Zuflussprinzip nach §11 EStG bei Sachzuwendungen – was gilt?

Was ist das Zuflussprinzip?

Einnahmen gelten dann als bezogen, wenn der Steuerpflichtige darüber verfügen kann. Diese Vorgabe ist in §11 Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt und betrifft als Zuflussprinzip unterschiedliche Bereiche:

• Arbeitslohn
• Abfindungen
• Vermietung und Verpachtung
• Kapitalerträge
• Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer)

Der Arbeitslohn wird in dem Zeitpunkt besteuert, in dem er dem Arbeiter oder Angestellten zufließt und auf seinem Konto eingeht. So einfach diese Regelung auf den ersten Blick auch erscheinen mag: Gerade hier steckt der Teufel im steuerrechtlichen Detail, insbesondere wenn es um Benefits und geldwerte Vorteile geht:

Der Mitarbeiter erhält sein monatliches Gehalt; zusätzlich gewährt der Arbeitgeber einen Gutschein oder lädt ein Guthaben auf die Sachbezugskarte des Mitarbeiters.

• Der Zufluss eines Sachbezugs erfolgt bei einem Gutschein oder einer Geldkarte, die bei einem Dritten einzulösen sind, im Zeitpunkt der Hingabe.

• Bei Geldkarten erfolgt der Zufluss frühestens im Zeitpunkt der Aufladung des Guthabens, weil der Arbeitnehmer zu diesem Zeitpunkt einen Rechtsanspruch gegenüber dem Dritten erhält (§ 38 Abs. 2 Satz 2 EStG, R 38.2 Abs. 3 Satz 1 LStR und BMF-Schreiben vom 22.03.2022, Rn. 26).

Welche Auswirkungen hat das Zuflussprinzip bei geldwerten Vorteilen?

Denn oftmals gewähren Arbeitgeber zusätzlich zum Gehalt ihren Arbeitnehmern geldwerte Vorteile in Gestalt von Mitarbeiterbenefits oder gezielten Incentivierungen zur Motivation und Mitarbeiterbindung. Diese Mitarbeitervorteile unterliegen als prinzipiell der Besteuerung, da der Arbeitnehmer eine Leistung erhält, für die er wenig oder nichts zahlen muss.

Großer Beliebtheit erfreuen sich im Benefit-Portfolio von Unternehmen sog. Sachbezugskarten. Diese gewähren Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn, unterliegen allerdings gewissen Einschränkungen, da sie als Sachbezug keinen Barlohncharakter haben dürfen. So sind diese Benefit-Karten an gewisse Akzeptanzpartner innerhalb eines Postleitzahl-Gebietes oder an eine bestimmte Warengruppe (Möbel, Parfüms, Sport-Artikel …) gebunden.

Warum ist die Kenntnis um die Freigrenze beim Zuflussprinzip so wichtig?

Die Freigrenze für steuerfreie Sachbezüge liegt pro Monat und pro Mitarbeiter bei 50 Euro. Geregelt ist dies in § 8 Abs. 2 Satz 11 des Einkommenssteuergesetzes (EStG).

Wie erwähnt: Der Teufel steckt beim Zuflussprinzip im Detail. Denn gewähren Sie zusätzlich zur monatlichen Aufladung der Sachbezugskarte in Höhe von 50 Euro jeden Ihren Angestellten eine Massage, so wird die 50-Euro-Freigrenze um die Massage-Kosten pro Person und Monat überschritten. Und wird die Freigrenze um nur einen Cent überschritten, wird der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig!

Für Sie als Arbeitgeber bedeutet dies:

• Sie müssen die monatlichen Sachzuwendungen an Arbeitnehmer addieren und überprüfen, ob die Freigrenze überschritten wird oder nicht.
• Nachweisen müssen Sie, wann Sie Mitarbeitervorteile Ihren Mitarbeitern gewährt haben.
  • Bei der Sachbezugskarte erfolgt die Aufladung mit der Überweisung des Gehalts.
  • Gewähren Sie monatlich einen Gutschein in Papierform, müssen Sie dokumentieren, wann Sie diesen dem Mitarbeiter überreicht haben.
• Ein „Ansparen“ von Sachzuwendungen über Monate durch Sie als Arbeitgeber mit dem Ziel einer akkumulierten Auszahlung an den Arbeitnehmer widerspricht der Logik des Zuflussprinzips und ist mithin nicht möglich.
  • Beispiel: Würden Sie einen Sachbezug in Höhe von 50 Euro nicht monatlich gewähren, sondern einen halbjährlich etwa auf der Sachbezugskarte gutschreiben, so werden diese 300 Euro im Monat der Gewährung voll einkommens- und sozialversicherungspflichtig.
    

