motivation und die Bindung der Angestellten zum Unternehmen auswirkt. Das Dienstfahrrad Leasing ist eine Möglichkeit, sich als moderner Arbeitgeber zu positionieren und trägt dazu bei, das Image des Unternehmens zu verbessern.

• Darüber hinaus sprechen wirtschaftliche Vorteile wie sinkende Sozialabgaben und Steuern aufgrund der geringeren Bemessungsgrundlagen bei Gehaltsumwandlung für die Einführung des Leasings von Dienstfahrrädern. 
• Diese Option der Firmen-Mobilitätsstrategie hat außerdem positive Effekte für die betriebliche Gesundheitsförderung (mehr Bewegung, weniger Krankheitstage) bei gleichzeitiger CO₂-Reduktion.
• Diensträder sind ein effektiver Beitrag zur Mobilitätswende und unterstützen daher die Ausrichtung des Unternehmens in Richtung Nachhaltigkeit und Zukunftssicherheit. 

Nachteile von Diensträdern

Neben den vielfältigen Vorteilen sind einige Aspekte zu beachten, die Arbeitnehmer vor Abschluss eines Leasing-Vertrags beachten sollten.

Für Arbeitnehmer:

• Die Bindung an einen Leasingvertrag kann bei einem Jobwechsel oder Kurzarbeit problematisch sein, denn es stellt sich die Frage, was dann mit dem Fahrrad passiert. 

• Zudem sinkt durch die Gehaltsumwandlung das sozialversicherungspflichtige Brutto, sodass geringfügige Auswirkungen auf Rentenansprüche, Arbeitslosen- oder Krankengeld unvermeidbar sind. 

• Obwohl die Kosten für Versicherung, Wartung und Service oft enthalten sind, können Zusatzkosten entstehen (z. B. Selbstbeteiligung bei Diebstahl, bei Nutzung durch Familienmitglieder oder bei Schadensfällen). 

• Nach Ablauf der Laufzeit ist nicht automatisch die Kaufoption sinnvoll. Prüfen Sie vorher genau, wie sich die Übernahme steuerlich auswirkt. 

• Abschließend bleibt einzuwenden, dass nicht jeder Mitarbeiter die Gehaltsumwandlung nutzen kann oder darf (z. B. Auszubildende, Praktikanten oder tarifliche Regelungen).  

Was passiert am Ende der Leasinglaufzeit?

Die übliche Laufzeit beträgt drei Jahre (36 Monate) und nach der Beendigung des Leasingvertrags gibt es folgende Optionen: 

• Rückgabe des Fahrrads an den Leasinggeber bzw. Händler 

• Verlängerung des Leasingvertrags mit neuem Fahrrad oder Weiterführung 

• Übernahme/Kauf des Fahrrads durch den Mitarbeiter zu einem Übernahmepreis (meist zwischen 13 bis 18 % des Neupreises bzw. des Bruttolistenpreises)  

Fazit zum Dienstrad Leasing

Das Dienstrad-Leasing verbindet klimaneutrale Mobilität mit steuerlichen Vorteilen. Arbeitgeber profitieren von einer einfachen Kostenstruktur und gesteigerter Mitarbeiterbindung, während Arbeitnehmer hochwertige Räder zu geringen Nettokosten privat nutzen. Mit der richtigen Gestaltung der Rahmenbedingungen (z. B. Gehaltsumwandlung) ist das Modell ein Gewinn für beide Seiten.

 

So unterschiedlich Sachbezüge auch sein können, besonders beliebt sind sie vor allem als steuerfreies Benefit, und zwar über das Dienstrad-Leasing hinaus. Besonders Verpflegungszuschüsse und Benefit-Karten erfreuen sich hoher Akzeptanz. Und genau diese Mitarbeitervorteile bietet Edenred an. Interessiert? Dann kontaktieren Sie uns gerne. Edenred – der Marktführer für steuerfreie Sachbezugslösungen.