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Arbeitnehmer können Gutscheine sammeln

Ist der geldwerte Vorteil etwa in Form einer zweckgebundenen Gutschrift auf der Sachbezugskarte beim Arbeitnehmer „angekommen“, so folgt der Logik des Zuflussprinzips keine „Ausgabe-Pflicht“ seitens des Begünstigten im gleichen Monat. Im Gegenteil: Der Mitarbeiter kann über mehrere Monate die Gutschriften auf der Mitarbeiterkarte ansammeln und für eine größere Anschaffung ausgeben!

Welche Zuflussprinzipien gelten bei Sachzuwendungen?

Bei der 50-Euro-Freigrenze nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG handelt es sich lediglich um eine Regelung, die Steuer- und Abgabenfreiheit bis zu einer definierten Summe garantiert. Das Zuflussprinzip gilt bei diesem steuerrechtlichen Konzept – wie gezeigt – bei steuerfreien Sachbezügen pro Mitarbeiter und Monat.

Das deutsche Steuerrecht ist gerade bei Sachzuwendungen unübersichtlich, weshalb unterschiedliche Steuerkonzepte auch unterschiedliche Regelungen zur Freigrenze bzw. Freibetrag einerseits und zum Zuflussprinzip andererseits nach sich ziehen.

Für Sie als Arbeitgeber bieten diese Regelungen aber Chancen im Bereich der Mitarbeiterbenefits. Sie müssen sich um der Steuerfreiheit willen nicht einzig auf die 50-Euro-Freigrenze nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG festlegen; Sie können Ihren Mitarbeitern andere geldwerte Vorteile gewähren, und diese als steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse in das betriebliche Benefit-System einführen.

Hier eine zusammenfassende Übersicht wichtigster Regelungen:

Steuerfreier Sachbezug nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG

• Monatliche 50-Euro-Freigrenze pro Person (bis 2021: 44 EUR)
• Maßgeblich ist der Zeitpunkt, in dem der Arbeitnehmer den Gutschein oder die Ware erhält.
• Die Freigrenze gilt monatlich und kann nicht für andere Monate „mitgenutzt“ werden; auch eine gebündelte Gewährung für mehrere Monate ist nicht zulässig.

 Maßnahmen zur Gesundheitsvorsorge nach § 3 Nr. 34 EStG

• Jährlicher 600-Euro-Freibetrag pro Person.
• Entsprechend gilt das Jahres-Zuflussprinzip
• Die Maßnahme muss den Anforderungen des Leitfadens Prävention der Krankenkassen entsprechen.
• Wichtig: Es handelt sich hierbei nicht um eine Freigrenze, sondern um einen Freibetrag. Nur Beträge jenseits der 600-Euro-Freibetragsgrenze sind steuerpflichtig. Investieren Sie also 700 Euro in die Gesundheit eines Mitarbeiters im Jahr, so müssen Sie als Arbeitgeber lediglich 100 Euro versteuern.

Aufmerksamkeiten (Geschenke) nach R. 19.6, Absatz 1 LStR

• Anlassbezogen als Geschenk (Geburtstag, Hochzeit, Jubiläum)
• Freigrenze beträgt 60 Euro pro Person
• Besonderheit beim Zuflussprinzip: Da die Aufmerksamkeiten an Ereignisse geknüpft sind, können in einem Monat theoretisch mehrere Aufmerksamkeiten zufließen (z. B. Geburtstag und 10-jähriges Jubiläum). Bei den Aufmerksamkeiten müssen Sie für jedes Ereignis separat die 60-Euro-Grenze einhalten.

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Wann gilt das Zuflussprinzip nicht?

Firmenwagenüberlassung (Pauschalwertmethode über Ein-Prozent-Regelung)

• Statt den tatsächlichen Nutzungsvorteil je Fahrt zu erfassen, wird ein pauschaler Monatswert angesetzt.
• Der geldwerte Vorteil des Firmenwagens wird monatsweise versteuert – selbst wenn der Wagen vorübergehend kaum oder gar nicht genutzt wird (z. B. Urlaub).
• Bereits die Möglichkeit der Privatnutzung löst die Bewertung aus; die reale Nutzungshäufigkeit spielt dabei keine Rolle.

Dienstrad- oder Fahrradleasing

• Auch bei der Überlassung von Dienstfahrrädern oder geleasten Fahrrädern kann der geldwerte Vorteil nach pauschalen Bewertungsregeln ermittelt werden.

• Maßgeblich ist auch hier nicht die einzelne tatsächliche Nutzung im Alltag, sondern die steuerliche Bewertung der Überlassung.

• Entscheidend ist die eingeräumte private Nutzungsmöglichkeit; die tatsächliche Nutzungshäufigkeit tritt demgegenüber in den Hintergrund.

Rabattfreibetrag nach § 8 Abs. 3 EStG

• Mitarbeiterrabatte auf eigene Produkte/Dienstleistungen sind bis zu einem Freibetrag von 1.080 Euro pro Kalenderjahr steuerfrei.
• Besteuert wird erst der Jahresvorteil, soweit er diesen Freibetrag übersteigt; einzelne Zuflüsse werden nicht isoliert sofort besteuert.
• Hier findet eine jahresbezogene Sammelbetrachtung statt, die die unmittelbare Zuflussbesteuerung zeitlich bündelt.

 Pauschalierung der Einkommensteuer nach § 37b EStG

• Bei bestimmten Sachzuwendungen kann der Arbeitgeber die Steuer pauschal nach § 37b EStG mit 30 Prozent übernehmen.
• Folge: Der Empfänger (z.B. Geschäftspartner, Kunde) erhält ein Geschenk – z.B. ein Smartphone – sozusagen schon versteuert und somit „netto“. In der Steuererklärung muss der Empfänger diese Sachzuwendung nicht mehr berücksichtigen.
• Auf Seiten des Zuwendenden (sprich: des Schenkers) stand vorher die Entscheidung, von einem prinzipiellen Wahlrecht Gebrauch zu machen und das Geschenk pauschal mit 30 Prozent zu versteuern.
• Maßgeblich ist mithin nicht das Zuflussprinzip, sprich: wann der Empfänger das Geschenk erhalten oder geöffnet hat, sondern der Zeitpunkt der Buchung bzw. der Rechnungserhalt innerhalb des Monats, in dem der Schenker qua Anmeldung beim Finanzamt sein Wahlrecht auf Pauschalierung nutzte.
• Die Belastung ist vom individuellen Steuersatz des Empfängers entkoppelt.

Zukunftssicherungsleistungen (z. B. betriebliche Altersversorgung)

• Arbeitgeberbeiträge in der Ansparphase sind oft (innerhalb gesetzlicher Höchstbeträge) steuerfrei bzw. begünstigt.
• Der steuerliche Zufluss verlagert sich in die Auszahlungsphase (nachgelagerte Besteuerung), obwohl die Leistung bereits vorher erbracht wurde.
• Wird eine Sachleistung als regelmäßig wiederkehrende Einnahme gewährt (z. B. ein monatliches Jobticket), gilt sie als in dem Kalenderjahr zugeflossen, zu dem sie wirtschaftlich gehört.
• Die Einschränkungen hierbei:
  • Der Zufluss erfolgt innerhalb von 10 Tagen vor oder nach Ende des Kalenderjahres (22.12. bis 10.01.).
  • Die Zahlung bzw. Leistung war innerhalb dieses Zeitraums fällig.
    

Fazit zum Zuflussprinzip bei Sachzuwendungen

Das Zuflussprinzip erfordert bei der Gewährung und Abrechnung arbeitgeberseitiger Benefits besondere Sorgfalt. Wird die 50‑Euro‑Freigrenze für Sachbezüge in einem Abrechnungsmonat überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig – selbst bei geringfügigen Mehrbeträgen.

Moderne Benefit-Portale wie Edenred Benefits eröffnen eine besondere Perspektive. Als Arbeitgeber können Sie Sachzuwendungen – etwa bestimmte Gutscheinkarten zum Geburtstag oder bestimmte Sachbezugskarten – unter Beachtung des Zuflussprinzips und der Freigrenzen steuerkonform einführen. Das verschlankt Ihre Prozesse rund um Benefits und Rewards; zugleich erhalten Ihre Mitarbeiter eine übersichtliche Plattform, die Transparenz mit einfacher Bedienbarkeit verbindet.

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